会议纪要编写与分享规范.docVIP

会议纪要编写与分享规范

一、规范适用范围

本规范适用于公司各类会议的纪要编写与管理工作，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、季度/年度总结会等。通过统一纪要格式与流程，保证会议内容准确传达、决议事项有效落地，提升团队协作效率与信息透明度。

二、会议纪要全流程编写指南

（一）会前准备：明确框架，夯实基础

获取会议核心信息

提前向会议组织者（如主持人）确认会议主题、目的、时间、地点、参会人员（含主汇报人、列席人员*）及议程。

若会议有提前阅读材料（如项目方案、数据报表），需提前熟悉内容，记录关键疑问点，保证记录时能快速抓取重点。

准备记录工具

电子记录：优先使用公司统一协作平台（如飞书文档、钉钉文档）创建纪要模板，提前设置好标题、基本信息栏、议题框架，方便实时编辑与同步。

纸质记录：备好专用会议记录本，标注页码，提前划分“议题讨论”“决议事项”“待办任务”等区域，避免信息混乱。

（二）会中记录：聚焦重点，精准捕捉

记录核心要素，避免流水账

背景与目的：简要说明会议召开的原因（如“因Q3销售目标未达成，需调整策略”）及期望达成的结果（如“明确各区域冲刺方案及责任人”）。

关键讨论内容：重点记录不同观点的分歧点、共识结论，而非逐字复述发言。例如：

（市场部）提出：“建议增加线上投放预算30%，重点投放短视频平台。”

（财务部）反馈：“需同步测算ROI，若单客成本超200元需重新评估。”

共识：“线上预算增加20%，同步启动短视频试点，由（市场部）与（财务部）联合制定细化方案。”

决议与行动项：这是纪要的核心，需明确“做什么、谁负责、何时完成、如何验收”。格式建议：

决议编号：如[决议01]（便于后续追踪）

决议内容：明确结论（如“同意调整项目交付周期，由30天延长至35天”）

负责人：直接关联到具体人（如（项目经理））

完成时限：精确到日期（如“2023年11月15日前”）

所需资源/支持：如“需协调技术部（负责人）抽调2名开发人员协助”

标注待确认信息

对当场未明确的内容（如需核实的数据、待确认的参与部门），用“？”标注，会后第一时间向相关人（如主汇报人）确认，避免信息遗漏。

（三）会后整理：结构化呈现，突出价值

初稿编写（会议结束后2个工作日内完成）

按模板框架整理内容，保证逻辑清晰：会议基本信息→议程概览→各议题讨论与决议→后续行动计划→附件（如有）。

语言简洁客观，避免主观评价（如“（）的方案不合理”改为“（）的方案需进一步验证可行性”）。

检查决议事项是否包含“决议编号、内容、负责人、时限”四要素，待办任务是否可落地。

审核与修订

初稿完成后，发送给会议主持人（或指定负责人）审核，重点确认决议准确性、责任明确性。

根据审核意见修订，若涉及重大调整（如变更负责人、延长时限），需与相关人*沟通确认后更新。

（四）发布与归档

发布范围

根据会议性质确定发布对象：参会人员必发，涉及决议落地的相关部门（如决议需执行人在市场部落实，则抄送市场部负责人）需抄送，必要时同步给上级领导*。

发布时注明“请相关人*查收并按决议执行，如有疑问请在24小时内反馈”。

归档管理

电子纪要统一存储在公司指定文件夹（如“共享文件夹-会议纪要-2023年10月”），命名格式为“[会议类型]-[日期]-[主题]”（如“部门例会Q3复盘”）。

重要会议纪需打印纸质版，经主持人签字后交行政部存档，保存期限不少于2年。

三、会议纪要模板

会议纪要

基本信息

内容

会议名称

例：Q3销售目标复盘会

会议时间

2023年10月27日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

（）

记录人

（）

参会人员

（）、（）、（赵六）（销售部）、（钱七）（市场部）、（孙八）（财务部）

缺席人员及原因

（周九）（请假：参加行业展会）

会议议程

1.Q3销售数据汇报；2.未达标原因分析；3.Q4冲刺方案讨论；4.决议事项确认

议题讨论与决议

议题编号

议题名称

讨论要点

决策内容

负责人

完成时限

所需资源/支持

01

Q3销售数据汇报

（赵六）：Q3销售额完成800万，目标1000万，缺口200万；华东区完成率60%，最低

同意Q3数据结果，重点分析华东区未达标原因

（赵六）

2023-11-05

提供各区域明细数据（由财务部（孙八）协助）

02

Q4冲刺方案讨论

（钱七）：建议推出“老客推荐返现”活动，预计可提升销售额15%；（赵六）：需控制活动成本

启动“老客推荐返现”活动，预算5万元，由（钱七）负责方案设计，（赵六）配合落地

（钱七）

2023-11-10

市场部活动预算需走OA审批

03

项目交付周期调整

（）（项目组）：当前开发进度滞后，需延长