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采购管理制度及详细操作流程概述

第一章总则

1.1制度定位

采购管理是企业价值链的前端，其效率与合规程度直接影响成本、质量、交付与品牌声誉。本制度以“阳光、集约、专业、高效”为核心价值观，通过流程闭环、权责分离、数据留痕、风险预警四大机制，确保每一笔采购均可追溯、可评价、可优化。

1.2适用范围

本制度适用于集团总部、全资及控股子公司、境外分支机构所有使用公司资金的采购活动，包括但不限于原材料、设备、软件、物流、市场服务、工程项目及应急采购。

1.3基本原则

（1）公开透明：需求、评审、合同、验收、付款节点信息对内部授权人员全程开放；

（2）竞争择优：能招标不谈判，能谈判不直接采购，鼓励跨部门集体评审；

（3）成本生命周期最优：综合评估获取成本、使用成本、维护成本与处置成本；

（4）风险前置：把合规、质量、交付、汇率、税务、售后、可持续风险纳入立项评审；

（5）电子数据即证据：所有操作在SRM（供应商关系管理）系统留痕，电子档案与纸质档案同等法律效力。

第二章组织与职责

2.1采购决策委员会（PDC）

由财务、法务、质量、技术、审计、采购六部门总监级及以上人员组成，负责审批年度采购策略、单一来源申请、超预算变更、重大索赔及供应商黑名单。会议采用“一人一票、三分之二通过”原则，每季度召开常规会议，临时会议48小时内响应。

2.2采购中心

（1）战略采购部：负责品类策略、供应商开发、总成本模型、市场行情分析；

（2）执行采购部：负责下单、跟单、到货、对账、付款；

（3）供应商管理部：负责准入、绩效、分级、培育、退出；

（4）数据运营部：负责系统配置、主数据清洗、仪表盘、预警模型。

2.3需求部门

负责立项申请、技术规格书、预算、验收标准、使用反馈，并指派“需求责任人”作为唯一技术窗口。需求责任人须通过“采购合规考试”，成绩≥90分方可履职，考试有效期一年。

2.4财务部门

负责预算释放、资金计划、发票校验、付款审核、外汇对冲、资产编号。对付款异常（如合同、发票、验收单三单不匹配）拥有“一票冻结权”。

2.5法务部门

负责模板条款、知识产权、数据跨境、出口管制、反垄断、反腐败审查。对高风险国家或敏感技术交易，须出具“红色意见书”方可继续。

2.6内审与风控

对采购业务实行“三年一轮全覆盖”专项审计，对金额≥500万元项目实行“必审+抽查”双轨制。发现违规即启动“熔断机制”，暂停该品类全国付款30天。

第三章采购分类与方式

3.1分类

（1）生产性物料：直接构成产品的原材料、零部件、包装；

（2）非生产性物料：MRO、办公用品、市场礼品；

（3）固定资产：机器设备、车辆、软件许可；

（4）服务与工程：物流、广告、咨询、装修、信息系统实施。

3.2方式

（1）公开招标：国家强制招标范围或公司自愿招标；

（2）邀请招标：潜在合格供应商≥5家，随机抽取≥3家；

（3）竞争性谈判：技术复杂或紧急，供应商2—3家；

（4）单一来源：专利、独占、配套、应急，须PDC审批并公示5个工作日；

（5）询价：金额＜50万元，供应商≥3家，最低价法；

（6）电子竞价：标准件、价格弹性大，反向拍卖时长≥30分钟；

（7）框架协议+订单：年度协议锁定价量，订单分批下达；

（8）战略采购：与核心供应商共建产能、库存、数据，签订三年及以上长期协议。

第四章采购流程

4.1需求提出

（1）需求责任人在SRM提交《立项申请单》，含预算来源、技术规格、数量、期望交付、风险说明；

（2）系统校验预算余额，若无余额，自动触发“预算追加流程”；

（3）需求部门负责人、财务总监、技术总监三级审批通过后，生成“需求编号”，作为后续唯一追溯码。

4.2采购策略制定

（1）战略采购部在3个工作日内完成品类分析：供需、价格曲线、创新技术、监管趋势；

（2）输出《采购策略报告》，含推荐采购方式、潜在供应商短名单、评标权重（价格、技术、交付、ESG、售后）；

（3）报告上传至知识库，供审计与后续项目复用。

4.3供应商寻源

（1）公开发布：在官网、招标平台、行业媒体同步发布，公告期≥5日；

（2）资格预审：对报名供应商进行“硬件+软件”打分，硬件含产能、质量认证、财务三表，软件含合规、环保、社会责任；

（3）现场尽调：对高分供应商飞行检查，重点查看生产线、三废处理、员工社保、夜班记录；

（4）形成《短名单》，人数≥N+2（N为拟中标数量），并在SRM锁定，防止人为增减。

4.4招标文件编制

（1）技术标书：需求责任人起草，含图纸、标准、验收