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公司社交软件使用保密管理制度

为规范公司员工在社交软件使用过程中的信息管理行为，防范因社交软件操作不当引发的商业秘密泄露、客户信息流失及其他信息安全风险，切实维护公司合法权益与市场竞争优势，结合国家《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规，以及公司实际业务需求，制定本制度。本制度所指社交软件包括但不限于微信（含企业微信）、钉钉、飞书、QQ等具备即时通讯、群组管理、文件传输功能的互联网应用程序，涵盖个人注册账号与公司统一认证账号。

一、适用对象与管理原则

本制度适用于公司全体在职员工、实习人员、劳务派遣人员及其他与公司建立劳动关系或合作关系的人员（以下统称“使用者”）。所有使用者通过社交软件开展的与公司业务相关的沟通、信息传递、文件共享等行为，均需遵守本制度规定。

管理遵循以下原则：

1.最小必要原则：社交软件的使用范围严格限定于完成工作任务所需的最小信息集合，禁止超出工作需要获取、存储、传输公司敏感信息。

2.分级管控原则：根据信息敏感程度（如普通信息、内部敏感信息、核心商业秘密）及使用者岗位权限（如基层员工、部门主管、高级管理人员），实施差异化的社交软件使用权限与内容审核机制。

3.责任可追溯原则：所有通过社交软件进行的工作沟通行为须留存可查记录，确保信息传递路径清晰、操作主体明确，便于责任认定与风险追溯。

4.动态管理原则：结合公司业务发展、技术迭代及外部风险变化，定期评估社交软件使用场景的安全性，及时调整管理要求与技术防护措施。

二、社交软件账号与设备管理

（一）账号注册与备案

1.使用者因工作需要使用个人社交软件账号（如个人微信、QQ）处理公司业务的，须在账号注册或关联工作用途后3个工作日内，向所在部门负责人提交《社交软件个人账号备案表》，注明账号昵称、绑定手机号、常用功能（如群组管理、文件传输）等信息，经部门负责人审核后报公司保密委员会备案。未备案的个人账号不得用于处理公司业务。

2.公司统一认证的社交软件账号（如企业微信、钉钉企业账号）由IT部门根据岗位需求统一注册，账号权限（如群组创建、外部联系人添加、文件上传）由人力资源部门与保密委员会联合审核后分配。使用者离职或岗位调整时，须在2个工作日内将账号权限移交或由IT部门收回，禁止私自保留或转交他人使用。

（二）设备绑定与安全设置

1.使用者通过个人设备（手机、平板、电脑）登录公司统一认证社交软件账号的，须在首次登录时完成设备绑定，绑定信息（设备型号、MAC地址、操作系统版本）同步至公司信息安全管理系统。未经IT部门授权，禁止在未绑定设备上登录公司账号。

2.所有用于处理公司业务的社交软件账号（含个人账号与企业账号）须开启双重验证功能（如短信验证码、指纹/人脸认证），登录密码需定期更换（最长不超过90天），禁止使用简单密码（如123456、生日组合）或与其他系统共用密码。

三、社交软件使用行为规范

（一）信息发布与传播管理

1.禁止通过社交软件发布、传播以下信息：

（1）未公开的公司战略规划、财务数据、客户名单、合作协议、技术方案、研发成果等核心商业秘密；

（2）客户个人信息（包括姓名、联系方式、地址、消费记录等）及未获客户授权的业务信息；

（3）涉及公司未公开重大事项（如并购、重组、重大诉讼）的猜测性、误导性内容；

（4）煽动性、诋毁性言论（如针对公司、客户、竞争对手的不实评价）；

（5）国家法律法规禁止传播的违法违规信息（如虚假广告、谣言、涉密内容）。

2.因工作需要需在社交软件中发布公司公开信息（如产品宣传资料、活动通知）的，须经部门负责人审核，涉及品牌宣传内容的需额外经市场部确认；发布行业分析、数据报告等可能涉及公司研究成果的内容，需经保密委员会评估后批准。

（二）群组管理规范

1.公司内部社交软件群组（以下简称“内部群组”）仅限公司员工加入，外部合作方（如供应商、客户）需加入的，须由群组管理员提交《外部人员入群审批表》，注明入群人员身份、合作项目背景、入群期限，经部门负责人与保密委员会审批通过后添加。

2.公司与外部合作方共同使用的社交软件群组（以下简称“外部群组”）须明确群组管理员（原则上由公司对接人担任），管理员需在群组建立后24小时内将群组名称、成员名单、主要沟通内容范围报保密委员会备案。外部群组中禁止讨论未公开的公司敏感信息，涉及具体业务细节的沟通需通过公司内部加密系统（如OA、企业邮箱）进行。

3.所有群组需设置明确的有效期：内部群组有效期不超过1年（项目群组除外），项目群组在项目结束后15个工作日内由管理员解散并清理聊天记录；外部群组在合作项目结束后10