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活动策划书详细填写规范

一、适用范围

本规范适用于各类活动策划场景，包括但不限于企业内部年会、产品发布会、客户答谢会、社区文化节、校园主题活动、公益项目执行等。通过统一填写标准，保证策划内容完整、逻辑清晰、可执行性强，为活动筹备、落地及复盘提供有效依据。

二、填写流程与步骤

（一）前期调研与需求分析

明确活动目的：根据活动发起方（如企业、社团、部门等）的核心诉求，确定活动要达成的核心目标（如品牌推广、团队建设、资源对接、文化传播等），避免目标模糊或偏离需求。

分析受众特征：调研目标受众的年龄、职业、兴趣、消费习惯等，明确受众需求（如企业客户关注产品价值，社区居民关注便民服务），保证活动内容与受众匹配。

评估资源条件：梳理现有资源（预算、场地、人力、物资等）和限制因素（时间、政策、环境等），为后续方案设计奠定基础。

（二）确定核心要素

活动主题：简洁明了，突出活动核心价值，兼具吸引力和辨识度。例如企业年会可围绕“凝心聚力，共启新程”，社区活动可围绕“邻里同心，温暖同行”。

活动时间：结合受众空闲时间、季节特点、行业周期等因素确定，避开重要节假日或冲突事件（如企业活动避免与行业峰会同期）。

活动地点：根据活动规模、性质（如会议、展览、互动体验）、受众交通便利性选择，保证场地容量、设施（电源、网络、音响等）满足需求。

参与人员：明确主办单位、承办单位、协办单位（如有），列出核心嘉宾、目标受众人数及构成，工作人员分组（策划组、执行组、后勤组等）并指定负责人。

（三）细化活动流程

按时间顺序分阶段设计活动环节，明确每个环节的时间节点、内容、负责人、所需物料，保证流程衔接顺畅。例如：

签到环节：17:30-18:00，嘉宾签到、领取资料袋、引导就座，负责人为后勤组*，需准备签到表、资料袋、指引牌。

开场环节：18:00-18:10，主持人开场，领导致欢迎辞，负责人为主持人*，需准备背景PPT、麦克风。

主体环节：18:10-19:30，按活动主题设计核心内容（如产品讲解、文艺表演、互动游戏），明确每个子环节的时长和执行细节。

收尾环节：19:30-20:00，合影留念、嘉宾离场，负责人为全体工作人员，需准备拍摄设备、伴手礼。

（四）编制预算明细

按费用类别分类列出，注明项目说明、单价、数量、小计，保证预算合理且留有余地（通常预留10%-15%作为应急备用金）。常见费用类别包括：

场地费用（租赁、布置等）

物料费用（宣传品、礼品、设备租赁等）

人员费用（主持人、表演者、临时工作人员等）

宣传费用（海报设计、媒体推广等）

其他费用（餐饮、交通、保险等）

（五）制定风险预案

识别活动全流程可能出现的潜在风险（如天气突变、设备故障、人员缺席、流程延误等），制定对应的预防措施和应急方案，明确责任人。例如：

风险：户外活动遇下雨；预防：提前关注天气预报，准备雨棚；应急：引导嘉宾转移至室内备用场地，负责人为后勤组*。

风险：投影设备故障；预防：活动前调试设备，准备备用投影仪；应急：立即启用备用设备，技术人员*现场处理。

（六）内部审核与修订

组织相关部门（如行政、市场、财务）对策划书内容进行审核，重点检查：

目标是否明确、可量化；

流程是否具体、可执行；

预算是否合理、合规；

风险预案是否全面、可行。

根据反馈意见修改完善，最终定稿后提交活动发起方审批。

三、策划书模板框架

活动策划书模板

模块分类

填写项目

示例内容

备注

活动基本信息

活动名称

2024年A公司年度客户答谢晚宴

体现活动主题和性质，避免歧义

活动主题

“携手同行，共创未来”

简洁有力，突出核心价值

主办单位

A公司市场部

明确责任主体

承办单位

*文化传播有限公司

如有外部合作方，需注明资质

协办单位

*酒店管理集团

如有支持单位，列明资源支持内容

活动目标

核心目标

提升客户满意度至90%以上，新增合作意向20家

需可量化，避免“提升影响力”等模糊表述

辅助目标

收集客户有效反馈50条，拓展媒体合作渠道3家

具体说明预期成果，支撑核心目标实现

活动时间地点

活动日期

2024年12月15日（周六）

避开重要节假日或受众冲突事件

活动时间

18:00-21:30

具体到开始和结束时间，预留环节缓冲时间

活动地点

市区*酒店三楼宴会厅

注明详细地址、交通指引及停车位信息

场地容量

200人

匹配预计参与人数，预留10%余量

参与人员

重要嘉宾

行业协会会长先生、集团董事长女士、媒体代表女士

列出姓名、职务、联系方式（仅内部使用）

目标受众

核心客户（150人）、合作伙伴（30人）、媒体代表（20人）

明确受众类型及人数，便于物料和场地准备

工作人员

策划组（组长）、执行组（组长）、后勤组（组长）、技术组（组长）

分组明确职责，避免职责重叠

活动流程安排

环节顺序

时间节点

环节内容