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行业通用商务合同审核与签订流程工具模板
一、适用业务场景
本流程适用于各类企业及组织间开展的商务合作场景，包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同（如咨询、技术服务、物流等）、项目合作合同（如联合研发、工程建设）、租赁合同（场地、设备）、知识产权许可合同等。通过标准化审核与签订流程，可保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范合作风险，保障双方权益。
二、全流程操作指南
1.需求发起与合同起草
操作内容：
业务部门根据合作需求（如客户订单、项目立项、供应商合作意向），明确合同核心要素：合作双方主体信息、合同标的（货物/服务/项目内容、规格标准）、合作期限、价款及支付方式、交付/验收标准、违约责任、争议解决方式等。
由业务经理*牵头，组织相关人员（如技术支持、项目负责人）起草合同初稿，使用企业标准合同模板（无模板时参考行业通用范本），保证条款表述准确、无歧义。
责任方：业务部门（业务经理、业务专员）
关键输出：《合同初稿》《合作需求说明书》（含核心商务条款）
时限要求：需求确认后1-3个工作日内完成初稿起草
2.内部多部门审核
操作内容：
业务部门初审：业务经理*核对合同初稿与需求一致性，检查标的、数量、价款等核心商务条款是否准确，保证合作目标与公司业务规划匹配。
法务部门审核：法务专员*重点审核合同法律效力，包括：主体资格（企业营业执照、授权委托书等资质文件有效性）、条款合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式（如约定管辖法院是否明确）等，对法律风险点提出修改意见。
财务部门审核：财务主管*审核合同中的财务条款，包括：价款构成是否清晰、支付方式与公司财务制度是否冲突（如预付款比例、发票开具要求）、税务处理合规性、成本预算与资金安排是否合理，避免财务风险。
其他部门审核：涉及技术、生产、采购等专项内容时，需对应部门负责人*审核技术可行性、交付能力、供应链保障等条款。
责任方：业务部门、法务部门、财务部门、相关专项部门
关键输出：各部门审核意见表（含修改建议及确认签字）
时限要求：各部门审核不超过2个工作日，总审核时限不超过5个工作日
3.外部谈判与条款确认
操作内容：
业务部门根据内部审核意见修改合同初稿，形成《合同谈判稿》，与合作对方（如客户、供应商）进行条款协商。
谈判重点聚焦争议条款（如价格调整机制、违约赔偿金额、保密范围等），双方达成一致后形成《合同终稿》，由双方授权代表签字确认（需提供授权委托书，明确授权范围）。
责任方：业务部门（业务经理*）、对方授权代表
关键输出：《合同终稿》《对方授权委托书》《谈判纪要》（记录关键条款协商过程）
时限要求：根据谈判复杂程度，一般为3-7个工作日
4.最终审批与签署
操作内容：
内部审批：业务部门将《合同终稿》及审核意见、谈判纪要等材料提交至公司管理层（如分管副总、总经理）进行最终审批。审批权限根据合同金额及重要性分级（例如：金额10万元以下由部门总监审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理*审批）。
签署盖章：审批通过后，由法定代表人*或授权代表（需持有《授权委托书》）在合同上签字并加盖公司公章/合同专用章；若对方为自然人，需核对证件号码信息并由本人签字。
责任方：管理层（分管副总/总经理）、法定代表人*/授权代表、行政部门（盖章）
关键输出：签署完成的正式合同（一式X份，双方各执X份，存档X份）
时限要求：审批不超过2个工作日，签署完成后1个工作日内完成盖章
5.合同归档与执行跟踪
操作内容：
归档管理：行政部门*在合同签署后3个工作日内，将合同正本、审核意见、谈判纪要、授权委托书等材料整理归档，建立《合同台账》（记录合同编号、双方主体、签订日期、金额、履行期限、归档编号等信息），保证档案完整、可追溯。
执行跟踪：业务部门*作为合同执行主体，按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同时跟踪对方履约情况（如验收、付款），定期向管理层汇报合同履行进度（月度/季度），对履约异常（如延迟付款、质量不达标）及时启动争议解决机制。
责任方：行政部门、业务部门
关键输出：《合同台账》《合同履行跟踪报告》
时限要求：归档时限3个工作日，跟踪报告按周期提交
三、流程执行工具表
1.商务合同审核流程表
阶段
步骤
责任部门/人员
核心操作内容
输出成果
时限参考
需求发起
需求确认与起草
业务部门（业务经理*）
明确合作需求，起草合同初稿，核对核心商务条款
《合同初稿》《合作需求说明书》
1-3个工作日
内部审核
业务初审
业务部门（业务经理*）
检查条款与需求一致性，确认商务目标匹配
《业务部门审核意见》
1个工作日
法务审核
法务部门（法务专员*）
审核法律效力、主体资格、条款合法性、风险点
《法务部门审核意见》
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