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财务报销审批流程标准化作业指导书

一、适用范围与典型场景

本指导书适用于公司各部门员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公、业务出差、项目执行等典型场景，包括但不限于：

办公用品采购、通讯费、交通费等日常运营支出；

因公出差产生的住宿、交通、餐饮等差旅费用；

市场推广、客户接待等业务活动相关支出；

项目实施过程中发生的直接费用（需结合项目预算另行审批）。

二、标准化操作流程详解

（一）费用发生前：预算与申请确认

预算核对：申请人需确认所申请费用是否在部门年度预算范围内，超预算项目需提前提交《预算调整申请表》，经分管领导*审批通过后方可发生。

事前审批（如需）：单笔费用超过5000元（含）或涉及大额采购（如固定资产、批量办公用品等），需提前填写《大额费用事前审批单》，注明费用用途、预计金额、供应商信息等，经部门经理及分管领导签字确认后，方可执行。

（二）费用发生后：原始凭证整理

凭证收集：申请人需在费用发生后5个工作日内，整理合法、合规的消费凭证，包括但不限于：

消费凭证（如电子支付记录、POS机小票、加盖公章的费用明细单等）；

支持性文件（如出差行程单、会议通知、采购合同、验收单等）；

多人共同消费的，需注明费用分摊标准及各分摊人签字确认。

凭证规范：消费凭证需真实、完整，抬头为公司全称，不得涂改、伪造；电子凭证需打印并加盖经办人*私章，注明“与原件一致”。

（三）报销单填写与提交

填写规范：登录公司财务系统，填写《费用报销单》，需准确填写以下信息：

基本信息：申请人姓名*、所属部门、报销日期、费用归属项目（如适用）；

费用明细：按费用类别（如交通费、住宿费、办公费等）分项填写，注明费用发生日期、事由、金额、消费凭证张数；

附件清单：系统自动附件清单，与实际提交附件保持一致。

提交审核：填写完成后，打印《费用报销单》并签字，连同原始凭证一并提交至部门审核人*（一般为部门经理或指定负责人）。

（四）部门初审

审核内容：部门审核人*需重点核对以下事项：

报销事由是否真实、与工作相关；

费用是否在部门预算范围内，超预算部分是否有审批手续；

报销单填写是否完整、规范，附件是否齐全、合规；

费用标准是否符合公司规定（如出差住宿标准、交通补贴标准等）。

审核结果处理：

审核通过：在报销单“部门审核”栏签字，并注明“同意”，提交至财务部；

审核不通过：注明退回原因（如“附件不全”“事由不符”等），退回申请人*补充或修改。

（五）财务部复审

审核内容：财务专员*收到报销单后，1个工作日内完成复审，重点核对：

原始凭证的真实性、合法性（如消费凭证是否为合规票据，印章是否清晰等）；

报销金额与附件是否一致，计算是否准确；

费用归属是否正确，项目费用是否与预算匹配；

审批流程是否完整（部门审核、事前审批等环节是否齐全）。

审核结果处理：

审核通过：在报销单“财务审核”栏签字，并根据审批权限流转至相应领导；

审核不通过：注明退回原因（如“金额计算错误”“凭证无效”等），退回申请人*重新处理。

（六）领导审批

根据费用金额及类型，按以下权限分级审批：

费用金额

审批人

5000元（含）以下

部门经理*

5000-20000元（含）

分管领导*

20000元以上

总经理*

审批人*需在收到报销单后2个工作日内完成审批，重点审核费用合理性、必要性及是否符合公司战略目标。审批通过后，在对应审批栏签字；审批不通过的，注明意见并退回财务部。

（七）出纳付款

付款准备：出纳*收到审批完成的报销单后，核对报销单与审批流程是否完整，确认无误后，通过银行转账或备用金方式付款。

付款时限：

银行转账：需在1个工作日内完成，付款账户信息为公司对公账户，原则上不支付现金；

备用金：申请人*需提前填写《备用金借款单》，经审批后领取，报销时多退少补。

回执确认：付款完成后，出纳在报销单“出纳付款”栏签字，并将银行回单或收款凭证交予申请人确认。

（八）账务处理与归档

账务登记：财务专员在收到出纳传递的报销单及相关凭证后，1个工作日内完成账务处理，录入财务系统，保证账实一致。

资料归档：每月结束后，财务部将当月报销单、原始凭证、审批文件等整理成册，按编号顺序归档，保存期限不少于5年。

三、费用报销单模板及填写规范

《费用报销单》模板

基本信息

申请人姓名*

所属部门

报销日期

费用归属项目

费用明细

费用类别

发生日期

（如：交通费）

YYYY-MM-DD

（如：住宿费）

YYYY-MM-DD

（如：办公费）

YYYY-MM-DD

合计金额

大写：_____________小写：_____________

附件清单

1.消费凭证______张2.支持性文件______张

审批意见

部门审核：_________签字：_________日期：_________

财务审核：_