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档案销毁审批流程规范

作为在档案管理岗位工作了十余年的“老档案人”，我深知档案销毁不是简单的“扔废纸”——它既是对历史记录的终结，也是对信息安全的守护。这些年我参与过几十次档案销毁工作，见过因为流程不规范导致的信息泄露隐患，也经历过严格执行流程后避免的重大风险。今天我就以亲身经验，把这套“档案销毁审批流程规范”掰开揉碎讲清楚，既是总结，也是给新手同事的一份“避坑指南”。

一、档案鉴定：销毁前的“生死判决”

要销毁档案，第一步不是直接拉去碎纸机，而是得先弄清楚“该不该销”。这就像医生看病，得先诊断再下药。

1.1成立鉴定小组：跨部门的“陪审团”

每次销毁前，我们都会成立一个5-7人的鉴定小组，成员必须包括三部分人：档案管理部门负责人（懂档案规则）、相关业务部门代表（知道档案的实际价值）、保密专员（守好安全底线）。记得去年销毁一批销售合同档案时，法务部同事特意加入小组，因为其中可能涉及未结诉讼的材料——如果少了他们，很可能误销关键证据。

1.2初步筛选：按“寿命表”划范围

小组的第一项任务是对照《档案保管期限表》。这个表就像档案的“寿命指南”，比如普通文件保管10年，重要合同保管30年，人事档案可能永久保存。我们会把库里所有档案按年度、类别摊开，逐盒核对：“201X年行政会议记录，保管10年，已超期；201Y年客户服务记录，保管5年，还在期内……”这一步特别费眼，我戴了500度老花镜，还得用放大镜看有些褪色的字迹。

1.3重点复核：给“可疑分子”开“听证会”

初步筛选后，会有20%-30%的“争议档案”——比如保存完好但已超期的工程图纸，或者部分内容仍有参考价值的会议纪要。这时候小组要逐条讨论：“这份201Z年的设备维修记录，虽然超期了，但新设备还在用同款型号，能不能多留2年？”“那份市场调研报告，数据已经过时，但调研方法对新人有培训价值，是否单独归档？”记得有次发现一盒老员工手写的技术笔记，虽然超期了，但里面的经验总结现在还在沿用，最后决定扫描成电子档留存，纸质版才销毁。

小提醒：鉴定一定要“留痕”，每次讨论都要做记录，谁提出的保留意见、最终结论是什么，都得写清楚——这是以后追溯责任的关键。

二、审批申请：从“建议销毁”到“正式许可”

鉴定完“该销”的档案，接下来要走审批流程。这一步就像给销毁计划上“双保险”，确保不是某个人的“拍脑袋决定”。

2.1编制销毁清册：给待销档案“上户口”

我管销毁清册叫“待销档案的身份证”，里面必须包含7项关键信息：档号（比如“201X-03-05”）、档案题名（“201X年第二季度销售报表”）、数量（多少卷/件）、起止日期、原保管期限、鉴定意见（“同意销毁”）、备注（比如“已扫描备份”）。去年有次销毁时，清册漏写了“备注已扫描”，结果财务部门误以为电子档没留存，差点闹了大误会——所以每个字段都得填实。

2.2部门初审：像过安检一样逐项核查

清册编好后，先送业务部门初审。比如销售部的档案，得让销售总监确认：“这些报表确实没后续业务关联了吗？”然后是保密部门，他们会重点检查：“有没有涉及客户隐私的信息？”“电子版是否已做脱敏处理？”有次保密专员发现一份客户名单里混着手机号和地址，立刻要求先把敏感信息红冲，再销毁纸质件——这一步真能拦住不少“漏网之鱼”。

2.3领导审批：最终拍板的“关键一票”

初审通过的清册，要层层上报到单位分管领导。我见过最小的单位是分管办公室的副总批，大单位可能要过党委会。领导审批时不光看清册，还会问：“鉴定小组有没有业务部门的人？”“保密审查有没有遗漏？”去年我们销毁一批30年前的老员工档案，分管领导特意问：“退休员工的联系方式都删了吗？”得到肯定答复后才签字——领导的“多疑”，其实是对流程的负责。

小插曲：有次我们急着销一批占地方的旧档案，想绕过业务部门初审直接报领导，结果被分管领导打回来：“你们当审批是走形式？没业务部门确认，出了问题谁担责？”从那以后，我们再不敢图省事。

三、销毁执行：“销”要销得彻底，“记”要记得明白

审批通过后，终于到了“真刀真枪”销毁的环节。这一步最容易出问题——要么销毁不彻底被人捡去倒卖，要么过程没记录导致说不清。

3.1准备工作：像搬家一样细致

销毁前3天，我们会做3件事：一是整理打包，按清册把待销档案装密封袋，袋上贴标签（写清档号、数量）；二是联系销毁机构，必须选有资质的单位（得查他们的《国家秘密载体销毁许可证》），个人收废品的绝对不行；三是安排监销人，必须2人以上（我们通常是档案员+保密专员），防止“监守自盗”。

3.2现场监督：眼睛一刻都不能眨

销毁当天，监销人要全程跟车到销毁点。到了地方，先核对密封袋数量和清册是否一致——有次路上颠簸，一个袋子破了，少了5份文件，当场就停车找，最后在车厢缝里找到了。然后看着销毁过程：如果是焚