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机关单位文件归档工作规范

引言

机关单位文件归档工作是机关行政管理的重要基础，是维护机关历史真实面貌、保障工作连续性和可追溯性的关键环节。做好此项工作，对于规范管理、提高效率、留存历史、服务决策具有不可替代的作用。本规范旨在明确机关单位文件归档的基本原则、范围、流程及要求，以期为各单位提供切实可行的操作指引，促进归档工作的制度化、规范化和科学化。

一、归档范围与归档时限

（一）归档范围的确定

机关单位在各项职能活动中形成的，具有查考利用价值、对国家和社会具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。具体包括但不限于：

1.决策部署类：包括本单位制定的方针政策、发展规划、年度计划、工作总结、重要会议纪要、领导讲话、请示与批复等。

2.行政管理类：包括机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、财务预决算、资产管理、审计监察、安全保卫、后勤保障等方面的文件材料。

3.业务工作类：包括本单位核心业务开展过程中形成的各类请示、报告、通知、函件、合同协议、调查研究报告、统计报表、成果材料等。

4.外部来文类：包括上级机关下发的需要贯彻执行的文件、同级单位及下级单位报送的重要文件材料。

5.声像及实物类：包括反映本单位重要活动、重大事件的照片、录音、录像，以及具有纪念意义的奖杯、奖牌、印章等实物。

6.其他具有保存价值的文件材料。

各单位应结合自身职能特点，制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并报上级档案管理部门备案。

（二）归档时限要求

1.年度归档：日常工作中形成的文书类文件材料，一般应在次年上半年内完成整理归档工作。

2.专项归档：专项工作、重点工程或重大活动形成的文件材料，应在该项目完成后三个月内整理归档。

3.即时归档：对于一些时效性强、重要性高或具有永久保存价值的文件材料，应随时形成、随时整理、及时归档。

4.人员变动归档：工作人员调离岗位或退休时，应将其承办、保管的所有应归档文件材料整理完毕后，办理交接手续，不得擅自带离或销毁。

二、文件材料的收集与整理

（一）收集原则与要求

文件材料的收集是归档工作的起点，应遵循“齐全完整、及时准确、规范有序”的原则。

1.齐全完整：确保应归档的文件材料（包括正件、附件、定稿、修改稿、重要的分发稿等）收集齐全，避免残缺遗漏。

2.及时准确：文件材料形成后，承办人应及时将其交本单位档案管理人员或指定的兼职档案员，确保信息的准确性和时效性。

3.规范有序：收集过程中，注意区分文件的不同类型和载体，保持文件之间的有机联系。

（二）整理方法与步骤

文件材料的整理是归档工作的核心环节，应按照《归档文件整理规则》及相关标准进行。

1.组件：将每份文件的正本与定稿、正文与附件、转发件与被转发件、原件与复制件等组合在一起，作为一个基本归档单位（件）。

2.分类：依据本单位制定的分类方案，对归档文件进行分类。常用的分类方法有年度-机构（问题）-保管期限等。

3.排列：在同一分类项内，按照文件形成时间或事由的逻辑关系进行系统排列。

4.编号：对排列好的归档文件逐件编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码和件号。

5.编目：编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。目录应规范清晰，便于检索。

6.装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。不同保管期限的文件一般不应混装一盒。

三、归档文件的移交与接收

（一）移交程序

各部门或承办人整理完毕的归档文件，应在规定时限内向本单位档案管理部门或档案工作人员办理移交手续。

1.编制移交清册：移交前应编制《档案移交清册》，列明移交档案的案卷（件）数、起止年度、保管期限、卷内文件份数等内容，并由移交部门负责人和经办人签字。

2.办理交接手续：档案管理部门接收人员应对移交的档案进行认真核对、检查，确认无误后，双方在《档案移交清册》上签字盖章，并各执一份备查。

（二）接收要求

档案管理部门在接收归档文件时，应重点检查以下内容：

1.文件材料是否齐全、完整，符合归档范围要求。

2.文件整理是否规范，组件、分类、排列、编号、编目、装盒是否符合规定。

3.保管期限划分是否准确。

4.移交手续是否完备。

对不符合要求的，应退回移交部门重新整理。

四、归档文件的保管与利用

（一）科学保管

档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保归档文件的安全与完整。

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

2.日常管理：定期对档案进行清点核对，做好温湿度调控、清洁卫生和安全检查工作。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。