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办公费用报销制度及流程

办公费用报销适用于公司全体在职员工因履行工作职责产生的必要、合理且符合公司规定的费用支出，具体包括但不限于以下七类：日常办公耗材（如纸笔、打印纸、墨盒等低值易耗品）、差旅交通费（含市内外交通、住宿、餐饮补贴等）、会议活动费（会议场地租赁、资料印刷、嘉宾接待等）、通讯网络费（固定电话、移动通讯、宽带服务等）、办公设备维护费（电脑、打印机等固定资产的维修保养）、培训学习费（专业技能培训、资格认证考试等）、其他零星支出（经审批的临时采购、快递费等）。非因公务产生的个人消费、超标准支出及未按规定审批的费用，不予报销。

一、基本原则

1.真实性原则：报销人须提供与实际支出完全一致的合法票据及证明材料，严禁虚构交易、篡改票据金额或伪造凭证。

2.合理性原则：费用支出应符合业务实际需求，避免铺张浪费。财务部有权对明显超出常规标准或与业务无关的支出要求补充说明或拒绝报销。

3.时效性原则：费用发生后应于30个自然日内提交报销申请（跨年度费用须在次年1月31日前完成），逾期未提交且无合理说明的，不予受理。

4.预算控制原则：所有费用支出须在部门年度预算额度内执行，超预算或无预算的费用需提前提交《预算外费用申请单》，经总经理审批后方可报销。

二、审批权限

费用审批实行分级授权制度，具体权限如下：

-单笔金额≤5000元：部门负责人→财务主管审批；

-5000元＜单笔金额≤20000元：部门负责人→财务主管→分管副总审批；

-单笔金额＞20000元：部门负责人→财务主管→分管副总→总经理审批；

-部门负责人本人报销：由分管副总→财务主管→总经理审批（金额＞20000元时需加报董事长）；

-总经理本人报销：由董事长审批。

审批人需对费用的真实性、合理性及预算合规性进行审核，若发现异常应及时退回并要求补充说明。

三、报销标准与凭证要求

（一）日常办公耗材

1.采购流程：各部门每月25日前提交《办公耗材需求表》至行政部，行政部汇总后统一采购（单次采购≤2000元可由部门经审批后自行采购）。

2.报销凭证：需提供正规发票（含明细清单）、入库单（行政部签收确认）及《办公耗材需求表》（审批联）。

3.标准限制：人均月耗材费用不超过200元（技术研发部门可放宽至300元），超标准部分需部门负责人书面说明原因并经分管副总审批。

（二）差旅交通费

1.交通工具：

-高铁/动车：总监级及以上可乘坐商务座，其他员工限二等座；

-飞机：总监级及以上可乘坐经济舱（航程超4小时可申请商务舱），其他员工限经济舱（需提前说明选择飞机的必要性）；

-长途汽车/轮船：按实际票价报销（轮船限三等舱及以下）；

-市内交通：优先选择公共交通，确需打车的需在报销单中注明起止地点及事由，日均限额150元（一线城市200元）。

2.住宿费：

-北上广深及省会城市：总监级≤800元/晚，经理级≤500元/晚，普通员工≤300元/晚；

-其他城市：总监级≤600元/晚，经理级≤400元/晚，普通员工≤250元/晚；

-实际住宿低于标准的，按实际金额报销；超标准部分由个人承担（陪同客户或特殊会议需超标的，需提前邮件报备分管副总）。

3.餐饮补贴：

-出差地为省内：100元/天/人；

-出差地为省外：150元/天/人（含早餐30元、午餐50元、晚餐70元）；

-已由客户或会议主办方安排餐饮的，不再发放补贴。

4.报销凭证：需提供往返车票/机票（含电子行程单）、酒店发票（含入住离店时间）、打车票（需标注时间地点）及《出差审批单》（注明出差事由、行程安排）。

（三）会议活动费

1.预算管理：举办会议前需提交《会议活动预算表》，注明会议主题、参与人数、场地租赁、餐饮安排等细节，经部门负责人→分管副总审批后执行。

2.报销凭证：需提供场地租赁合同（或发票）、餐饮消费明细、签到表（需参会人签字）、照片（活动现场3张以上）及审批通过的《会议活动预算表》。

3.标准限制：人均会议费用（含场地、餐饮、资料）≤800元（大型年度会议可放宽至1200元），超出部分需总经理审批。

（四）通讯网络费

1.固定电话：按实际账单报销（需注明费用归属部门），禁止报销私人住宅电话费。

2.移动通讯：

-总监级及以上：400元/月；

-经理级：300元/月；

-普通员工：200元/月（需提供本人实名手机号账单，且话费使用需与工作相关，财务部每季度随机抽查通话记录）。

3.宽带服务：仅允许公司办公场所宽