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集团文档管理规章范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范集团及各下属单位文档管理工作，确保信息资源的完整、准确、安全与高效利用，保障集团经营管理活动的有序进行，依据国家相关法律法规及集团内部管理要求，特制定本规章。

第二条适用范围

本规章适用于集团总部、各子公司、分公司及其他所属单位（以下统称“各单位”）的所有文档管理活动。集团全体员工在执行职务过程中形成、接收、使用和保管的各类文档，均须遵守本规章。

第三条定义

本规章所称文档，是指集团在生产经营、管理决策、研发创新、市场拓展等各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频、数据等不同形式的记录载体，包括但不限于纸质文档、电子文档及其他特殊介质文档。

第四条基本原则

文档管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：集团统筹规划文档管理体系，各单位具体落实管理职责。

（二）全程管理、规范有序：对文档的创建、流转、使用、保管、销毁等全过程实施规范化管理。

（三）安全保密、防范风险：严格执行保密规定，确保文档信息安全，防止失泄密事件发生。

（四）便捷高效、服务发展：优化文档管理流程，提高文档利用效率，服务于集团战略发展和业务需求。

第二章组织与职责

第五条集团文档管理部门

集团指定某一职能部门（如总裁办公室或信息技术部，以下简称“集团文档管理部门”）作为集团文档管理的归口管理部门，主要职责包括：

（一）组织制定和修订集团文档管理相关规章制度和标准规范；

（二）指导、监督和检查各单位的文档管理工作；

（三）组织集团级重要文档的归档、保管和利用；

（四）负责集团文档管理系统的规划、建设与推广应用；

（五）组织开展文档管理培训与业务交流。

第六条各单位文档管理职责

各单位是本单位文档管理的责任主体，应明确本单位文档管理负责人及具体管理人员（可兼职），主要职责包括：

（一）贯彻执行集团文档管理规章制度，制定本单位文档管理实施细则；

（二）负责本单位各类文档的日常收集、整理、审核、归档、保管、利用及销毁工作；

（三）维护本单位文档管理系统的日常运行，确保文档信息准确、完整；

（四）组织本单位员工进行文档管理及保密知识培训；

（五）配合集团文档管理部门开展工作，并按要求上报相关资料。

第七条员工职责

集团全体员工在文档管理中应履行以下职责：

（一）严格遵守本规章及相关规定，规范处理工作中形成和接触的各类文档；

（二）负责本岗位相关文档的创建、积累、整理和及时归档；

（三）妥善保管所使用的文档，防止丢失、损坏和泄密；

（四）在文档流转、使用过程中，严格遵守审批流程和保密要求。

第三章文档的分类与命名

第八条文档分类

集团文档采用多级分类法，一级分类可根据集团业务特点设定，如：行政管理类、经营管理类、财务管理类、人力资源类、研发技术类、市场销售类、生产运营类、法律合规类等。各单位可在一级分类下根据实际情况进行二级及以下分类细化。

第九条文档命名规则

文档命名应遵循清晰、规范、唯一的原则，便于识别、检索和管理。命名规则一般应包含以下关键要素：部门/项目、文档主题、创建日期、版本号等。具体命名格式由集团文档管理部门统一制定或授权各单位根据实际情况确定并报备。

第四章文档的创建、审核与发布

第十条文档创建

创建文档应符合相关业务规范和质量要求，内容真实、准确、完整。重要文档应采用集团或各单位统一规定的模板。电子文档应使用通用、稳定的格式保存。

第十一条文档审核

正式发布或归档的重要文档，应经过相应的审核程序。审核人对文档的内容准确性、完整性、合规性及保密性负责。审核流程根据文档的重要程度和涉密级别设定。

第十二条文档发布

经审核通过的文档，方可正式发布。发布渠道应符合规定，确保授权人员能够便捷获取。电子文档应发布至指定的文档管理系统或共享平台。

第五章文档的存储与保管

第十三条存储要求

（一）电子文档应优先存储于集团统一的文档管理系统或指定的服务器中。未经许可，不得擅自将工作文档存储在个人计算机、个人移动存储介质或外部网络存储服务中。

（二）纸质文档应存放于专用文件柜，做到整洁有序、易于查找。

（三）特殊介质文档（如光盘、U盘等）应妥善标记，单独存放于安全环境中。

第十四条保管责任

文档保管人员应定期对所保管的文档进行清点和检查，确保文档完好无损。对存储介质应进行定期维护和备份，防止数据丢失。

第十五条保管期限

文档保管期限分为永久、长期、短期。具体期限标准由集团文档管理部门会同相关业务部门制定。具有重要查考利用价值和凭证作用的文档应永久保存；一般性业务文档按长期或短期保存。

第六章文档的查阅、使用与分发

第十六条文档查阅

查阅文档应履行必要的审批手续。查阅人需填写《文档查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅电子文档应通过身份认证和