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企业资料归档与档案管理手册

手册目的与适用范围

本手册旨在规范企业各类资料的归档流程与档案管理工作，保证档案资料的完整性、安全性、可追溯性，为企业运营决策、合规审计、历史查考等提供可靠依据。适用于公司各部门及全体员工在日常工作中产生的各类纸质与电子档案资料的管理。

一、企业资料归档的应用场景

企业资料归档贯穿于各项业务活动全过程，主要场景包括：

1.日常业务管理

合同签订与履行过程文件（如合同草案、审批单、补充协议、验收报告）；

客户沟通记录（如会议纪要、需求函、投诉处理单）；

供应商往来文件（如招投标文件、合作协议、结算单据）。

2.人力资源管理

员工入职资料（如简历、录用通知书、证件号码复印件、劳动合同）；

培训与发展记录（如培训计划、考核结果、晋升审批表）；

离职文件（如离职申请表、工作交接清单、解除劳动合同证明）。

3.财务与审计管理

财务凭证（如原始发票、报销单、银行对账单）；

财务报表（月度、季度、年度财务报告、审计报告）；

税务资料（如纳税申报表、税务登记证、完税证明）。

4.项目管理

项目立项文件（如可行性研究报告、立项批复书）；

项目实施过程资料（如进度计划、会议纪要、变更申请）；

项目结项文件（如验收报告、总结报告、成果交付清单）。

5.证照与资质管理

企业证照（如营业执照、组织机构代码证、行业许可证）；

资质认证文件（如ISO认证证书、体系审核报告）；

专利、商标等知识产权证书。

二、档案分类与保管期限

1.档案分类标准

按部门与业务性质结合分类，主要类别

一级分类

二级分类

说明

行政管理

日常办公

公司制度、会议纪要、通知公告等

证照资质

营业执照、许可证、认证证书等

人力资源管理

员工档案

入职、离职、培训、考核等个人资料

人事制度招聘制度、薪酬福利、考勤管理规定等

财务管理

财务凭证报销单、发票、银行流水等

财务报告月度/季度/年度报表、审计报告

业务管理

合同档案业务合同、补充协议、变更记录

客户资料客户信息、合作协议、沟通记录

项目管理

立项阶段可行性研究、立项批复

实施阶段进度计划、会议纪要、验收报告

结项阶段总结报告、成果交付、审计资料

2.保管期限划分

保管期限

适用文件类型举例

永久

公司章程、股东会决议、年度财务报告、审计报告

长期（10-30年）

重要合同、员工档案、资质证书、项目总结报告

短期（3-5年）

日常通知、会议纪要、报销凭证、客户往来函件

三、资料归档操作流程

步骤1：资料收集

责任主体：各部门资料管理员或业务经办人。

操作内容：

按业务完成时间或节点，及时收集相关文件原件（如需复印需注明“与原件核对一致”并签字）；

电子资料需同步收集，保证格式为通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用加密或过期格式；

检查资料完整性，如合同需包含双方签字盖章页、附件齐全，财务凭证需有审批人签字。

步骤2：资料整理

责任主体：各部门资料管理员。

操作内容：

按照档案分类标准，对收集的资料进行分类（如“业务管理-合同档案-2024年度”）；

对同一类别的资料按时间顺序或逻辑关系排序（如合同按签订日期排序，项目资料按立项-实施-结项顺序排列）；

纸质资料去除夹子、回形针等金属物，对破损页面进行修补；电子资料统一命名（格式：“部门-年份-文件名-流水号”，如“财务部-2024-差旅费报销单-001”）。

步骤3：档案编号

责任主体：档案管理员（行政部）。

编号规则：一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号

（示例：行政部-日常办公-2024-001，即“XZ-DB-2024-001”）。

操作内容：

为每份档案分配唯一编号，标注于档案袋/文件夹封面及右上角；

电子档案在文件名中加入编号，便于检索。

步骤4：登记台账

责任主体：档案管理员。

操作内容：

将档案信息录入《文件归档登记表》（详见第四章模板1），内容包括归档日期、档案编号、文件名称、分类、份数、页数、保管期限、经手人等；

电子台账需同步更新，定期备份，保证数据安全。

步骤5：装盒与标识

责任主体：档案管理员。

操作内容：

纸质资料使用统一规格档案盒（如A4纸尺寸），垂直存放，避免过度挤压；

档案盒正面粘贴标签，标注“一级分类-二级分类-年份-档案编号”（如“行政部-日常办公-2024-XZ-DB-2024-001”）；

电子资料存储至指定服务器或云盘，建立文件夹层级结构，定期进行病毒查杀与备份。

步骤6：入库保管

责任主体：档案管理员。

操作内容：

纸质档案存放于专用档案柜，按编号顺序排列，标注区域标识（如“A区-行政档案”）；

档案库房需满足防火、防潮、防虫、防盗、防光要求，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案存储服务器需设置访问权限，定期（每季度）检查备份文件完整