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企业职工档案管理制度详解

一、总则

企业职工档案是企业在招录、培养、使用、管理职工过程中形成的，记录职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。建立健全职工档案管理制度，是企业人力资源管理的基础性工作，对于维护企业和职工的合法权益，规范企业管理，促进企业健康发展具有至关重要的意义。

本制度旨在规范企业职工档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、流转、查阅、利用、保密、转递和销毁等管理行为，确保职工档案的真实、完整、安全和有效利用。

本制度适用于企业全体在职职工、离退休职工、离职职工的档案管理工作。企业人力资源部门是职工档案管理的职能部门，负责本制度的组织实施和监督检查。各部门应配合人力资源部门做好职工档案材料的收集、整理和移交工作。

职工档案管理遵循以下原则：真实准确、完整规范、安全保密、动态管理、依法利用。

二、档案的建立与接收

新进职工档案建立：企业新进职工，人力资源部门应在一个月内为其建立职工档案。档案材料应包括但不限于：职工入职登记表、个人简历、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、身份证复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、体检合格证明、劳动合同文本等。对于应届毕业生，还应包含毕业生就业报到证、学籍档案材料等。

原有档案接收：对于从外单位调入的职工，人力资源部门应负责及时与原档案管理单位联系，按规定程序接收其人事档案。接收时，须认真核对档案材料的完整性和真实性，核对无误后办理签收手续，并及时将其归入职工个人档案。

三、档案材料的收集与归档

档案材料的收集归档是档案管理的源头，必须做到及时、准确、完整。

收集范围：职工在企业工作期间形成的各类有价值的材料均应收集归档。主要包括：

1.履历材料：个人履历表等；

2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、民主评议材料、鉴定材料等；

3.学历、学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、培训结业等材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、培训结业证书等；

4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；

5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；

6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；

7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；

8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；

9.其他有参考价值的材料。

归档要求：各部门应指定专人负责本部门职工应归档材料的及时收集，并在规定时间内移交人力资源部门。人力资源部门档案管理员对接收的材料要认真鉴别，对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

四、档案的日常管理

档案的日常管理是确保档案安全、有序、可用的关键环节。

档案整理：档案管理员应按照《干部档案整理工作细则》或企业内部规定的分类方案和排序规则，对接收的档案材料进行系统整理。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。整理过程中，要注意保护档案材料的完好，对破损、褪色的材料应进行修补或复制。

档案保管：

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案装具：应使用符合国家标准的档案柜、档案盒，做到整齐划一。

3.定期检查：档案管理员应定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并报告。对长期未使用的档案，也应进行定期翻动，防止霉变粘连。

档案流转：职工在企业内部调动时，其档案应随职工调动及时转移至新的管理部门或人力资源部门统一管理。档案流转过程中，必须严格履行交接手续，确保档案安全。

五、档案的查阅与利用

档案的查阅利用必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续，确保档案的安全和不失泄密。

查阅权限：因工作需要查阅职工档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅本部门职工档案，由部门负责人审批；查阅非本部门职工档案，须经人力资源部门分管领导审批。公、检、法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经企业分管人力资源工作的领导批准。

查阅程序：查阅人须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人身份信息等，经批准后，在指定地点、规定时间内查阅。

查阅要求：查阅档案时，必须由档