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制造企业物料采购及供应商管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司物料采购行为，降低采购成本，确保物料质量，保障生产经营活动的持续稳定进行，并建立与优化供应商管理体系，实现与优秀供应商的长期战略合作，特制定本办法。本办法依据国家相关法律法规及公司内部管理制度制定。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有生产性物料、辅助性物料、设备备件及其他与生产经营相关物料的采购活动，以及所有为公司提供上述物料的供应商的管理。公司内各相关部门及员工在进行物料采购和供应商管理时，均须遵守本办法。

第三条基本原则

物料采购及供应商管理应遵循以下基本原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，优先选择质量稳定可靠的物料和供应商。

3.成本效益原则：通过科学的采购策略和供应商管理，力求以最合理的成本获取最佳的物料价值和服务。

4.公平公正公开原则：在供应商选择、询价、评标等环节，坚持标准统一、程序规范、过程透明。

5.战略合作原则：积极培育和发展与核心供应商的长期稳定合作关系，实现互利共赢。

第二章物料采购管理

第四条采购需求与计划

1.需求提报：生产部门根据生产计划、库存状况及工艺要求，定期提报物料采购需求，明确物料名称、规格型号、质量标准、数量、交货期等信息，并经部门负责人审核。

2.采购计划编制：采购部门汇总各部门采购需求，结合库存控制策略、市场供应情况及公司资金状况，编制月度、季度或年度采购计划，报相关领导审批后执行。采购计划应具有前瞻性和可调整性。

第五条供应商选择与询价

1.供应商库调用：采购活动原则上应从公司合格供应商库中选择供应商。对于新物料或现有供应商无法满足需求的情况，需按规定程序开发新供应商。

2.询价方式：根据采购物料的特性、金额及市场情况，可采取询比价、招标等方式。对于常规、小额物料，可采用询比价方式，原则上应向不少于三家合格供应商进行询价；对于大额、重要或战略物料，应考虑采用招标方式，以确保采购的竞争性和经济性。

3.询价文件：询价或招标文件应清晰列明物料需求、质量标准、交货要求、付款条件、合同主要条款及评标标准等。

第六条采购合同管理

1.合同签订：采购部门根据询价结果或招标结论，与选定的供应商签订书面采购合同。合同内容应包括但不限于：物料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

2.合同审批：采购合同需按照公司合同审批流程进行审核与批准。对于重大采购合同，应有法务部门参与审核。

3.合同履行跟踪：采购部门负责对合同履行情况进行跟踪，确保供应商按合同约定提供物料和服务。

第七条订单下达与执行

1.订单下达：采购合同签订后，或根据经审批的采购计划及询价结果，采购部门向供应商下达正式采购订单，明确具体的交货批次、数量和时间。

2.订单跟踪：采购人员应对订单执行过程进行动态跟踪，及时与供应商沟通生产进度、发货情况，确保物料按期到货。对可能出现的交付延迟风险，应及时预警并采取应对措施。

第八条物料接收与检验

1.物料接收：仓库部门根据采购订单和供应商送货单，对到货物料进行数量清点和外观检查，确认无误后办理接收手续。

2.质量检验：质量管理部门（或相关使用部门）依据采购合同、质量标准及检验规范，对到货物料进行质量检验或验证。检验合格后方可入库；检验不合格的，由采购部门负责与供应商协商处理（如退货、换货、让步接收等）。

第九条付款结算

财务部门根据采购合同、经审核的采购订单、入库单、检验合格证明及发票等凭证，按照约定的付款方式和期限办理付款结算手续。

第三章供应商管理

第十条供应商寻源与开发

1.寻源渠道：通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、供应商自荐等多种渠道搜集潜在供应商信息。

2.初步筛选：对潜在供应商的基本资质、生产能力、质量体系、供货历史、商业信誉等进行初步评估和筛选。

3.实地考察与审核：对重要或拟发展为长期合作的潜在供应商，应由采购部门牵头，会同质量、技术等相关部门进行实地考察，评估其生产条件、技术水平、质量控制能力、管理水平及社会责任表现等，并形成考察报告。

第十一条供应商准入与评估

1.准入申请：潜在供应商需提交准入申请及相关证明材料，如营业执照、生产许可证、质量认证证书、产品检验报告、财务状况资料等。

2.综合评估：采购部门组织相关部门（如质量、技术、生产）对申请准入的供应商进行综合评估，评估内容包括但不限于其质量保证能力、生产供应能力、成本竞争力、技术实力、商业信誉、售后服务等。

3.准入审批：根据综合评估结果