会议记录及后续跟进工作表.docVIP

会议记录及后续跟进工作表：高效协作与任务落地工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类需要多人协作、明确任务及后续跟进的工作会议，包括但不限于：

项目启动会、周例会、阶段复盘会

跨部门协调会、需求对接会

客户沟通会、方案研讨会

临时问题解决会、工作部署会

通过结构化记录会议内容并跟进行动项，保证会议成果有效落地，避免责任不清、任务遗漏等问题，提升团队协作效率。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确目标与分工

确定会议核心目标：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目方案细节”“明确跨部门协作流程”），避免议题发散。

准备会议资料：提前向参会人同步会议背景、议题、相关材料（如项目文档、数据报表），保证参会人对讨论内容有基本知晓。

分配记录角色：指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，重点记录“讨论结论”“行动项”“负责人”“截止时间”等关键信息。

（二）会中记录：聚焦核心信息

记录会议基本信息：准确填写会议名称、时间、地点、主持人、参会人（含缺席人员及原因）、记录人等基础信息（模板详见“表格模板”部分）。

逐项记录议题与讨论内容：按会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点，包括不同参会人的主要观点、争议焦点及最终结论（避免记录冗余发言，提炼关键信息）。

明确行动项与责任人：对会议中确定的待办任务，需逐条记录“任务描述”“负责人”“配合人（若有）”“截止时间”“优先级”（如高/中/低），保证“任务-人-时间”三要素清晰。

确认决议与待办事项：会议结束前，主持人需带领参会人共同回顾会议记录，特别是行动项的准确性，避免信息遗漏或理解偏差。

（三）会后整理：同步信息与启动跟进

24小时内完善记录：记录人根据会议讨论内容，整理并补充会议记录，保证语言简洁、逻辑清晰，重点标注行动项。整理完成后发送给主持人及参会人核对，确认无误后定稿。

同步分发会议记录：通过邮件、团队协作工具（如企业钉钉群）等渠道，将定稿会议记录同步给所有相关人员（含需知晓会议内容的非参会人）。

创建跟进清单：以会议记录中的行动项为基础，单独创建“跟进清单”，明确各任务的当前状态（如“待开始”“进行中”“已完成”“需延期”），并设置跟进节点（如每周更新进度）。

（四）跟进执行：动态跟进与闭环管理

责任主体主动推进：各行动项负责人需按截止时间推进任务，遇到问题及时反馈（如需延期，需提前说明原因及新的完成时间）。

定期跟进与提醒：记录人或会议组织者需按跟进节点（如每周例会前）同步各任务进展，对逾期或即将到期的任务提前提醒负责人。

闭环反馈与复盘：任务完成后，负责人需在跟进清单中更新“完成情况”，并附上相关成果（如文档、数据）；对于未完成的任务，需在下次会议中说明原因，调整计划或重新分配资源。

三、表格模板

会议记录及后续跟进表

会议基本信息

会议名称

例：“项目Q3启动会”

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:mm-HH:mm

会议地点

线上会议室/办公室301室

主持人

（姓名）

参会人

（姓名1）、（姓名2）、（姓名3）（含缺席人员及原因：（姓名4）-临时出差）

记录人

（姓名）

会议议程与讨论记录

议题1：项目目标拆解

讨论内容：（姓名1）提出需将Q3目标拆解为3个核心模块，每个模块明确KPI；（姓名2）补充需考虑资源分配问题。关键结论：按“模块-KPI-负责人”拆解目标，本周内完成拆解方案。

议题2：跨部门协作流程

讨论内容：当前存在需求响应滞后问题，（姓名3）建议建立需求提报-审核-对接-反馈的标准化流程。关键结论：由（姓名2）牵头，3个工作日内输出流程初稿，组织跨部门评审。

……（根据实际议题数量增减）

决议与行动项

序号

任务描述

1

输出Q3项目目标拆解方案（含模块、KPI、负责人）

2

制定跨部门协作流程初稿，组织评审

3

整理会议决议，同步给各部门负责人

……（根据实际行动项数量增减）

后续跟进记录

跟进时间

跟进内容

YYYY-MM-DD

同步（姓名1）目标拆解方案进度，已完成80%，待确认KPI指标合理性

YYYY-MM-DD

提醒（姓名2）跨部门流程初稿截止时间，当前完成60%

……（根据跟进情况实时更新）

四、使用要点提示

记录的及时性与准确性：会后24小时内完成记录整理，避免信息遗漏；行动项需明确“做什么、谁来做、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“X月X日前完成”）。

跟进的主动性与闭环：跟进人需主动跟进任务进展，而非等待负责人反馈；任务完成后需在跟进清单中标注“已完成”，并同步成果，保证“事事有回音、件件有着落”。

信息的保密与同步：涉及敏感信息的会议（如未公开的项目计划、人员调整），需注意保密；会议记录需同步至所有相关方，避免信息差导致协作障碍。

定期复盘与优化：每月可对会议记录及跟进情况进行复盘，分析任务延期