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养护档案管理制度及安全文明措施

一、总则

为了加强养护档案管理，确保养护档案的完整性、准确性和安全性，为养护工作提供有效的数据支持和决策依据，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于本单位养护工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于道路养护、桥梁养护、绿化养护等方面的档案。

二、档案管理机构与职责

1.档案管理部门

设立专门的档案管理部门，负责养护档案的集中管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，其职责包括：

制定和完善档案管理制度和工作流程。

指导和监督各养护部门档案的收集、整理、归档工作。

负责档案的接收、保管、借阅、鉴定、销毁等日常管理工作。

对档案进行数字化处理和信息化管理，建立档案数据库。

定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。

2.养护部门

各养护部门是档案的形成部门，应指定专人负责本部门养护档案的收集、整理和初步审核工作。其职责包括：

按照档案管理要求，及时收集和整理本部门在养护工作中形成的各类文件、资料、图表等。

对收集到的档案进行分类、编号、装订等初步整理工作，并确保档案的真实性、完整性和准确性。

定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理移交手续。

协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。

三、档案收集与整理

1.收集范围

养护计划与方案：包括年度养护计划、月度养护计划、专项养护方案等。

养护记录：日常养护巡查记录、养护作业记录、设备维修记录等。

养护工程资料：养护工程的设计文件、施工图纸、招投标文件、施工合同、工程验收报告等。

检测与评估报告：道路、桥梁、绿化等设施的检测报告、评估报告等。

安全管理资料：安全管理制度、安全培训记录、安全事故报告等。

其他相关资料：与养护工作有关的会议纪要、上级文件、技术标准等。

2.收集要求

各养护部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。

档案收集应遵循“谁产生、谁收集”的原则，确保档案的真实性和准确性。

对于重要的档案资料，应同时收集纸质版和电子版。

3.整理方法

档案整理应按照档案的类别、时间、项目等进行分类，确保档案的系统性和条理性。

对收集到的档案进行编号，编号应具有唯一性和规范性。

对档案进行装订和装盒，确保档案的牢固和整齐。

四、档案保管

1.保管条件

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，确保档案的安全。

档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

档案库房应配备必要的消防设备和安全报警装置，定期进行检查和维护。

2.保管期限

养护档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括养护工程的设计文件、施工图纸、工程验收报告等；长期保管的档案期限为1650年，包括养护计划、养护记录等；短期保管的档案期限为515年，包括一般性的文件、资料等。

档案保管期限的确定应根据档案的重要性和保存价值进行合理划分。

3.保管方式

档案应按照类别、时间、项目等进行分类存放，便于查找和管理。

对于重要的档案资料，应采用专柜存放，并设置专人保管。

定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。

五、档案借阅与利用

1.借阅手续

本单位人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。

外单位人员因工作需要借阅档案时，应持单位介绍信，经本单位领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。

借阅档案时，应明确借阅期限，一般不得超过15个工作日。如需延长借阅期限，应办理续借手续。

2.借阅要求

借阅人员应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失档案。

借阅人员不得将档案转借他人，不得擅自复制档案内容。

借阅人员应在规定的期限内归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。

3.档案利用

档案管理部门应积极为养护工作提供档案利用服务，及时、准确地提供所需的档案资料。

利用档案时，应遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。

档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考。

六、档案鉴定与销毁

1.鉴定工作

档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定工作。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。

鉴定小组应根据档案的保存价值和实际利用情况，对档案进行全面审查，确定档案的销毁或继续保存。

2.销毁程序

经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。

《档案销毁清册》应经单位