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进货查验和查验记录制度

为规范企业物资采购管理，保障采购产品质量安全，维护企业合法权益及消费者利益，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》等相关法律法规，结合企业实际经营需求，制定本进货查验及查验记录管理制度。本制度适用于企业生产经营所需的原材料、零部件、半成品、成品、包装材料、辅助材料等各类采购物资（以下统称“采购产品”）的进货查验及记录管理全过程。

一、基本原则与责任主体

企业进货查验工作遵循“严格标准、全面覆盖、责任到人、可追溯”的基本原则。严格标准指查验过程需依据国家/行业标准、企业内部质量要求及采购合同约定执行；全面覆盖指所有采购产品（含首次合作供应商提供的产品、长期合作供应商的常规产品、紧急采购产品等）均需纳入查验范围；责任到人指明确各环节查验人员的具体职责，确保操作可追溯；可追溯指通过完整的查验记录实现采购产品从供应商到入库全流程信息留痕。

责任主体分为四个层级：

1.采购部门：负责供应商资质的初步审核与维护，在采购合同中明确质量要求，通知仓储及质量部门做好到货查验准备，配合处理不合格产品的退换货事宜。

2.仓储部门：负责到货时的数量清点、外观及包装完整性检查，协助质量部门完成抽样，对查验合格产品办理入库手续，对不合格产品进行隔离存放。

3.质量控制部门（以下简称“质管部”）：负责制定查验标准与操作流程，组织实施专业检验（含感官检验、理化检验、微生物检验等），判定查验结果，监督不合格产品处理过程，归档查验记录。

4.企业管理层：负责审批查验标准与制度修订，提供必要的资源支持（如检验设备、人员培训），监督制度执行情况，对重大质量问题作出处理决策。

二、进货查验实施流程

进货查验流程分为到货前准备、到货验收、专业检验、结果判定四个阶段，各阶段具体操作要求如下：

（一）到货前准备

采购部门在与供应商确认发货后，需在24小时内通过企业内部管理系统（如ERP）向仓储部门、质管部发送《到货通知单》，内容包括采购产品名称、规格型号、数量、批次号（或生产日期）、供应商名称、预计到货时间等信息。仓储部门根据《到货通知单》规划卸货区域，确保场地清洁、设备（如叉车、地磅）完好；质管部根据产品类型调取对应的查验标准（如GB14881-2013《食品生产通用卫生规范》、GB/T2828.1-2012《计数抽样检验程序》等），准备检验工具（如游标卡尺、PH计、无菌采样袋等）及记录表单。

（二）到货验收

1.数量与包装检查：仓储部门指定专人（以下简称“验收员”）与物流人员共同核对到货数量，核对内容包括采购订单数量、物流运单数量、实际到货数量。若三者不一致，需立即拍照留存证据，填写《到货差异记录表》，并通知采购部门与供应商确认。同时，验收员需检查产品包装完整性，重点查看是否有破损、受潮、污染、标签脱落等情况。对包装异常的产品，需单独标注并隔离存放。

2.标识与标签检查：验收员需核对产品标签信息与采购合同、《到货通知单》是否一致，标签应至少包含以下内容（根据产品类型调整）：产品名称、规格型号、生产企业名称及地址、生产日期（或批号）、保质期（适用时）、执行标准号、合格标识（如“合格”章、检验员编号）、特殊产品需标注的信息（如食品的配料表、食品添加剂使用量，药品的批准文号，医疗器械的注册证号等）。标签信息缺失或与实际不符的产品，视为不合格。

（三）专业检验

质管部检验员（需持有相关职业资格证书，如食品检验员、化学检验员）在到货后4小时内（生鲜、易腐产品需在2小时内）开展专业检验，检验方式包括感官检验、理化检验、抽样送检（需第三方检测时），具体要求如下：

1.感官检验：适用于外观、气味、质地等可通过肉眼、嗅觉、触觉判断的指标。例如，食品类需检查颜色是否正常、有无异味、杂质；五金件需检查表面是否光滑、有无划痕或变形；包装材料需检查印刷是否清晰、有无脱墨。检验员需将感官检验结果记录在《进货查验记录表》中，描述需具体（如“表面有3处直径约2mm的划痕”）。

2.理化检验：适用于需仪器检测的指标，如食品的水分含量、重金属含量，化工原料的PH值、纯度，电子元件的电阻值等。检验员需严格按照标准操作流程使用仪器（如高效液相色谱仪、原子吸收分光光度计），记录检测数据时需注明仪器编号、校准状态（需在有效期内）。检测数据需保留原始图谱或打印记录，作为查验记录的附件。

3.抽样送检：对高风险产品（如首次合作供应商的产品、历史合格率低于90%的产品、监管部门重点监测的产品），质管部需按照GB/T2828.1规定的抽样方案抽取样本，送具有CMA/CNAS资质的第三方检测机构检验。抽样过程需由2名检验员共同完成，填写《抽样记录