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企事业单位档案管理标准及实施细则

一、总则

档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和长远发展的重要基础性信息资源。为规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本标准及实施细则。

本标准及细则适用于单位内部各部门、各层级在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体档案的管理。全体员工均有保护档案的义务，并应严格遵守本规定。

二、档案管理标准

（一）基本原则

1.统一领导，分级管理：档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位档案管理部门（或指定负责档案工作的机构）对全单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导；各部门指定专人负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作。

2.完整准确，真实可靠：档案的收集、整理、保管等各环节均应保证档案材料的齐全完整、内容真实准确、数据无误，如实反映单位各项活动的客观情况。

3.安全保密，规范利用：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施保障档案实体与信息安全，严防失泄密事件发生。在确保安全的前提下，按照规定程序提供档案利用服务，充分发挥档案的价值。

4.依法管理，科学规范：档案管理工作必须遵守国家相关法律法规，遵循档案工作的客观规律，采用科学的管理方法和先进的技术手段，实现档案管理的标准化和现代化。

5.便于利用，服务发展：档案管理的最终目的是为单位各项工作服务。应创造条件，优化服务方式，提高档案利用效率，为单位决策、管理、科研、生产等活动提供有力支持。

（二）管理目标

1.确保单位各项活动中形成的有价值的档案得到及时、完整的收集和规范整理。

2.建立科学的档案分类体系和检索系统，保证档案管理有序，查找利用便捷。

3.实现档案实体安全与信息安全，档案保管条件符合国家规范要求。

4.促进档案信息资源的开发与利用，提升档案服务能力和水平。

5.逐步推进档案管理数字化、信息化建设，提升档案管理现代化水平。

三、档案管理实施细则

（一）档案工作组织与人员

1.组织领导：单位主要负责人对本单位档案工作负总责，应将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，定期研究档案工作，解决实际问题。

2.档案管理部门职责：明确档案管理部门（或机构）的职责，包括制定和完善档案管理制度、指导和督促各部门档案工作、负责档案的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计、移交和销毁等工作，组织档案业务培训和学术交流。

3.部门档案员职责：各部门应指定政治素质高、责任心强、熟悉业务的人员担任兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定向档案管理部门移交。档案员工作调动时，须办理档案材料及相关工作的交接手续。

4.人员素质要求：档案工作人员应具备良好的职业道德，熟悉档案业务知识，掌握基本的档案管理技能和相关信息技术，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。

（二）档案的收集与归档

1.归档范围：凡是单位在行政管理、经营管理、生产运营、科研开发、对外交往等活动中形成的，反映单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体归档范围由档案管理部门会同各相关部门共同制定，并根据单位发展情况适时修订。

2.归档时间：

*文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。

*项目档案（如基建、科研、重大专项等）：应在项目完成后，或按项目周期分阶段及时整理归档。

*会计档案：按照财政部、国家档案局有关规定进行整理归档，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交档案管理部门统一保管。

*声像档案、实物档案等其他门类档案：应在活动结束后及时整理归档。

3.归档要求：

*归档的文件材料应为原件，手续齐全，格式规范，字迹清楚，耐久保存。复印件归档须注明原件保管处及复印原因，并由相关负责人签字确认。

*电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的要求，保证其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件（或打印件）一并归档（特殊情况按规定执行）。

*各部门档案员负责本部门文件材料的收集、初步整理，确保应归尽归，然后向档案管理部门办理移交手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。

（三）档案的整理

1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方案：档案管理部门应根据单位档案的实际情况，制定统一的档案分类方案。分类应科学合理、层次分明、便于操作。常用的分类方法