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印章申请与使用流程管理办法

作为在行政岗位摸爬滚打了六七年的“老印章管理员”，我太清楚一枚公章背后的责任有多重了。记得刚接手那会儿，部门同事急着签合同，拿着空白纸来盖章，我慌慌张张翻制度却找不到依据，最后闹得双方都不愉快——这事儿让我彻底明白：规范的流程不是束缚，是保护。今天就结合这些年的实操经验，把咱们单位的印章申请与使用流程掰开了、揉碎了讲清楚，既让新手能快速上手，也让老同事们温故知新。

一、总则：为什么要定这套流程？

咱们单位的印章，小到部门章、财务章，大到公章、合同专用章，每一枚都是“责任的载体”。往小了说，盖错一个章可能导致文件失效；往大了说，若被别有用心的人滥用，可能引发法律纠纷，甚至损害单位信誉。所以这套流程的核心就三点：严控风险、明确权责、高效服务。

适用范围也得说清楚：本办法适用于单位所有正式印章（含电子印章），包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、部门业务章；临时性印章（如项目章）参照本办法执行，需单独备案。

二、申请流程：用印不是“盖个章”，是“走程序”

每次看到同事举着文件说“就盖个章”，我都得笑着提醒：“这‘盖个章’可不能马虎，流程走到哪儿了？”咱们的用印申请分三步：填单→审核→审批，环环相扣，缺一不可。

（一）第一步：填单——说清楚“用什么章、盖什么文件、为什么用”

所有用印必须先填《用印审批单》（电子版或纸质版均可），这是最基础的“入门券”。单子上要填啥？得把关键信息写全：用印人姓名及所属部门、用印日期（精确到日）、印章类型（比如“公章”还是“合同专用章”）、文件名称及份数（像“XX项目合作协议，共3份”）、用印用途（是对外签订合同？还是出具证明？）、文件原稿存放位置（纸质版在哪个文件夹，电子版发哪个邮箱）。

举个例子：上个月市场部小张要盖公章，填单时只写了“项目资料”，我让他重新填——“项目资料”太笼统了，得具体到“XX客户年度服务方案（终版）”，不然谁知道是不是空白页？

（二）第二步：审核——部门负责人先把第一道关

填完单子，得找用印人所在部门的负责人审核。审核啥？主要看两点：内容是否合规、文件是否定稿。比如行政部要盖一份“关于调整考勤制度的通知”，部门负责人得确认通知内容是否经过职工代表讨论，条款是否符合劳动法；如果是技术部的“技术方案”，得确认是不是最终版，有没有标注“终稿”字样——我就遇到过用印后又来改内容的，幸亏当时审核时发现文件没标终稿，及时拦住了。

特殊情况也得考虑：如果是跨部门联合用印（比如市场部和财务部一起签的合作协议），得让两个部门负责人都签字确认；如果是分支机构用印，还得附上分支机构负责人的初审意见——去年有个分公司急着签供应商合同，没走总部分管领导审核就填单，被我退回去了：“你们分公司章虽然独立，但涉及50万以上合同，总部分管领导得把关。”

（三）第三步：审批——按权限找对人签字

审核通过后，审批环节就得看“用印的重要程度”了，不同的章、不同的文件，审批人不一样：

①普通文件用印（比如部门内部通知、员工收入证明）：部门负责人审核后，由行政部印章管理员直接审批——但得留个心眼，收入证明得核对人事系统数据，避免员工私自多开金额。

②合同/协议类用印（单笔金额50万以下）：除了部门负责人审核，还得经法务部复核（看条款有没有法律风险），然后由分管业务的副总审批。

③重大事项用印（比如50万以上合同、对外担保、变更单位名称的文件）：必须经总经理审批，有的还得通过董事会决议——前年有个战略合作协议涉及200万，我特意盯着申请人找齐了董事会决议和总经理签字，结果后来真派上用场了：对方公司质疑协议效力，我们直接甩出全套审批记录，对方立马认账。

划重点：电子印章的申请流程和实体章一样，但多了一步“数字签名验证”——用印人得先用自己的账号登录电子印章系统，系统自动匹配审批流程，走完才能生成电子签章。

三、使用规范：“盖下去”前，这些细节必须确认

就算审批单填好了、领导签完字了，真正盖章前我还得“啰嗦”几句，因为这是最后一道防线。

（一）核对“三要素”：人、单、文是否一致

拿到审批单，我首先会核对：用印人是不是填单人？有时候会有同事帮别人代盖，这时候得让代盖人出示填单人的授权书——去年有个实习生帮同事代盖离职证明，结果填单人根本没申请，要不是我核对了姓名，差点就盖错了。

然后核对审批单和文件内容：文件标题、编号、关键条款（比如合同金额、期限）必须和审批单描述一致。有次财务部拿了份“设备采购合同”来盖章，审批单写的是“20万”，但合同里是“25万”，我当场扣下，让他们找领导重新审批——金额变了，审批权限也得变。

最后核对文件是否“可盖”：文件不能有涂改（如果有修改，必须在修改处加盖“校对章”或手写签字）；复印件用印得标注“与原件一致”并由提供人签字；空白纸绝对不能盖——我刚入职时犯过这