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人事档案管理流程规范与注意事项

人事档案管理作为组织人力资源管理的核心环节之一，不仅关系到员工个人权益的保障，更直接影响到组织决策的科学性与合规性。一套严谨、规范的档案管理流程，是确保人事信息准确、安全、可用的基础。本文将从实际操作角度出发，详细阐述人事档案管理的标准流程与关键注意事项，以期为相关从业者提供具有指导性的参考。

一、人事档案管理的基本流程规范

人事档案管理是一项系统性工作，需遵循特定的流程和规范，确保档案从建立到销毁（或永久保存）的整个生命周期都处于受控状态。

（一）档案的建立与接收

新进员工的档案建立是管理流程的起点。人力资源部门应在员工入职后规定期限内，负责收集其个人基本信息材料，包括但不限于履历表、学历学位证明、身份证明、职业资格证书、与前单位解除或终止劳动关系的证明、奖惩材料等。对于应届毕业生，还需包含毕业生就业报到证等相关材料。材料收集应力求齐全、真实、有效，并由员工本人确认无误后签字。

对于从外部单位调入的员工档案，接收时需严格核对档案材料的完整性和密封性。如发现材料短缺或封装破损，应及时与原档案管理单位沟通确认，并做好记录，避免后续责任不清。接收后，需对档案材料进行初步整理，检查是否符合归档要求。

（二）档案材料的收集与归档

档案材料的收集应遵循“及时、准确、完整”的原则。员工在组织内工作期间形成的各类应归档材料，如年度考核表、奖惩决定、职务任免或变动材料、培训记录、工资调整审批表、党团材料等，人力资源部门应指定专人负责定期（如每季度或每半年）收集或督促相关部门提交。

归档前，需对材料的真实性、规范性进行审核。例如，材料需为原件（特殊情况复印件需注明原件保管单位并加盖公章），手续齐全，内容清晰，不得有涂改、勾画等现象。审核无误后，按照档案管理规定的分类方法（如年度、类别等）对材料进行整理、排序、编号，并填写卷内目录，确保每份材料都能被快速定位。

（三）档案的日常管理与维护

档案的日常管理是确保档案长期可用的关键。档案应存放在专用的档案库房或具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等条件的档案柜中。库房应保持适宜的温湿度，并配备必要的消防和监控设备。

档案管理人员需定期对档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理并上报。同时，要做好档案的日常维护，如对破损、褪色的材料进行修补或复制，对装订线松动的档案重新装订等，以延长档案的保存寿命。

（四）档案的查阅与利用

档案的查阅与利用必须严格遵守保密制度和审批流程，这是保护员工个人隐私和组织秘密的核心要求。因工作需要查阅档案时，查阅人须填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后方可查阅。查阅过程中，一般不得带出阅档室，确需借出的（需有严格限制条件），须经更高层级领导批准，并限期归还。

查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅者应爱护档案，确保档案的完好无损。查阅结束后，档案管理人员需对档案进行检查，确认无误后放回原位。档案信息的复制和摘录也需经过批准，并由档案管理人员负责操作，复制件需加盖档案管理部门印章方为有效。

（五）档案的转递

当员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位时，其人事档案应按照规定及时转递。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁员工本人自带或通过普通邮寄方式转递，以确保档案的安全性和严肃性。

转递前，档案管理人员需对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确，并填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数等信息。接收单位在收到档案后，应在回执上签字盖章并及时寄回，档案管理部门需将回执妥善保存，作为档案转递的凭证。

（六）档案的鉴定与销毁

对于已故人员或已超过规定保存期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。档案鉴定工作应由单位档案管理部门会同人力资源部门及相关业务部门组成鉴定小组共同进行，对档案的保存价值进行评估。

经鉴定确需销毁的档案，需编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、份数、起止时间等，并报单位负责人批准。销毁档案时，应有两人以上负责监销，监销人需在销毁清册上签字，并注明销毁的时间、地点和方式。严禁个人私自销毁档案材料。

二、人事档案管理的关键注意事项

在遵循上述流程规范的基础上，还需特别关注以下关键注意事项，以防范管理风险，提升管理效能。

（一）制度建设与责任落实

完善的人事档案管理制度是规范操作的前提。组织应根据国家相关法律法规，结合自身实际情况，制定详细的档案管理办法，明确各部门及相关人员在档案收集、整理、保管、查阅、转递等环节的职责与权限。同时，要加强对档案管理人员的业务培训和职业道德教育，确保其具备相应的专业素养和责任意识，做到“谁管理、谁负责”。

（二）材料的真实性与规范性审核

档案材料的真实性是档案价值的生命线。在接收和归档任何材料时，都必须对其真实