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企业日常财务报销指南统一审批及付款标准

一、适用范围与常见报销类型

本指南适用于企业全体员工在日常工作中因公发生的相关费用报销，涵盖以下常见场景：

差旅费用：员工因公赴外地产生的交通、住宿、市内交通及必要餐费；

办公支出：日常办公所需的文具、耗材、通讯费、快递费等；

业务相关：客户接待、小型会议、市场调研等产生的合理费用；

其他合规支出：经部门负责人确认、符合企业规定的其他因公费用。

二、报销全流程操作指引

1.费用发生与票据收集

费用发生时，应优先选择企业合作供应商（如协议酒店、机票平台等），保证交易真实可追溯；

取得合规票据（如增值税发票、财政票据等），票据需抬头完整（与企业全称一致）、项目清晰、金额准确、盖章清晰（发票专用章或财务章），不得涂改；

如为电子票据，需打印纸质版并由经办人签字确认，或按企业财务要求电子版至指定系统。

2.填写报销申请表

登录企业财务系统或使用标准纸质《报销申请表》，逐项填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：按费用类型分项填写（如“差旅费-交通”“办公费-耗材”），注明每笔费用发生日期、具体事由、金额、支付方式（如银行卡、备用金）；

报销事由：简要说明费用与业务的关联性（如“项目调研差旅”“部门月度办公用品采购”）；

附件清单：注明所附票据数量（如“发票3张，行程单1份”）及类型。

3.部门初审

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至部门负责人；

部门负责人审核以下内容：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务实际需求；

报销事由是否真实、合理，费用金额是否在标准内（如差旅住宿标准、业务招待费限额）；

票据与申请表信息是否一致（如金额、日期、事由），附件是否齐全。

审核通过后，部门负责人在“部门审批”栏签字并注明日期；若不符合要求，需退回申请人补充说明或修改。

4.财务复核

部门审批通过后，报销材料提交至财务部门；

财务人员重点复核：

票据合规性（抬头、印章、内容是否完整有效）；

费用是否符合企业报销标准（如差旅住宿超标准部分需说明原因并附审批文件）；

报销金额计算是否准确（如含税价与不含税价分拆、多笔费用汇总是否正确）；

审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全）。

复核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通后要求补充或更正。

5.领导审批（按金额分级）

根据费用金额划分审批权限，具体标准

5000元（含）以下：由财务负责人审批；

5000-20000元（含）：由分管财务副总审批；

20000元以上：由总经理审批。

审批人需确认费用合理性及预算匹配性，在“领导审批”栏签字确认。

6.付款安排

审批完成后，财务部门根据申请人选择的支付方式安排付款：

银行转账：申请人需提供准确银行卡号（开户行、户名、账号），财务部门在3个工作日内完成付款；

备用金冲抵：若为前期借款报销，优先冲抵借款，多退少补；

现金支付：仅适用于5000元以下且无转账条件的特殊情况，需申请人签字确认收款。

付款完成后，财务系统更新报销状态，申请人可通过系统查询到账情况。

三、标准报销申请表模板

项目

填写内容

申请人信息

姓名：*部门：___________日期：____年__月__日

费用明细

序号

1

2

3

报销总金额

人民币（大写）：壹仟贰佰柒拾元整

报销事由

项目前期调研差旅及部门办公采购

附件清单

发票3张，行程单1份，酒店入住登记单1份

审批流程

部门负责人签字：___________日期：______财务审核：___________日期：______

领导审批（分级）：___________日期：______付款状态：□已付款□冲抵借款

四、关键事项提醒

时效要求：费用应在发生后30天内提交报销，超期需说明原因并经总经理审批；

票据规范：严禁使用虚假、不合规票据，票据丢失需提供情况说明并经部门负责人及财务负责人审批；

预算控制：部门报销总额不得超过年度预算，超预算部分需提前提交预算调整申请；

信息真实：申请人需对报销材料的真实性、完整性负责，若发觉虚假报销，将按企业规定处理；

支付信息：银行卡转账需保证账户信息准确，因信息错误导致付款失败的责任由申请人承担；

特殊情况：如遇紧急业务需先垫付大额费用，应提前向财务部门报备，报销流程可适当简化但需补全手续。

本指南自发布之日起执行，由财务部门负责解释，未尽事宜可根据企业实际情况补充调整。