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供应链管理采购订单审查清单

适用场景与价值

本清单适用于企业采购部门、供应链管理团队及相关部门对采购订单进行全面审查的场景，包括但不限于：

新供应商首次合作订单的合规性审核；

常规采购订单的流程与信息完整性核查；

大额/关键物料采购订单的风险评估；

供应商信息变更、交货期调整等特殊订单的专项审查。

通过标准化审查流程，可有效防范采购风险、保证订单信息准确、优化供应链协同效率，为后续执行与验收奠定基础。

采购订单审查全流程操作指南

一、审查前：资料准备与明确审查要点

收集完整资料

获取采购订单（PO）原件及附件（如采购合同、供应商报价单、技术规格书、需求申请单等）；

确认供应商最新资质文件（营业执照、相关行业资质认证、质量体系认证等，保证在有效期内）；

调取历史合作记录（如过往交货准时率、质量合格率、付款履约情况等）。

明确审查标准

根据企业《采购管理制度》《供应商管理办法》及具体采购需求，制定本次审查的核心关注点（如价格是否超预算、交货期是否满足生产计划等）。

二、初步审查：订单基础信息核对

订单基本信息完整性

核对订单号、创建日期、需求部门、申请人等字段是否填写完整，无遗漏；

确认订单版本号（如为修订订单，需检查修订说明及审批记录）。

供应商信息准确性

验证供应商名称、统一社会信用代码、开户银行、账号等信息是否与主数据库一致，避免供应商冒用或信息变更未同步；

检查供应商联系人及联系方式是否有效，保证后续沟通顺畅。

需求与采购依据匹配性

对照《需求申请单》，确认采购物料/服务的名称、规格型号、数量、技术参数等是否与需求一致；

核对采购项目是否属于年度采购计划或临时采购审批范围，保证采购行为合规。

三、详细审查：核心条款与合规性核查

价格与付款条款

单价与总价：对比供应商报价单及合同，确认订单单价、总价（含税/不含税）是否一致，是否在预算范围内；

付款方式：检查付款条件（如预付款比例、到货付款、验收后付款等）是否符合企业财务制度，是否与合同约定一致；

费用承担：明确运输费、保险费、装卸费等附加费用的承担方，避免后续争议。

交货与物流条款

交货期：确认交货日期是否满足生产/项目需求，若为紧急订单，需评估供应商产能保障能力；

交货地点：明确具体的交付地址（如仓库、项目现场），并检查运输方式（公路/铁路/航空）及费用承担方；

包装要求：核对包装标准（防潮、防震、标识等）是否与技术规格书一致，保证物料运输安全。

质量与验收标准

质量条款：确认质量验收标准（如国标、行标、企业标准或双方约定标准）是否明确，是否包含检验方法、抽样比例等细节；

争议处理：明确质量异议的提出时限、处理流程及责任划分，保证质量问题可追溯。

合同与合规性

合同附件：检查订单是否引用了有效的采购合同，合同关键条款（如违约责任、知识产权、保密条款等）是否完整；

合规性审查：确认采购行为是否符合《招标投标法》（如达到招标金额）、反商业贿赂规定及企业内部采购审批权限（如大额订单需总经理审批）。

四、风险核查与跨部门协同

供应商风险评估

调查供应商当前经营状况（如是否有法律诉讼、信用记录不良等），评估履约风险；

对于关键物料，可要求供应商提供产能证明或原材料库存情况，保证交货稳定性。

跨部门确认

提交财务部门审核价格、付款方式及预算匹配性；

提交需求部门确认技术参数、交货期等是否符合实际使用需求；

涉及进口采购时，需确认报关、关税等流程合规性，协调关务部门提前准备。

五、审查结论与订单确认

形成审查意见

根据审查结果，明确“通过”“不通过”或“需补充资料”三种结论：

“通过”：所有条款合规，信息准确，可进入后续执行流程；

“不通过”：存在重大风险（如供应商资质失效、价格超预算、交货期延误等），需退回需求部门重新发起或调整订单；

“需补充资料”：信息不完整（如缺少技术参数、附件缺失等），通知申请人补充后重新审查。

审批与归档

审查通过后，按审批权限提交相关负责人（如采购经理、供应链总监）签字确认；

将最终版订单、审查记录、附件等资料整理归档，保证可追溯。

采购订单审查清单模板

审查模块

审查项目

审查内容

审查标准

审查结果（通过/不通过/备注）

审查人

日期

基础信息

订单号与日期

订单号唯一性、创建日期逻辑性

无重复、无遗漏，日期符合业务逻辑

*

2023–

供应商信息

名称、信用代码、账号、联系人

与主数据库一致，资质在有效期内

*

2023–

需求匹配性

物料名称、规格、数量与需求申请单

完全一致，无超需求或短缺

*

2023–

价格与付款

单价与总价

与报价单、合同一致，符合预算

无价格偏差，总价≤预算金额

*

2023–

付款方式

预付款比例、到货/验收付款条件

符合财务制度及合同约定

*

2023–

附加费用

运费、保险费等承担方

明确约定，无隐性成本

*

202