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公文写作练习题及参考答案

背景材料：

2023年以来，XX区档案局在日常业务指导中发现，部分基层单位存在档案管理不规范问题，主要表现为：档案管理制度缺失或执行不到位，部分2021-2022年度文书档案未按要求归档，会计档案、人事档案存在散存现象；档案库房条件不达标，部分单位将档案与杂物混存，未配备专用密集架，温湿度控制设备老化；档案利用流程不规范，调阅登记信息不全，部分重要档案复印件未标注“与原件核对无误”字样。为进一步加强全区档案管理工作，提升档案管理规范化水平，区政府决定于2023年10月至12月开展全区档案管理专项检查。检查范围覆盖全区各乡（镇）人民政府、街道办事处，区直各部门（含下属事业单位），区属国有企业。检查内容包括制度建设、档案收集整理、保管条件、利用服务、安全管理五个方面。检查分为自查自纠（10月10日-10月31日）、区级抽查（11月1日-11月20日）、整改落实（11月21日-12月20日）三个阶段。自查阶段需形成《档案管理自查报告》，内容涵盖本单位档案管理基本情况、存在问题、整改措施及完成时限；抽查阶段由区档案局联合区政府办、区纪委监委组成检查组，采取“听、查、看、访”方式（听取汇报、查阅台账、实地查看库房、访谈工作人员），按不低于30%的比例随机抽取单位检查；整改阶段需针对检查反馈问题制定整改方案，明确责任人和整改期限，区档案局将跟踪验收。区政府要求各单位高度重视此次检查，主要负责人要亲自部署，分管负责人具体落实；对自查走过场、整改不力的单位，将全区通报并纳入年度绩效考核扣分项；检查结果需于12月25日前报区政府办公室。

请根据以上背景材料，撰写一份关于开展全区档案管理专项检查工作的通知。

参考答案

各乡（镇）人民政府、街道办事处，区直各部门（含下属事业单位），区属国有企业：

为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《XX省档案管理条例》，全面提升全区档案管理规范化、科学化水平，切实解决当前部分单位存在的档案管理薄弱问题，经区政府研究，决定开展全区档案管理专项检查工作。现将有关事项通知如下：

一、检查目的

通过专项检查，全面摸清全区档案管理现状，排查制度执行、档案保管、安全管理等方面存在的突出问题，督促各单位落实主体责任，健全档案管理长效机制，确保档案完整、准确、安全，充分发挥档案服务经济社会发展的重要作用。

二、检查范围

全区各乡（镇）人民政府、街道办事处，区直各部门（含下属事业单位），区属国有企业。

三、检查内容

（一）制度建设情况。重点检查是否建立健全档案管理相关制度，包括归档制度（是否明确归档范围、时间、责任部门）、保管制度（是否规范档案接收、移出、清点流程）、利用制度（是否明确调阅审批权限、登记要求）、保密制度（是否制定涉密档案管理措施）、安全管理制度（是否落实库房巡查、应急演练等要求）；制度是否根据最新政策调整更新；是否通过培训、宣传等方式确保工作人员熟悉制度内容。

（二）档案收集整理情况。检查2021-2023年度各类档案收集的完整性，包括：文书档案（收发文、会议记录、专题活动材料等）是否应归尽归，有无散存、丢失现象；会计档案（凭证、账簿、报表、审计材料等）是否按《会计档案管理办法》要求整理归档；人事档案（干部职工人事材料、劳动合同、考核记录等）是否由专人管理并按规定移交；其他专业档案（如工程建设、行政执法、民生服务等领域形成的特殊载体档案）是否按行业标准规范收集。同时核查档案整理质量，包括分类是否准确（是否按“年度-机构-保管期限”或“问题-年度-保管期限”分类）、编目是否规范（目录号、案卷号、页号是否连续清晰）、装订是否整齐（有无漏页、倒装、金属物残留）。

（三）档案保管条件情况。实地检查档案库房设置是否符合“三分开”（库房、办公、阅档室分开）要求；库房设施是否达标，包括是否配备专用密集架或标准档案柜，是否安装防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（监控、门禁）、防潮（除湿机、空调）、防光（遮光窗帘）、防鼠（挡鼠板、灭鼠药）等设备；温湿度控制是否符合标准（温度14-24℃，相对湿度45-60%），有无每日温湿度记录；档案装具是否清洁，有无虫蛀、霉变痕迹；电子档案是否实行“双套制”管理（同时保存纸质件和电子件），存储介质是否定期检测备份。

（四）档案利用服务情况。检查档案利用登记台账是否完整，包括调阅人姓名、单位、调阅时间、档案名称、用途、归还时间等信息；调阅审批流程是否规范（是否经部门负责人或分管领导签字批准）；档案复制件是否标注“与原件核对无误”字样并加盖档案管理专用章；是否存在超范围提供档案、泄露档案内容等违规行为；是否建立档案利用效果反馈机制（如记录档案在解决历史遗留问题、服务民生等方面的实际作用）。

（五）档案安全管理