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公司整改告知书

为全面提升公司运营管理水平，强化风险防控能力，切实维护客户权益与企业信誉，经公司管理层深入调研、系统梳理及多轮专题会议研讨，现就近期内部检查发现的突出问题及整改工作安排告知全体员工，请各部门、各岗位严格遵照执行。

一、整改背景与问题概述

近期，公司通过内部审计、客户反馈、流程追溯等多维度排查，发现部分业务环节存在管理漏洞与执行偏差，具体表现为：

1.制度执行层面：部分部门对现有规章制度理解不深、落实不严，存在重业务拓展、轻合规管理倾向。例如，市场部在某区域客户签约过程中，未严格履行《客户资质审核管理办法》中三证核查+实地尽调的双轨制要求，仅凭客户提供的电子资料即完成签约，导致后续出现3笔共计127万元的应收账款逾期；技术部在新项目开发中，未按《研发流程管理规范》执行阶段成果评审环节，直接进入测试阶段，最终因需求理解偏差导致项目延期45天，额外增加开发成本23万元。

2.流程管控层面：跨部门协作流程存在断点，信息传递效率低下。如供应链部门与生产部门在原材料采购计划对接中，因未建立标准化的需求提报模板与反馈时限要求，导致3批次关键原材料到货延迟，生产线被迫临时调整排产，造成设备空转损耗及人工成本浪费约18万元；售后服务部与质量部在客户投诉处理中，因故障信息记录不完整、责任界定标准模糊，同一类产品质量问题被重复投诉4次，客户满意度评分从9.2分降至7.8分。

3.人员履职层面：部分岗位员工专业能力与责任意识不足。新入职的3名财务核算岗员工因未完成《会计准则实务操作》培训即独立上岗，导致季度报表中3项科目归类错误，经外部审计指出后需重新调整，影响了公司季度财务数据披露的及时性；仓储部2名老员工因长期未参与安全培训，在搬运高价值设备时违反双人协同+防倾倒固定操作规范，造成1台设备外壳破损，维修费用达5万元。

上述问题暴露出公司在制度宣贯、流程设计、人员管理等方面存在系统性短板，若不及时整改，将严重影响客户信任、增加经营风险、损害企业品牌形象。经管理层决议，即日起启动为期三个月的专项整改行动。

二、整改目标与基本原则

本次整改以问题导向、系统施治、全员参与、长效落地为指导思想，核心目标如下：

-制度执行合规率100%，关键业务环节风险点覆盖率提升至95%以上；

-跨部门流程衔接时效提高40%，信息传递准确率达100%；

-全员培训参与率与考核达标率均达100%，关键岗位持证上岗率100%；

-客户投诉处理及时率从85%提升至98%，重大质量事故发生率归零。

整改过程中严格遵循三项原则：一是谁主管、谁负责，各部门负责人为整改第一责任人；二是边查边改、立行立改，能立即解决的问题须在3个工作日内完成；三是举一反三、标本兼治，针对单个问题深挖背后的制度缺陷，制定系统性解决方案。

三、整改措施与责任分工

（一）制度优化与宣贯强化

责任部门：总经办、合规部

1.对现有127项制度进行全面梳理，重点修订《客户管理办法》《研发流程规范》《采购管理细则》等8项高频使用制度，增加执行流程图常见问题解答违规后果示例等操作性内容，确保制度条款清晰易懂、可落地。修订工作须在2024年X月X日前完成，经管理层审议后正式发布。

2.建立制度动态更新机制，每季度收集各部门执行反馈，由合规部牵头组织修订；每年12月开展制度合规性评估，邀请外部法律顾问参与审核。

3.实施制度分级培训计划：高管层参加战略合规专题培训（2次/年），部门负责人参加制度落地实务培训（4次/年），基层员工参加岗位操作指引培训（每月1次）。培训后须通过线上测试（及格线90分），未达标者暂停上岗资格直至补考通过。

（二）流程重构与效率提升

责任部门：运营部、IT部

1.针对跨部门协作痛点，绘制15条核心业务流程全景图，明确发起-传递-接收-反馈四环节的责任主体、操作标准与时限要求。例如，客户签约流程增加合规部前置审核节点（时限2个工作日），采购计划对接流程增加系统自动提醒功能（提前3天推送待办任务），投诉处理流程增加质量部48小时技术分析要求（逾期未完成需提交书面说明）。

2.升级企业管理系统（ERP），打通各部门数据壁垒：市场部签约信息自动同步至财务部（生成应收台账）、生产部（触发排产计划）、客服部（建立客户档案）；质量部检测数据自动同步至供应链部（调整供应商评分）、研发部（优化产品设计）。系统升级需在2024年X月X日前完成，上线后开展全员操作培训（含模拟演练）。

3.设立流程优化专项奖，每季度评选1-2条改进效果显著的流程（以效率提升30%以上、投诉减少50%以上为标准），对提出优化建议的团队奖励1万元，激发全员参与流程改进的积极性。

（三）人员能力与责任