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采购成本控制及供应商管理标准流程工具模板

一、适用场景与核心目标

本工具模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的采购部门，用于规范采购全流程中的成本控制与供应商管理行为。核心目标是通过标准化流程实现：降低采购成本、保障供应质量、优化供应商结构、防范采购风险，同时保证采购活动合规、高效、透明，支撑企业战略目标的达成。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求确认与采购计划制定

步骤1：采购需求提报

需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、用途等关键信息，经部门主管*审批后提交至采购部。

关键要求：需求描述需清晰、量化，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类、数量、规格）。

步骤2：需求审核与合规性检查

采购部对接需求部门，核实需求的必要性（如是否为重复采购、是否可替代）、预算合理性（是否超年度预算），并检查需求是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标）。

审核通过后，采购部汇总需求，形成《月度/季度采购计划》，报采购经理及财务部备案。

步骤3：采购策略制定

根据物料/服务的分类（如战略物料、杠杆物料、瓶颈物料、普通物料），制定差异化采购策略：

战略物料（核心原材料）：与优质供应商建立长期合作，聚焦成本优化与供应链稳定性；

杠杆物料（标准化通用物料）：通过集中采购、竞价谈判降低成本；

瓶颈物料（供应风险高）：开发备用供应商，保障交货期；

普通物料（低价值/低风险）：简化流程，提高效率。

（二）供应商寻源与评估筛选

步骤1：供应商寻源

采购部通过多渠道收集供应商信息：行业展会、招标平台（如采招网）、供应商自荐、同行推荐等，建立《潜在供应商名录》。

对供应商初步筛选：剔除无资质（如无营业执照、行业许可证）、产能不足、负面记录（如质量投诉、失信）的供应商。

步骤2：供应商资质审核

要求潜在供应商提交《供应商资质文件包》，包括：营业执照、相关认证（ISO9001、ISO14001等）、生产许可证、检测报告、过往合作案例（需提供客户证明）。

采购部联合质检部、法务部对资质文件进行审核，保证真实性、合规性，形成《供应商资质审核表》。

步骤3：样品测试与现场审核

对关键物料（如原材料、核心零部件），要求供应商提供样品，由质检部按《质量标准检验单》进行测试，出具《样品测试报告》。

对战略/瓶颈物料供应商，组织现场审核（重点检查生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流条件），形成《现场审核报告》。

步骤4：供应商综合评估

采购部组织评估小组（含采购、质检、生产、财务），从“质量、价格、交期、服务、合作潜力”五大维度对供应商评分，权重根据物料类型调整（如战略物料质量权重40%，价格权重30%）：

质量：样品合格率、客诉率、质量体系认证；

价格：报价合理性、降价空间、成本透明度；

交期：准时交货率、产能弹性、应急响应能力；

服务：技术支持、售后响应、沟通效率；

合作潜力：创新能力、长期合作意愿、财务稳定性（需提供财务报表）。

评分≥80分为“合格供应商”，60-79分为“备选供应商”，＜60分淘汰，形成《供应商评估报告》，报采购总监*审批后纳入《合格供应商名录》。

（三）采购成本控制执行

步骤1：成本分析与目标设定

采购部联合财务部分析历史采购数据（如近3年采购价格、成本构成），核算物料标准成本（含直接材料、人工、制造费用、运输费等），制定《采购成本控制目标表》。

成本目标需分解为“年度降价目标”（如杠杆物料年度降幅≥5%）和“单批次议价目标”。

步骤2：询价与比价议价

向≥3家合格供应商发出《询价单》，明确物料规格、数量、交货期、付款方式等要求，要求供应商在规定时间内提供报价（需含成本明细：原材料、加工费、税费、运费等）。

采购部整理报价信息，填写《比价议价记录表》，对比各供应商价格差异，分析原因（如品牌溢价、运输成本差异）。

针对超预算报价，要求供应商说明成本构成；对低价报价，核实是否偷工减料（如要求提供成本核算依据）。

与供应商谈判，聚焦“总成本最优”（而非单纯价格最低），如通过优化订单批量、调整付款周期、减少包装成本等方式降低综合成本，形成《谈判纪要》。

步骤3：成本审批与锁定

采购部将最终报价、比价表、谈判纪要等提交财务部审核，确认符合成本目标后，报采购经理*审批。

审批通过后，与供应商签订《采购合同》，明确价格条款（含固定价、调价机制）、成本披露义务（如原材料价格波动超过±5%时可调价）。

（四）合同签订与订单管理

步骤1：合同拟定与审批

采购部根据谈判结果，按企业《合同管理规范》拟定《采购合同》，核心条款包括：标的物信息、价格与支付方式、质量标准与验收、交货与运输、违约责任、保密条款、知识产权等。

合同需经法务部审核（