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企业员工离职管理规范手册

引言

员工离职是企业人才流动的正常现象，也是人力资源管理周期中的关键环节。规范、有序的离职管理，不仅能够保障企业正常的运营秩序、保护企业合法权益，更能体现企业的人文关怀与专业素养，维护企业在员工及行业内的良好声誉。本手册旨在为企业提供一套系统、实用的离职管理操作指引，帮助各部门协同高效地处理员工离职事宜，确保整个过程合规、顺畅、人性化。

第一章：总则

1.1目的与依据

本手册的制定，旨在规范员工离职流程，明确各相关方的职责，确保企业与离职员工的合法权益得到充分保障。本手册依据国家及地方相关劳动法律法规，并结合企业实际情况制定。

1.2适用范围

本手册适用于企业全体正式员工、试用期员工及其他用工形式人员的离职管理。

1.3基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家劳动法律法规及企业内部规章制度。

2.及时性原则：各环节应高效处理，避免因拖延造成不必要的纠纷或损失。

3.保密性原则：对员工离职信息、离职面谈内容等敏感信息予以保密。

4.人性化原则：尊重离职员工，以理解和专业的态度处理离职过程中的各项事务，力求“好聚好散”。

第二章：离职申请与审批

2.1主动离职申请

员工因个人原因决定离职时，应提前向其直接上级提交书面离职申请。书面申请应包含离职意向、预计最后工作日期等基本信息。通常情况下，试用期员工应提前X日，正式员工应提前X日提交申请（具体天数参照劳动合同及国家规定）。

2.2离职面谈的实施与记录

接到员工离职申请后，直接上级或人力资源部门应尽快安排离职面谈。

*面谈目的：了解员工离职的真实原因、对企业管理、团队氛围、薪酬福利等方面的意见与建议，识别潜在管理问题，同时表达企业对员工的感谢与祝福。

*面谈准备：提前梳理员工的基本信息、在职表现，拟定面谈提纲。

*面谈参与：一般由直接上级主导，人力资源部门可根据情况参与或单独进行。对于核心岗位或骨干员工，建议更高层级管理者参与。

*记录与反馈：面谈后应及时填写《离职面谈记录表》，对员工提出的建设性意见进行汇总分析，并反馈给相关管理层，作为企业改进工作的参考。

2.3离职审批流程

1.员工提交书面离职申请给直接上级。

2.直接上级与员工沟通后，签署意见，提交至部门负责人审批。

3.部门负责人审批后，将相关材料（离职申请、面谈记录等）提交至人力资源部门。

4.人力资源部门对离职申请的合规性进行审核，并按权限报请企业分管领导或总经理审批。

5.审批通过后，人力资源部门应及时将结果通知员工本人及相关部门，并明确其最后工作日期。

2.4特殊情况处理

对于未提前通知或未办理任何手续擅自离职的员工，人力资源部门应尝试与其联系，了解情况，并书面告知其相关权利义务及擅自离职的后果。必要时，按企业规章制度及法律规定处理。

第三章：工作交接与资产清退

3.1工作交接

工作交接是离职管理的核心环节，直接关系到企业业务的连续性和资产安全。

*交接内容：包括但不限于手头未完成工作、已完成工作的总结与归档、客户资料、项目资料、内部文档、电子数据、未结清款项、工作联系人信息等。

*交接要求：离职员工应根据《工作交接清单》（可由人力资源部门或各部门制定标准模板）详细列出需交接的事项，并与接手人逐项进行核对、交接。交接过程应有直接上级或指定监交人在场监督。

*交接确认：所有交接事项完成后，由离职员工、接手人、监交人共同在《工作交接清单》上签字确认，一式多份，员工、部门、人力资源部门各执一份。

3.2公司资产清退

离职员工在最后工作日前，必须办理完毕所有公司资产的清退手续。

*清退范围：包括办公设备（电脑、手机、U盘等）、办公用品（文具、工具等）、公司文件、技术资料、门禁卡、工牌、钥匙、借阅的图书资料、工作服等。

*清退流程：离职员工凭《资产清退清单》到相关部门（如行政部、IT部、财务部等）办理清退手续，各部门负责人在清单上签字确认。

*费用结算：如有未结清的罚款、借款、赔偿金或其他应扣款项，应在工资结算时一并处理。

第四章：离职手续办理

4.1薪酬福利结算

人力资源部门负责在员工离职当日或规定期限内，为其办理完毕薪酬福利的结算。

*结算内容：包括应付未付的工资、奖金、加班费、未休年假工资、经济补偿金（如适用）等。

*扣除项目：根据国家规定和企业制度，可能涉及的社保公积金个人部分、个人所得税、未归还的借款、损坏公物的赔偿等。

*支付方式：按照企业正常发薪渠道进行支付。

4.2社会保险与公积金处理

人力资源部门应在规定时间内为离职员工办理社会保险及住房公积金的停缴手续，并告知员工后续转移或续接的办理流程及所需材料。

4.3离职证明开具

员工离职手续办理完毕后，人力