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采购需求清单及预算编制工具指南
一、适用情境与价值
本工具适用于企业、事业单位及各类组织的采购需求梳理与预算编制场景，尤其在以下情境中发挥核心作用：
日常办公采购：如文具、设备耗材等常规物资的采购需求提报与预算控制；
项目专项采购：如研发项目、工程项目所需设备、材料的预算规划；
年度集中采购：批量采购前的需求汇总与预算统筹，避免重复申报或超支风险；
跨部门协同采购：多部门同类需求合并提报时，统一标准与预算口径，提升资源利用效率。
通过规范需求描述与预算测算，工具可实现“需求有依据、预算有标准、执行可控、责任可追溯”，有效降低采购成本，提升采购管理规范性。
二、工具使用全流程指南
（一）需求发起与提报
操作主体：需求部门（如行政部、研发部、项目部）
操作内容：
明确采购需求：根据部门工作计划或项目目标，梳理需采购的物资/服务名称、用途、数量等基本信息；
填写《采购需求清单》（模板见第三部分）：详细描述需求内容，包括规格型号、技术参数、质量要求、交付时间等关键信息，保证需求无歧义；
提交需求：将填写完整的清单提交至采购部门，同步说明需求的紧急程度（如“紧急”“常规”“长期”）及预算初步设想。
输入：部门工作计划、项目任务书、历史采购数据（参考）
输出：《采购需求清单》（初稿）
（二）需求梳理与确认
操作主体：采购部门、需求部门
操作内容：
采购部门接收需求后，对需求的合理性进行初步审核（如是否符合公司采购政策、是否存在重复采购等）；
与需求部门沟通，澄清需求中的模糊描述（如“高功能电脑”需明确具体配置要求），保证规格参数可量化、可验证；
对同类需求进行合并（如多个部门需采购同型号打印机），形成“合并需求清单”，减少采购批次与成本。
输入：《采购需求清单》（初稿）、采购政策文件
输出：《采购需求清单》（确认稿）
（三）采购需求清单编制
操作主体：采购部门
操作内容：
根据确认后的需求，按统一格式编制《采购需求清单》，包含以下核心字段（模板见第三部分）：
序号、需求部门、需求名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额、用途描述、紧急程度、需求发起人（*）、提交日期；
对特殊需求（如定制化服务、进口设备）需补充“技术说明”及“供应商资质要求”。
输入：《采购需求清单》（确认稿）
输出：《采购需求清单》（正式版）
（四）预算测算与编制
操作主体：采购部门、财务部门
操作内容：
市场调研：针对需求清单中的物资/服务，通过电商平台、历史采购价格、供应商报价等渠道获取当前市场单价；
成本测算：
标准物资：按市场单价×数量计算预算金额，预留5%-10%的价格波动空间（如市场波动较大可适当提高比例）；
定制化服务：按“人工成本+材料成本+管理费用+合理利润”测算，需附成本构成说明；
编制《采购预算明细表》：按需求部门、需求类别（如“办公设备”“耗材”“服务”）汇总预算金额，计算总预算。
输入：《采购需求清单》（正式版）、市场价格数据、历史采购记录
输出：《采购预算明细表》《采购预算汇总表》
（五）内部审核与审批
操作主体：需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导（*）
操作内容：
需求部门负责人：审核需求的必要性与预算合理性；
采购部门负责人：审核采购清单的规范性、市场价格的准确性；
财务部门负责人：审核预算是否符合年度预算总额、是否存在超预算风险；
分管领导：根据采购金额及重要性，最终审批预算（如金额较大需提交总经理办公会审批）。
输入：《采购需求清单》《采购预算明细表》
输出：审批通过的《采购需求清单及预算表》
（六）汇总与归档
操作主体：采购部门
操作内容：
将各部门审批通过的采购需求及预算汇总为《年度/季度采购预算总表》，按部门、类别分类统计；
将所有审批文件、需求清单、预算表等资料整理归档，电子版备份至采购管理系统，纸质版按公司档案管理规定保存。
输入：各部门审批通过的采购需求及预算
输出：《采购预算总表》、采购档案
三、核心模板与填写示例
（一）采购需求清单表
序号
需求部门
需求名称
规格型号
单位
数量
预估单价（元）
预算金额（元）
用途描述
紧急程度
需求发起人
提交日期
1
研发部
笔记本电脑
i5处理器/16G内存/512G固态
台
5
6,000
30,000
新员工入职使用
常规
*
2023-10-08
2
行政部
办公椅
人体工学款/黑色
把
10
800
8,000
替换老旧座椅
紧急
*
2023-10-09
3
项目部
投影仪
4000流明/1080P
台
1
5,500
5,500
项目会议演示
常规
*
2023-10-10
（二）采购预算汇总表
需求部门
需求类别
清单数量（项）
预算总金额（元）
占总预算比例
备注
研发部
办公设备
1
30,000
60.0%
笔记本电脑
行政部
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