公司采购流程的管理制度(精选3篇).docxVIP

公司采购流程的管理制度(精选3篇)

第一篇

公司采购流程管理制度

第一章总则

1.1目的

为统一采购语言、固化最佳实践、降低综合成本、防范廉洁风险，特制定本制度。制度覆盖“需求—寻源—合同—订单—验收—付款—评价”七大环节，适用于集团总部及所有分、子公司，任何个人不得绕过系统线下操作。

1.2原则

（1）阳光透明：所有节点留痕、全程线上、自动归档。

（2）竞争择优：除战略采购外，单次金额≥5万元必须引入三家以上有效报价。

（3）质量优先：低价不是唯一中标条件，技术、交付、服务、可持续各占20%、20%、20%、10%权重，价格占30%。

（4）生命周期总成本最优：鼓励采购高可靠性设备，减少后期运维费用。

1.3职责边界

需求部门：提出规格、预算、交期，对结果负责。

采购中心：组织寻源、谈判、合同草拟，对合规负责。

财务中心：预算释放、付款审核，对资金负责。

法务中心：标准条款、争议解决，对风险负责。

审计部：每年抽查10%项目，对廉洁负责。

第二章采购分类与权限

2.1分类

A类：生产直接物料，年金额≥1000万，集中采购。

B类：通用间接物料，年金额100–1000万，区域协同采购。

C类：低值易耗品，年金额＜100万，电商框架协议。

D类：工程与服务，按项目单列，一事一议。

2.2权限矩阵

金额＜1万：需求部门负责人审批。

1–10万：采购中心经理审批。

10–50万：分管副总裁加电子签。

≥50万：董事会专项决议，采购中心方可发标。

第三章需求管理

3.1需求编码规则

“公司代码—部门代码—年度—流水号”共12位，系统自动生成，防止重复提报。

3.2规格书标准化

技术部统一维护《物料主数据池》，新增规格须填写“功能、性能、接口、环境、法规”五维度，缺失字段系统拒绝提交。

3.3预算锁机制

财务在每年11月30日前释放次年预算，需求部门在系统中“冻结”额度，未冻结的需求采购中心有权驳回。

第四章寻源与询价

4.1供应商准入

（1）基础资质：营业执照、纳税信用A级、无行政处罚记录。

（2）现场评审：质量、交付、成本、研发、环保五模块，低于70分不得入围。

（3）样品承认：A类物料须通过小试—中试—批试三阶段，样品费由供应商承担。

4.2询价方式

公开电子招标：金额≥50万，在“招采平台”发布公告，不少于5个工作日。

邀请招标：金额10–50万，向合格库内≥5家发出邀请。

竞争性谈判：技术复杂、专利唯一，经法务出具法律意见后方可采用。

4.3报价解密

开标由系统统一时间解密，采购人员无法提前查看，解密后自动推送评委邮箱。

第五章评标与定标

5.1评委构成

技术40%、质量20%、使用部门20%、采购10%、财务10%，人数为5人以上单数。

5.2打分表

技术分：功能满足度0–20，冗余设计0–10，可维护性0–10。

商务分：交付周期0–10，付款条件0–10，售后服务0–10。

价格分：以最低有效报价为基准，得分=（基准/报价）×30。

5.3异常处理

若最高分与次高分差距＜2分，系统自动触发“二轮竞价”，限时30分钟，价低者中标。

第六章合同管理

6.1模板库

法务中心每季度更新38类标准模板，采购人员不得擅自删减“不可抗力、知识产权、保密、廉洁”四条红线条款。

6.2电子签章

合同金额≥10万须使用区块链电子签，签约时间、IP、坐标自动上链，防篡改。

6.3变更流程

变更≥10%金额或交期延迟≥15天，须重新履行评标程序，任何口头承诺无效。

第七章订单与跟单

7.1订单生成

系统根据合同自动生成PO，唯一二维码，供应商扫码回传“接受”后合同方生效。

7.2跟单节点

A类物料设“原材料—加工—测试—包装—发运”五节点，供应商每日16:00前上传照片及GPS位置，逾期黄灯预警，超3天红灯冻结新订单。

7.3运输保险

CIF条款下由供应商投保，一切险最低110%货值；FOB条款下由公司投保，采购中心统一购买年度保单，降低费率18%。

第八章验收与质检

8.1抽样方案

GB/T2828.1—2012，A类AQL1.0，B类AQL2.5，C类AQL4.0。

8.2不合格处理

退货：批不合格率＞AQL，整批退回，运费供应商承担。

让步