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(2026)合同档案管理制度(2篇)

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料，包括合同文本、附件、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等。

合同档案管理工作遵循集中统一管理、完整准确保存、安全保密、方便利用的原则。公司办公室是合同档案管理的职能部门，负责合同档案的统筹管理和监督指导；各业务部门负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作。

二、合同档案的收集

各业务部门在合同签订、履行过程中，应指定专人负责合同档案资料的收集工作。收集的资料应包括但不限于以下内容：

1.合同正式文本（包括主合同、从合同、附件等），必须是加盖双方公章或合同专用章的原件。

2.合同签订前的背景资料，如项目计划书、可行性研究报告、对方的资信调查报告等。

3.合同谈判过程中的往来函件、传真、电子邮件、会议纪要等，准确记录谈判中的重要事项和达成的共识。

4.合同履行过程中的各种凭证，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等。

5.合同变更、解除的相关文件，包括变更协议、解除通知、双方协商的记录等。

6.合同纠纷处理过程中的文件，如起诉状、答辩状、判决书、裁定书、调解书等。

在合同签订过程中，合同经办人员应及时将合同相关资料收集齐全，并按照时间顺序和资料类别进行初步整理。对于重要合同，应建立专门的合同档案文件夹，将相关资料妥善存放。合同履行过程中产生的新资料，应及时补充到合同档案中。业务部门应定期对本部门的合同档案收集情况进行检查，确保资料的完整性和准确性。每季度末，应对本季度签订和履行的合同档案进行全面清查，发现缺失的资料应及时补齐。

三、合同档案的整理

合同档案的整理工作应在合同履行完毕或终止后一个月内完成。整理工作由业务部门负责，按照以下步骤进行：

1.分类：按照合同的性质和业务类型，将合同档案分为销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、技术合同等类别。

2.编号：对每一份合同档案进行唯一编号，编号应具有系统性和可识别性。编号规则为：公司代码-部门代码-合同签订年份-合同顺序号。例如，公司代码为“ABC”，部门代码为“DEF”，2026年签订的第10份合同，编号为“ABC-DEF-2026-010”。

3.装订：将合同档案资料按照编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于纸张大小不一的资料，应进行裁剪或粘贴处理，使其规格统一。

4.编目：编制合同档案目录，目录内容包括合同编号、合同名称、签订日期、对方当事人、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。目录应采用电子表格形式进行编制，并定期更新。

整理好的合同档案应装盒保存，每个档案盒应标注合同类别、年份和编号范围等信息。档案盒应放置在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列整齐。

四、合同档案的移交

业务部门在完成合同档案整理工作后，应及时将合同档案移交至公司办公室。移交时间为每半年一次，分别在每年的6月30日和12月31日前完成。

移交时，业务部门应填写《合同档案移交清单》，清单内容包括合同编号、合同名称、档案数量、移交日期等信息。移交清单一式两份，由业务部门和公司办公室双方签字确认，各留存一份。公司办公室在接收合同档案时，应对档案的完整性、准确性和规范性进行检查。如发现档案存在问题，应及时通知业务部门进行补充或整改。经检查合格的合同档案，公司办公室应及时进行登记和入库保管。

五、合同档案的保管

公司办公室应设立专门的合同档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮设备、防火设备、防虫设备等，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度和湿度应控制在适宜的范围内。

合同档案应按照类别、年份和编号顺序进行存放，建立清晰的档案存放索引。对于重要合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。公司办公室应定期对合同档案进行检查和维护，发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复和保护措施。同时，应定期对档案库房进行安全检查，消除安全隐患。

合同档案的保管期限根据合同的重要性和有效期确定，分为永久、长期（16年-50年）、短期（1年-15年）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行。保管期限届满的合同档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作由公司办公室会同业务部门、法务部门等相关部门组成鉴定小组进行。经鉴定确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁清册》，报公司领导批准后进行销毁。销毁时，应指定专人负责监督，确保