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企业文件档案管理分类与编号规范

一、规范概述

为规范企业内部文件档案的全生命周期管理，保证档案分类科学、编号统一、存储有序、检索高效，避免文件散乱、遗失或重复，特制定本分类与编号规范。本规范适用于企业各部门、各业务环节形成的各类纸质及电子文件档案，涵盖行政管理、财务管理、人力资源、项目管理、合同管理、研发技术等核心领域，旨在实现档案管理的标准化、规范化和信息化，为企业运营决策、审计追溯及历史留存提供可靠依据。

二、分类操作流程

（一）明确分类维度

根据企业业务性质及文件特点，从业务属性、部门职能、文件类型、密级程度四个核心维度构建分类体系，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

业务属性维度：按企业核心业务流程划分，如“项目管理”“市场营销”“生产运营”“客户服务”等，适用于跨部门协作类文件。

部门职能维度：按部门职责划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“研发部”“市场部”等，适用于部门内部日常管理文件。

文件类型维度：按文件形式及功能划分，如“制度文件”“合同协议”“报告总结”“会议纪要”“财务凭证”“技术图纸”“审计资料”等，适用于通用性文件。

密级程度维度：按文件重要性及保密要求划分，如“公开级”（内部可自由查阅）、“普通级（内部保密）”（仅限相关部门查阅）、“秘密级”（需审批查阅）、“机密级”（高层管理人员专属），适用于敏感信息文件。

（二）制定分类细则

在分类维度基础上，细化各级分类类别及子类，形成层级化分类结构（示例）：

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”。

二级分类：按文件类型划分，如“行政部”下设“制度文件”“会议纪要”“固定资产档案”“后勤管理文件”。

三级分类：按业务场景细化，如“会议纪要”下设“总经理办公会”“部门例会”“专题研讨会”。

（三）实施文件分类

文件形成阶段：文件起草人需根据文件内容，对照分类细则确定所属类别，并在文件标题后标注分类编码（初步标注，后续由档案管理员复核）。

部门审核阶段：部门负责人审核文件时，需同步核查分类准确性，对分类模糊的文件组织主管或档案管理员共同判定。

归档移交阶段：部门每月将已分类的文件整理成册，填写《文件归档清单》，连同档案移交至企业档案管理部门，由档案管理员最终分类确认。

（四）动态调整分类体系

每年度末，由档案管理部门牵头，组织各部门负责人及档案专员召开分类体系评审会，结合企业业务变化（如新增部门、调整业务流程）及文件管理需求，对分类体系进行优化更新，保证分类体系与企业发展同步。

三、编号规则制定与实施

（一）设计编码结构

采用“部门代码-年份-文件类型代码-流水号-密级标识”的组合编码结构，保证编号唯一性、可扩展性及易识别性，具体结构

□□-□□□□-□□-□□□-□

（部门代码）（年份）（文件类型代码）（流水号）（密级标识）

（二）定义代码表

部门代码：用2位阿拉伯数字表示，按部门职能顺序统一编码（示例）：

01-行政部；02-财务部；03-人力资源部；04-研发部；05-市场部；06-生产部；07-项目部。

年份：用4位阿拉伯数字表示文件形成年份，如“2024”。

文件类型代码：用2位阿拉伯数字表示，按文件类型功能划分（示例）：

01-制度文件；02-合同协议；03-报告总结；04-会议纪要；05-财务凭证；06-技术图纸；07-审计资料；08-人事档案；09-后勤管理。

流水号：用3位阿拉伯数字表示，同部门、同类型、同年度文件按形成顺序从“001”开始连续编码，每年重置。

密级标识：用1位大写字母表示，具体为：

G-公开级；P-普通级（内部保密）；S-秘密级；J-机密级。

（三）编号与登记

编号：档案管理员根据文件分类结果，按编码规则自动唯一编号，标注于文件首页右上角及档案袋/文件夹封面。

编号登记：建立《文件编号台账》，记录编号、文件名称、形成日期、页数、密级、存放位置、经手人等信息，保证编号与文件一一对应（台账模板见下文）。

四、模板表格

（一）文件分类表（示例）

一级分类（部门）

二级分类（文件类型）

三级分类（业务场景）

分类编码

保管期限

责任部门

说明

行政部

制度文件

行政管理制度

GL-ZD

长期

行政部

企业行政管理相关制度、规定

行政部

会议纪要

总经理办公会

GL-HY

10年

行政部

总经理办公会议记录及决议

财务部

财务凭证

报销凭证

CW-PZ

15年

财务部

员工费用报销、付款凭证

研发部

技术图纸

产品设计图纸

YJ-TZ

长期

研发部

产品研发阶段的设计图纸

人力资源部

人事档案

员工入职档案

RL-DA

永久

人力资源部

员工入职、劳动合同、履历表等

（二）文件编号台账（示例）

编号

文件名称

形成日期

页数

密级

存放位置（柜号-层号）

经手人

归档日期

备注

01-2024