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采购流程管理制度

第一章总则

1.1目的

为统一公司采购行为，降低综合成本，保障供应链安全，防范廉洁风险，特制定本制度。

1.2适用范围

适用于公司总部及分支机构所有物资、工程、服务的采购活动，含境外采购。

1.3基本原则

公开、公平、公正；质量优先、价格合理；预算控制、风险可控；职责分离、全程留痕。

第二章组织与职责

2.1采购管理委员会

由总经理、财务总监、法务总监、审计总监、采购中心负责人组成，负责审批年度采购策略、重大争议裁决、供应商黑名单审定。

2.2采购中心

日常归口管理部门，负责制度建设、集中采购、供应商库维护、信息系统运维、数据分析。

2.3需求部门

提出需求计划，提供技术规范，参与验收，对需求合理性、预算准确性负第一责任。

2.4财务中心

负责预算编制、资金计划、付款审核、发票校验、成本核算。

2.5法务中心

审查合同条款，评估法律风险，出具法律意见书，处理采购纠纷。

2.6审计监察部

对采购全过程实施飞行检查，受理举报，出具整改报告，跟踪闭环。

第三章采购分类与方式

3.1分类

A类：关键原材料、核心设备；B类：通用物资；C类：低值易耗；D类：服务与工程。

3.2方式

公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、竞价、电商直采、单一来源、战略采购。

3.3方式选择矩阵

金额≥500万元或A类物资→公开招标；金额100—500万元→邀请招标或竞争性谈判；金额10—100万元→询价或竞价；金额＜10万元→电商直采；紧急或专利→单一来源，须总经理特批。

第四章年度采购计划

4.1编制流程

每年9月30日前，需求部门依据销售预测、库存周转、设备维保计划，提交《年度需求预测表》；采购中心汇总平衡库存、期货价格、汇率趋势，形成《年度采购计划草案》；10月15日前召开跨部门评审会，确定采购批次、预算上限、采购方式；10月31日前报采购管理委员会审批后下发。

4.2调整机制

季度滚动调整，单次调增≥10%或金额≥100万元，须重新履行审批。

第五章需求申请与立项

5.1申请节点

需求部门提前60天在SRM系统提交《采购申请单》，含物料编码、数量、预算单价、技术附件、交付日期、资金来源。

5.2立项审批

A类物资：部门经理→分管副总→采购中心→总经理；B类：部门经理→采购中心；C、D类：部门经理审批。

5.3预算控制

无预算或超预算5%以上，系统自动冻结，须走《预算追加流程》。

第六章供应商管理

6.1准入

6.1.1资料要求：营业执照、财务报表、行业许可、环保合规、社会责任报告、保险凭证。

6.1.2现场审核：质量体系、产能、研发、仓储、ESG；评分≥80分方可入库。

6.1.3样品验证：小试→中试→批量，三次均达标方可进入《合格供应商名录》。

6.2分级

战略、核心、一般、观察四级，按季度动态调整。

6.3评价

质量40%、交期20%、价格15%、服务15%、创新10%，每月评分，年度平均分＜70分暂停合作。

6.4黑名单

出现行贿、造假、重大安全事故、环保处罚，立即列入黑名单，三年内禁止参与投标，并在官网公示。

第七章招标文件编制

7.1技术标书

需求部门牵头，明确参数、图纸、验收标准、质保年限、备件清单、培训要求。

7.2商务标书

采购中心编制，含投标人须知、评分细则、合同草案、履约保证金格式、廉洁承诺书。

7.3评分办法

价格70%、技术20、服务10，最低价低于次低价15%须启动澄清。

7.4审批流程

招标文件→法务→财务→审计→采购管理委员会，任何部门提出修改意见须在24小时内响应。

第八章发标与投标

8.1公告

公开招标在国家指定平台及公司官网同步发布，时间≥20日；邀请招标向≥5家合格供应商发出。

8.2答疑

统一采用线上匿名方式，答疑纪要作为招标文件补充部分。

8.3保证金

A类物资不少于预算2%，其他1%，采用保函或保险保单形式，未中标者原路退还。

第九章开标、评标与定标

9.1开标

开标会议于截止日同一时间进行，由采购中心主持，审计、法务、需求部门现场监督，全程录像。

9.2评标

技术组先评，商务组后评，评分表须评委签字确认，系统自动汇总。

9.3澄清

对低于成本价或技术偏离，评标委员会可要求书面澄清，澄清不得改变实质性内容。

9.4定标

评标报告经采购中心负责人审核后，报采购管理委员会审批；金额≥1000万元须董事会加批。