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合同审核流程标准化工具集

一、适用范围

本工具集适用于公司各类业务合同的审核管理，包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、合作协议、保密协议等。涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、采购部及公司管理层，旨在通过标准化流程降低合同风险，提升审核效率，保障公司合法权益。

二、操作流程

（一）合同接收与登记

责任主体：行政部/法务部（根据公司制度确定）

操作内容：

收到合同文本后，核对合同基本信息是否完整，包括合同名称、签约主体、合同金额、签订日期、主要条款概述等；

若信息缺失或格式不规范，及时联系业务发起部门补充完善；

为合同分配唯一编号（格式：年份-部门-序号，如“2024-业务-001”），在《合同管理台账》中登记收件日期、合同名称、发起部门、联系人等信息。

输出成果：《合同管理台账》（初始登记）

（二）业务部门初审

责任主体：业务部门负责人及经办人

操作内容：

主体资格审查：核实签约对方是否具备合法签约资格（如营业执照、相关资质证书复印件等），保证主体信息与合同一致；

业务条款审核：检查合同标的、数量、质量、履行期限、交付方式、验收标准等业务内容是否符合实际需求，是否存在歧义；

商业条款核对：确认合同金额、定价依据、付款方式、开票信息等与商务洽谈结果一致，避免金额计算错误或付款条件不合理；

风险初步评估：识别合同中可能存在的业务风险（如履约能力不足、市场波动影响等），提出初步处理建议。

输出成果：《合同审核意见表》（业务部门填写初审意见，签字确认）

（三）法务部门复审

责任主体：法务专员/法务经理

操作内容：

法律合规性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，避免违法条款；

权利义务对等性审查：审核双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方面加重公司责任或排除对方主要义务的条款；

风险条款细化：重点关注违约责任、争议解决方式、不可抗力、知识产权、保密条款等核心条款，保证表述清晰、责任可追溯；

文字表述规范：修正合同中的模糊用语、歧义表述，保证条款无逻辑漏洞，语言严谨。

输出成果：《合同审核意见表》（法务部门填写复审意见，标注修改建议及法律风险提示）

（四）财务部门审核

责任主体：财务专员/财务经理

操作内容：

金额与支付条款审核：复核合同总金额、分阶段付款金额、支付节点是否准确，与财务预算、成本核算逻辑一致；

税费与发票条款：确认税费承担方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间及合规性要求；

资金流风险评估：评估付款安排对公司现金流的影响，保证支付条件与履约进度匹配，避免资金占用风险；

财务相关条款完善：如涉及保证金、质保金、违约金等，明确金额、支付方式及返还条件。

输出成果：《合同审核意见表》（财务部门填写审核意见，签字确认）

（五）终审与签署

责任主体：公司管理层（如总经理/分管副总）

操作内容：

汇总业务、法务、财务部门的审核意见，对存在争议的条款组织协调沟通，达成一致；

从公司整体战略、重大风险控制角度进行最终决策，确认合同内容符合公司利益；

审批通过后，在《合同审批单》上签署终审意见，明确签署权限（如法定代表人授权代表签署）；

监督合同签署过程，保证双方签字、盖章（公章/合同专用章）规范，签署日期与合同生效条件一致。

输出成果：《合同审批单》（终审签署完成）、签署生效的合同文本

（六）合同归档

责任主体：行政部/档案管理员

操作内容：

收集合同正本、审批文件（含各审核环节的《合同审核意见表》《合同审批单》）、补充协议、附件等完整资料；

按合同编号分类整理，扫描电子版存档，保证纸质版与电子版内容一致；

在《合同管理台账》中更新归档日期、存放位置、借阅记录等信息；

设定档案保管期限（一般为合同履行完毕后5-10年），到期按规定处理。

输出成果：完整合同档案（纸质+电子）、《合同管理台账》（归档信息更新）

三、工具模板

模板一：合同管理台账

合同编号

合同名称

签约主体

合同金额（元）

签订日期

发起部门

经办人

联系方式

审批状态

收件日期

归档日期

存放位置

2024-业务-001

项目采购合同

A公司

500,000

2024-03-15

市场部

*经理

5678

已归档

2024-03-16

2024-03-25

档案室-01

模板二：合同审核意见表

合同编号

合同名称

审核环节

□业务初审□法务复审□财务审核

审核人

审核日期

2024-业务-001

项目采购合同

法务复审

*律师

2024-03-18

审核意见：

1.第3.2条“验收标准”表述模糊，建议补充具体技术参数及验收流程；2.第5条“违约责任”中，需明确逾期付款的违约金计算标准（建议按日万分之五）；3.建议增加“争议解决方式为甲方所在地人民法院管辖”条款。

修改情况说明：

业务部门已补充验收