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2025年最新合同管理规范集

一、总则

1.合同管理目的：确保合同合法性、合规性，防范法律风险，提高合同履行效率，维护公司合法权益。

2.适用范围：适用于公司所有合同类型，包括但不限于购销合同、服务合同、租赁合同、建设工程合同等。

3.管理原则：合法性原则、规范性原则、效率原则、保密原则。

二、合同管理体制

1.组织架构：

成立合同管理领导小组，负责合同管理的总体决策和监督。

设立合同管理部，负责合同的日常管理和具体执行。

各业务部门指定合同管理员，负责本部门合同的前期准备和初步审核。

2.职责分工：

合同管理领导小组：制定合同管理制度，审批重大合同，解决合同争议。

合同管理部：起草合同范本，审核合同条款，监督合同履行，管理合同档案。

业务部门：提出合同需求，参与合同谈判，执行合同条款，反馈合同履行情况。

三、合同起草与审核

1.合同起草：

使用公司统一制定的合同范本，特殊情况需报合同管理部批准。

明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等关键条款。

涉及技术、法律等专业问题，需相关部门会签。

2.合同审核：

业务部门初审：确保合同内容符合业务需求，条款完整、明确。

合同管理部复审：审查合同合法性、合规性，风险评估。

法律顾问终审：对合同的法律效力进行最终确认。

四、合同签订与履行

1.合同签订：

签订前需完成所有审核程序，并获得相应授权。

签订时双方代表当面签署，确保合同真实、有效。

签订后及时归档，合同管理部备案。

2.合同履行：

业务部门负责具体履行，定期向合同管理部报告履行情况。

合同管理部监督履行过程，发现异常及时协调处理。

重大合同设立专项工作组，全程跟踪管理。

五、合同变更与解除

1.合同变更：

变更需双方协商一致，形成书面变更协议。

变更协议需经过与原合同相同的审核程序。

变更后及时更新合同档案，通知相关部门。

2.合同解除：

解除条件符合合同约定或法律规定。

解除需书面通知对方，并说明解除理由。

解除后及时办理相关手续，终止履行。

六、合同风险管理

1.风险识别：

定期开展合同风险评估，识别潜在风险点。

建立风险预警机制，及时发现和应对风险。

2.风险控制：

制定风险应对预案，明确应对措施和责任分工。

加强合同履行过程中的监控，确保风险可控。

3.风险处理：

发生合同纠纷，及时启动纠纷处理程序。

必要时寻求法律援助，维护公司合法权益。

七、合同档案管理

1.档案归档：

合同签订后及时归档，确保档案完整、准确。

归档内容包括合同正本、附件、审核记录、履行情况等。

2.档案保管：

设立专用档案室，配备必要的保管设施。

制定档案保管制度，明确保管期限和借阅规定。

3.档案利用：

建立档案查询系统，方便内部查阅。

严格档案借阅审批，确保档案安全。

八、合同信息化管理

1.系统建设：

建立合同管理信息系统，实现合同全流程电子化管理。

系统具备合同起草、审核、签订、履行、变更、解除等功能。

2.数据管理：

确保合同数据真实、准确、完整。

定期备份合同数据，防止数据丢失。

3.系统维护：

设立专门的技术支持团队，负责系统维护和升级。

定期开展系统培训，提高用户操作水平。

九、合同培训与考核

1.合同培训：

定期组织合同管理培训，提升员工合同管理能力。

培训内容包括合同法律法规、公司合同管理制度、合同风险防范等。

2.合同考核：

建立合同管理考核机制，定期对合同管理工作进行评估。

考核结果与部门和个人绩效挂钩，奖优罚劣。

十、附则

1.本规范集自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。

2.本规范集由合同管理部负责解释，并根据实际情况适时修订。