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ISO9001公文标准编写格式

文件控制ISO9001-ISO14001制度

第1条总则

1、目的：为规范公司文件管理秩序，提高文件处理工作的效率和文件质量，促进与提高公司文件管理工作效率，根据本公司实际情况，特制订本制度。

2、适用范围

本制度所指的文件包括公司质量手册、程序文件、管理制度类文件、作业指导书、记录性文件、公文类文件、合约类文件、外来文件及其它文件等。3、文件编码原则

简单通用，准确规范，易于区分，便于管理

4、定义

4.1文件：公司文件是指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是传达方针政策、发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.2受控文件：是指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件，即凡是存在修改和换版的文件就是受控文件，如各种规章制度、程序文件、公司认证性资料、经营管理决策文档、业务管理和经营性信息、财务数据客户信息、合同协议资料、人员信息、印章信息等。之所以需要受控，是因为其重要性、标准性和责任性。受控文件必须加盖“受控”印章。

4.3非受控文件：是指外来文件、无须进行更改控制的本组织体系文件。

4.4上行文：指下级部门向所属上级部门的发文，如请示、报告。

4.5下行文：指上级部门对所属下级部门的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

4.6平行文：是指同级部门之间的行文。一般用函的格式.用词和语气较为客气。

4.7体系文件：按ISO9001或ISO14001等标准建立的质量管理体系文件或环境管理体系或职业健康安全管理体系文件等。体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度、岗位职责等。

4.8机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。

5、职责

5.1综合部是公司文件处理工作的管理部门，负责公司文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。

5.2各部门负责本部门文件的编写、修订、审核、收发、整理、归类、立卷、登记、保管及执行。

5.3外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。

第2条文件分类

1、体系文件

1.1质量手册

阐明公司的经营战略目标，描述其体系的文件。如公司的战略目标等。

1.2程序文件

质量手册的支持性文件，是为完成某项活动所规定的方法。如采购程序、人力资源管理程序、记录与控制流程等。

1.3管理制度类文件

指各项规章制度、管理规范、作业流程等。如考勤制度、车辆管理制度

等。

1.4作业指导书

程序文件的支持性文件，作业指导书是用以指导某个具体过程，事物形

成的技术性细节描述的可操作性文件，是针对某个部门内部或某个岗位

的作业活动的文件，侧重描述如何进行操作，是对程序文件的补充或具

体化，包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加

盖受控章。

1.5记录性文件

指各类表单，是附属于程序文件及作业指导书追溯的依据，包括各部门会议记录、培训记录、考勤记录，报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。财务

报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。

2、公文类文件

包括部门公告、规定、决议、指示、报告、计划、函、会议纪要类和人事部人事调令、奖罚通知类。

3、合约类文件

包括公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同等，须加盖受控章。

4、外来文件

指取自公司外部的法律法规、规范、标准或客户提供的图面、规定及其它与产品有关的重要外来文件。部门外来文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。

第3条文件的拟定、审批及发放

1、质量手册

1.1拟定。质量手册由公司ISO工作小组组织编写。

1.2审批。质量手册编写完成后，由管理者代表审核，总经理批准。

1.3发放。质量手册由管理者代表根据需要，确定发放范围，办公室登记发放。

2、程序文件

2.1拟定。程序文件由质量管理部组织各归口部门编制。

2.2审批。程序文件编写完成后，由管理者代表审核，总经理批准。

2.3发放。程序文件由管理者代表根据需要，确定发放范围，办公室登记发放。

3、管理制度类文件

3.1拟定。管理制度类文件由各职能部门组织相关人员进行编写。

3.2审核。制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件会签单》，直至无异议。

3.3批准。部门最高负责人将审核后的管理制度类文件提交董事长/总经理进行确认。如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召

开小组会议讨