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公司采购管理制度及采购流程(共四篇)

一、总则

为了规范公司的采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，维护公司的利益，特制定本采购管理制度及采购流程。本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，以最低的成本获取符合质量要求的商品和服务。

二、采购管理组织架构及职责

（一）采购决策委员会

由公司高层管理人员组成，包括总经理、财务总监、运营总监等。主要职责是制定公司采购战略和重大采购政策，审批重大采购项目，协调采购与其他部门之间的关系，监督采购活动的执行情况。

（二）采购部门

1.采购经理

负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划和预算，组织实施采购活动，选择和评估供应商，处理采购合同，协调与其他部门的沟通与协作。

2.采购专员

执行采购经理下达的采购任务，寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购货物，处理采购过程中的异常情况。

（三）其他相关部门

1.需求部门

提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息，参与供应商的评估和选择，协助采购部门进行货物的验收。

2.财务部门

负责审核采购预算和采购合同，办理采购款项的支付手续，监督采购资金的使用情况，进行采购成本的核算和分析。

3.质量控制部门

对采购货物进行质量检验和验收，制定质量标准和检验流程，处理质量问题，与供应商协商质量改进措施。

三、采购流程

（一）采购需求申请

1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息，并由部门负责人签字确认。

2.《采购申请表》应提前提交给采购部门，以便采购部门有足够的时间进行采购准备工作。紧急采购需求应在申请表中注明“紧急采购”字样，并说明原因。

3.采购部门收到《采购申请表》后，对需求进行审核，主要审核需求的合理性、预算的可行性等。对于不符合要求的申请，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。

（二）采购计划制定

1.采购部门根据审核通过的《采购申请表》，结合公司的库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、供应商选择方式等内容。

2.采购计划应按照采购项目的重要性和紧急程度进行排序，合理安排采购资金和采购进度。对于大型或重要的采购项目，应制定详细的采购方案。

3.采购计划制定完成后，应提交给采购决策委员会审批。经审批通过后，采购部门按照采购计划组织实施采购活动。

（三）供应商选择与评估

1.供应商开发

采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户推荐等。对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况，包括企业规模、生产能力、产品质量、信誉等。

2.供应商评估

采购部门组织相关部门对潜在供应商进行实地考察或书面评估。评估内容包括供应商的资质证书、生产工艺、质量管理体系、售后服务等。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。

3.供应商选择

根据采购项目的要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商。对于一般采购项目，可以采用询价、比价的方式选择供应商；对于大型或重要的采购项目，应采用招标、邀请招标等方式选择供应商。在选择供应商时，应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择到最优的供应商。

（四）采购询价、比价与议价

1.采购专员根据采购计划，向选定的供应商发出询价函。询价函应明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求、交货期、交货地点等信息。

2.供应商在规定的时间内回复报价。采购专员对供应商的报价进行收集和整理，进行比价分析。比价时应考虑价格的合理性、质量的可靠性、交货期的及时性等因素。

3.对于价格较高或有谈判空间的采购项目，采购专员应与供应商进行议价。议价过程中应坚持原则，争取以合理的价格获得符合要求的商品和服务。在议价过程中，应做好记录，以备后续查询。

（五）采购合同签订

1.经过询价、比价、议价后，确定最终供应商。采购专员与供应商就采购合同的条款进行协商，合同条款应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。

2.采购合同应采用书面形式，合同文本应符合法律法规的要求。合同签订前，应将合同草案提交给公司的法务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。

3.合同审核通过后，由采购部门负责人和供应商代表签字盖章，正式签订采购合同。采购合同一式多份，采购部门、供应商、财务部门、需求部门等各留存一份。

（六）采购订单下达

采购合同签订后，采购专员根据合同内容向供