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行政文件归档管理流程及档案分类标准工具指南

一、适用工作情境

本指南适用于企业、事业单位及机关等组织的日常行政文件归档管理工作，具体涵盖以下场景：

日常行政类文件（如通知、会议纪要、工作计划）的定期归档；

年度专项工作文件（如年度总结、审计报告、项目资料）的系统整理；

跨部门协作文件（如请示批复、合同协议、联合发文）的交接归档；

历史档案的查询、借阅及合规处置；

新设立部门或职能调整后的档案分类体系搭建。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初审

操作目标：保证应归档文件完整、准确，避免遗漏或重复。

责任主体：各业务部门行政专员、档案管理员。

步骤说明：

明确收集范围：根据《文件归档范围及保管期限表》，需收集的文件包括但不限于：

上级单位来文（批复、通知、函件）；

本单位发文（红头文件、会议纪要、规章制度）；

业务办理文件（合同、协议、请示、报告）；

记录载体文件（纸质文件、电子文档、音视频资料）。

部门初步整理：各业务部门在文件办理完毕后3个工作日内，由经办人完成文件分类、排序，填写《文件归档交接清单》（见附件1），经部门负责人审核签字。

档案室初审：档案管理员*接收部门移交文件，重点检查：

文件是否为原件（如需复印件，需注明“与原件核对无误”及经办人*签字）；

文件内容是否完整（如附件是否齐全，签批手续是否完备）；

文件是否有破损、涂改（如有需修复并说明原因）。

输出成果：初审合格的文件及《文件归档交接清单》。

（二）分类与编号

操作目标：按照统一标准对文件进行科学分类、唯一编号，保证检索便捷。

分类依据：采用“年度—机构—保管期限”三级分类法（可根据单位实际调整为“年度—问题—保管期限”）。

步骤说明：

确定一级分类（年度）：以文件形成年度为分类单元，如“2024年”所有文件归入“2024”年度类目。跨年度文件（如年度总结、决算报告）归入办结年度。

确定二级分类（机构/问题）：

按机构分类：根据文件形成部门划分，如“办公室”“人力资源部”“财务部”等；

按问题分类：根据文件内容主题划分，如“行政管理”“人事管理”“财务管理”等（新设立部门优先采用机构分类）。

确定三级分类（保管期限）：根据文件价值划分，分为“永久”“30年”“10年”三类（具体期限参照《文书档案保管期限表》）。

编制档号：档号结构为“全宗号—年度代码—机构/问题代码—保管期限代码—件号”，示例：

全宗号（单位代号）：QG2024；

年度代码：2024；

机构代码：01（办公室）；

保管期限代码：Y（永久）；

件号：001（该年度该机构永久文件第一件）；

完整档号：QG2024-2024-01-Y-001。

输出成果：分类后的文件及《档案分类目录》（见附件2）。

（三）整理与编目

操作目标：规范文件物理形态，编制标准化目录，实现档案有序化管理。

步骤说明：

文件装订：

纸质文件去除金属夹、订书钉等易锈蚀材料，采用“三孔一线”方式左侧装订；

文件超过50页需分册装订，每册标注“共X册第X册”；

单份文件不足5页时，使用档案夹装订，避免散失。

页码编写：采用铅笔在文件右上角编写页码（双面文件需编写正反面页码），图表、附件连续编号。

填写归档文件目录：按照《归档文件目录》（见附件3）逐项填写，信息包括：

件号：档案的流水编号；

责任者：文件形成部门或单位（如“办公室”“人力资源部”）；

文号：文件字号（如“X办发〔2024〕5号”）；

题名：文件标题（无标题文件需拟定简明题名，如“关于2024年春节放假的通知”）；

日期：文件形成日期（年月日，如）；

页数：文件总页数；

备注：需说明的特殊事项（如“含附件2份”）。

备考表填写：对文件进行说明（如“此件为复印件”“原件已退还”），由整理人、审核人签字，填写日期。

输出成果：装订成册的档案文件及完整的《归档文件目录》。

（四）移交与归档

操作目标：完成档案正式入库，明保证管责任。

责任主体：业务部门行政专员、档案管理员、档案室负责人*。

步骤说明：

移交准备：业务部门将整理好的档案文件及《归档文件目录》《文件归档交接清单》一并提交档案室。

核对验收：档案管理员*逐项核对档案数量、分类、编号与目录是否一致，检查装订质量，发觉问题当场反馈并整改。

办理交接：双方在《档案移交登记表》（见附件4）上签字确认，一式两份，业务部门与档案室各存一份。

入库上架：档案管理员*按档案编号顺序将档案存入档案柜，在柜体标签标注“年度—机构—保管期限”信息，做到定位存放。

输出成果：入库档案及签字确认的交接记录。

（五）保管与利用

操作目标：保证档案安全，规范档案借阅流程，提高档案利用率。

步骤说明：

保管环境管理：

档案库房保持温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，配备温湿度计、灭火器、防虫防霉设备；

定期检