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行业采购审批单流程与费用管控工具

一、适用场景与价值

本工具适用于各类企业（如制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理场景，涵盖办公用品、生产原材料、设备采购、服务外包等类型。通过标准化审批流程和费用管控机制，可实现以下价值：

规范采购行为，避免流程随意性；

明确各环节责任，减少推诿扯皮；

实时跟踪采购预算执行，防止超支；

提升采购效率，缩短审批周期；

强化费用透明度，降低廉政风险。

二、全流程操作指引

1.采购需求发起

操作主体：采购需求部门（如行政部、生产部、市场部）申请人

操作内容：

根据部门实际需求（如办公用品补仓、生产原料采购），填写《采购审批单》，明确采购项目名称、规格型号、数量、预估单价、总价、采购理由及紧急程度；

附件准备：需附上至少2家供应商的报价单（或比价记录）、需求说明书（如技术参数、质量要求），若为常规采购（如月度固定办公用品），可提供长期合作协议报价单；

提交审批：通过OA系统或线下将审批单及附件提交至部门负责人审核。

关键点：预估单价需参考历史采购价格或市场均价，严禁虚高报价；紧急采购需标注“紧急”并说明原因（如生产停工待料）。

2.部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政主管）

操作内容：

核查采购需求的合理性：是否符合部门工作计划、是否属于必要采购（如非紧急物品避免重复申领）；

确认预算匹配度：对照部门年度/季度预算，检查采购金额是否在预算额度内，超预算需注明“超预算”并说明理由；

审批通过后，流转至财务部门复核；若不通过，注明原因退回申请人调整。

关键点：部门负责人对需求的真实性和预算合规性负直接责任。

3.财务部门复核

操作主体：财务部专员/主管

操作内容：

审核采购预算：对照公司总预算及部门预算剩余额度，确认采购金额是否符合预算规定；

核查价格合理性：对比历史采购数据、市场行情或供应商报价，判断预估单价是否合理，对明显偏离市场价的（如高于10%）要求补充说明；

审核附件完整性：检查报价单、需求说明等附件是否齐全，内容是否清晰；

复核通过后，根据采购金额分级流转至对应领导审批；若不通过，注明问题点（如“超预算未说明”“价格异常”）退回需求部门。

关键点：财务部重点关注预算执行与价格公允性，避免资金浪费。

4.分级审批决策

操作主体：分管领导/总经理（根据采购金额划分权限）

审批权限示例（企业可根据规模调整）：

金额≤5000元：分管领导审批；

5000元＜金额≤20000元：分管领导+总经理双审批；

金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议。

操作内容：

分管领导：重点审核采购项目的必要性、与业务目标的关联性；

总经理：从公司整体战略、成本控制角度审批大额或重要采购；

集体审议：由各部门负责人参与，讨论采购方案的合理性、供应商选择的合规性，形成会议纪要作为审批依据。

关键点：审批需在2个工作日内完成，紧急采购可启动“绿色通道”，但事后需补签审批手续。

5.采购执行与合同签订

操作主体：采购部门（如采购部、行政部）

操作内容：

根据审批通过的《采购审批单》，选择合格供应商（优先选择长期合作供应商或通过招标确定）；

签订采购合同：明确双方权利义务、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（若有）审核；

下达采购订单：向供应商发出正式订单，同步跟踪生产/备货进度，保证按时交付。

关键点：禁止未经审批擅自采购，合同需留存原件扫描件归档。

6.费用结算与报销

操作主体：采购部门、财务部

操作内容：

供应商交付货物/服务后，需求部门验收并填写《验收单》（注明数量、质量、是否符合要求），验收人签字确认；

采购部门凭《采购审批单》《验收单》《采购合同》及供应商发票，提交财务部报销；

财务部审核票据：核对发票信息（名称、税号、金额）与审批单、合同、验收单是否一致，无误后安排付款；

报销时限：采购完成后10个工作日内提交，逾期需说明原因并经总经理特批。

关键点：验收不合格的货物，需及时联系供应商退换货，暂停付款流程。

7.资料归档

操作主体：采购部门、档案管理员

操作内容：

将《采购审批单》《验收单》《采购合同》、发票复印件、供应商报价单等资料整理成册，按“采购日期+项目名称”编号；

电子档存入公司管理系统，纸质档按年度移交档案室保存，保存期限不少于3年。

关键点：资料归档保证可追溯，便于后续审计或查询。

三、采购审批单模板

公司采购审批单

申请单号

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

紧急程度（□普通□紧急）

采购项目详情

项目名称

规格型号

单位

采购理由

附件清单

□报价单（2家以上）□需求说明书□合同草案□其他：______

审批流程

审核人

职务

需求部门审核

财务复核

分管领导审批

总经理审批

验收确认

验收人

验收日期

归档说明