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人事部门劳动合同续签流程说明

劳动合同的续签是维系企业人力资源稳定、保障员工职业发展连续性的重要环节。规范、高效的续签流程不仅能够提升员工满意度，更能有效规避用工风险，确保企业用工合规。本文将详细阐述人事部门在劳动合同续签过程中的标准操作流程与核心要点。

一、续签前的准备与评估阶段

续签流程的启动并非始于合同到期前夕，而是需要前瞻性的规划与细致的准备。

（一）信息梳理与提前启动

人事部门应建立劳动合同台账管理系统，对所有员工的合同到期日进行动态跟踪。通常情况下，建议在劳动合同到期前的一段合理时间内（具体时长可根据企业规模及审批复杂度设定）启动续签评估流程。此阶段，HR需准确核对目标员工的基本信息、现任岗位、合同期限、薪资待遇等基础数据，确保信息的准确性，为后续评估提供依据。

（二）员工表现与岗位需求评估

续签的核心在于评估员工是否符合企业未来发展的需求，以及员工个人发展与企业目标的契合度。

1.员工绩效回顾：HR应协同用人部门负责人，回顾员工在本合同期内的绩效考核结果、工作表现、能力提升情况及奖惩记录。重点关注其是否达到岗位要求，是否具备持续贡献价值的能力。

2.岗位必要性分析：结合企业战略调整、部门职能变化及业务发展需求，评估该员工所在岗位的存续必要性及未来发展方向。若岗位存在调整可能，需提前规划。

3.员工潜力与发展评估：除现有表现外，还应关注员工的职业发展意愿、学习能力及潜在晋升空间，判断其是否值得企业进行长期投入与培养。

（三）初步续签意向的形成

基于上述评估，HR部门与用人部门共同商议，形成对该员工的初步续签意向。意向通常包括：同意续签、不同意续签、以及有条件续签（如调整岗位、薪酬等）。对于不同意续签或有条件续签的情况，需有充分的事实依据和书面说明。

二、沟通与协商阶段

透明、坦诚的沟通是确保续签顺利进行的关键。

（一）与员工的初步沟通

在形成初步续签意向后，HR应适时与员工进行一对一的沟通。沟通内容应包括：

1.告知员工合同即将到期的事实。

2.反馈企业对其合同期内表现的评价。

3.明确企业初步的续签意向（同意、不同意或有条件）。

4.听取员工对于续签的想法、期望及个人职业规划。

此次沟通旨在了解员工真实意愿，解答员工疑问，为后续协商奠定基础。沟通时应注意方式方法，尊重员工，营造开放的对话氛围。

（二）续签条件的协商

若双方均有续签意愿，则进入具体续签条件的协商环节。协商内容主要围绕劳动合同的核心条款展开，如：

1.续签合同期限：根据岗位性质、员工表现及企业规划确定，可参考过往合同期限或进行调整。

2.工作岗位与职责：确认是否有岗位调整，新岗位的职责描述是否清晰。

3.劳动报酬：根据员工绩效、市场薪酬水平及企业薪酬政策，协商确定续签后的薪资待遇。

4.其他约定条款：如保密协议、竞业限制、培训服务期等，如有变更或新增，需明确告知并协商一致。

协商过程中，HR应依据国家劳动法律法规及企业内部规章制度，确保提出的条件合法合规，并兼顾企业与员工双方的利益平衡。

三、合同拟定、审批与签署阶段

在双方就续签条件达成一致后，进入合同的正式处理阶段。

（一）续签合同文本的拟定或选用

HR部门应根据协商结果，选用企业标准劳动合同文本或在标准文本基础上进行必要的条款修订，以体现双方协商一致的内容。对于涉及岗位变动、薪酬调整等重要变更的，需在合同中或附件中予以明确。

（二）内部审批流程

拟定的续签合同文本需按照企业内部审批权限进行流转审批。通常包括HR部门负责人审核、相关业务部门负责人会签、分管领导审批等环节。审批过程主要关注合同条款的合规性、完整性以及与协商内容的一致性。

（三）合同签署

审批通过后，HR部门将正式的劳动合同文本送达员工。签署前，应再次向员工解释合同主要条款，确保员工完全理解并同意。合同签署应规范，一般要求员工亲笔签名并注明日期。企业方由法定代表人或授权委托人签署，并加盖企业公章。签署完成后，合同文本通常一式两份或三份，企业与员工各执一份，HR部门留存备案。

四、合同生效后的后续工作

合同签署并不意味着续签流程的终结，后续的管理工作同样重要。

（一）合同文本的归档与信息更新

HR部门应将签署完成的劳动合同及时归档，存入员工个人档案。同时，需在人力资源管理系统中更新员工的合同信息，包括续签后的合同期限、岗位、薪酬等关键数据，确保系统信息与合同内容一致。

（二）告知相关部门

对于涉及岗位调整、薪酬变动的续签员工，HR部门应及时将相关信息通知至财务部门、所在业务部门等，以确保员工的薪酬发放、绩效考核等工作能够顺利衔接。

五、特殊情况处理

在续签过程中，可能会遇到各种特殊情况，HR部门需灵活应对，依法处理。

（一）员工不同意续签

若员工明确表示不同意续签，HR应了解具体原因，并做好记