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进货查验与台账记录管理制度

为规范企业物资采购管理，强化供应链质量控制，保障采购物资符合质量标准与合规要求，实现采购过程可追溯、责任可界定，结合国家相关法律法规及企业实际经营需求，制定本制度。本制度适用于企业生产经营所需原材料、辅助材料、包装材料、设备零部件、办公用品及其他直接或间接用于生产经营活动的物资采购环节，涵盖供应商资质审核、到货查验、质量检验及台账记录全流程管理。

一、职责分工

（一）采购部门：负责供应商开发、筛选与日常管理，收集并初步审核供应商资质文件（包括但不限于营业执照、生产/经营许可证、产品质量认证证书、第三方检测报告等）；根据生产需求制定采购计划，签订采购合同并明确质量条款；组织到货验收，协调处理查验过程中发现的异常问题；配合质检部门完成抽样检验及不合格品追溯。

（二）质量检验部门：制定各类物资的查验标准与操作规范，明确外观、性能、安全等关键指标的检验要求；实施到货质量检验，出具检验报告并记录检验结果；对不合格物资提出处理建议（如退货、返工、降级使用等），监督不合格品的隔离与处置；定期分析检验数据，为供应商评估及采购标准优化提供依据。

（三）仓储管理部门：负责到货物资的接收、暂存与入库管理；核对送货单与采购订单的一致性（包括物资名称、规格、数量、批次等信息）；对待检物资进行分区存放，设置明显标识（如“待检区”“合格区”“不合格区”）；根据检验结果办理合格品入库手续，对不合格品进行隔离并配合后续处理。

（四）财务管理部门：依据采购合同、验收合格证明及完整台账记录办理付款手续；对未通过验收或台账记录不全的物资，暂停支付对应款项直至问题解决；参与供应商结算评审，将质量履约情况与付款条款挂钩。

（五）使用部门（生产、研发等）：在采购需求提报阶段明确物资的质量、规格及特殊要求（如环保标准、技术参数等）；参与关键物资的联合验收（如定制化零部件、高价值原材料）；反馈物资使用过程中发现的质量问题，协助追溯原因。

二、进货查验实施流程

（一）查验前准备

1.采购部门在物资到货前24小时，将采购订单、供应商资质文件（含最新有效期内的检验报告）、质量协议等资料同步至质检部门与仓储部门，确保各环节提前熟悉查验要求。

2.仓储部门根据物资特性准备查验场地（如常温库、冷库、危险品专用库等），配备必要的检测工具（如称重设备、温湿度记录仪、外观检测仪器等），确保查验环境符合物资存储条件。

3.质检部门根据物资类别调取对应的检验标准（国家标准、行业标准或企业内控标准），制定具体的检验方案（全检或抽样比例、关键检测项目等），并向查验人员进行技术交底。

（二）到货初步核对

1.物资到货后，仓储人员需当场核对送货单与采购订单的一致性，重点检查物资名称、规格型号、数量、生产批次、生产日期（或有效期）、供应商名称等信息。若发现信息不符，应立即通知采购部门确认，未经确认不得进入查验流程。

2.检查外包装完整性，观察是否存在破损、潮湿、污染、标识缺失等情况。对冷链物资（如生鲜原料、生物制剂），需核对运输过程中的温湿度记录（如温度记录仪数据、送货单中的温度交接记录），若运输温度超出允许范围，直接判定为不合格并启动异常处理程序。

3.对危险品（如化学试剂、易燃易爆材料），需检查包装是否符合安全规范（如防泄漏装置、警示标识），随货是否附有安全技术说明书（MSDS）及运输许可证，无相关文件的不得接收。

（三）质量检验实施

1.外观检验：对所有到货物资进行外观检查，包括但不限于颜色、尺寸、表面光洁度、标识清晰度（如产品名称、规格、生产厂家、执行标准、批号等）。对包装材料需检查印刷内容是否符合设计要求（如商标、文字、图案无错漏），对零部件需检查是否有变形、划痕、锈蚀等。

2.性能检验：根据检验方案进行抽样检测。对原材料（如化工原料、金属材料），需检测其理化指标（如纯度、密度、熔点、机械强度等）；对食品类物资（如原料、添加剂），需检测微生物指标（如菌落总数、大肠杆菌）、重金属含量等；对电子元器件，需测试电气性能（如电压、电流、电阻）。抽样比例按GB/T2828.1-2012《计数抽样检验程序》执行，特殊物资可根据合同约定提高抽样比例或全检。

3.合规性验证：核查物资是否符合国家强制标准（如3C认证、食品生产许可SC标志）、行业准入要求（如医疗器械注册证）及企业定制要求（如环保材料的RoHS认证）。对进口物资，需查验报关单、检验检疫证明、中文标签等文件。

（四）特殊物资查验要求

1.高风险物资（如直接接触食品的包装材料、药用原料）：除常规检验外，需增加安全性检测（如迁移物检测、毒性试验），必要时委托第三方检测机构出具报告。

2.首次合作供应商的物资：需进行小批量试检，