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博物馆运营服务档案管理

第一节档案资料管理工作要求

管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容及要求

（一）工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

（二）工作要求

1.必须保证博物馆方交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

二、档案资料过程管理

档案资料的管理流程：

收集----管理分类----编号登记----电脑录入----归档----应用。

1.资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

2.资料分类整理

收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3.资料归档管理

（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，博物馆的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。

（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。

4.档案的借阅管理

（1）服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。

（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。

（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。

（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。

（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。

（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

第二节档案管理职责及制度

一、博物馆档案管理员岗位职责

1.认真学习贯彻党政的各项规章制度，努力钻研博物馆业务知识，积极主动、保质保量地完成岗位工作。

2.按照《国家博物馆管理条例》和我中心博物馆管理规定，做好博物馆藏品的入库、保管和防霉、防虫、防潮、防尘工作。

3.负责博物馆硬件设备的保管，解说员服装、用具的分发回收。

4.负责博物馆展厅的开关，每周二、五上午8：30组织值班人员做好展厅的卫生清理工作。

5.协同配合，做好博物馆参观接待的各项前期准备工作和闭馆后的文物清查、清场和安全检查工作。

6.熟悉博物馆周边环境，树立防盗、防火、防水意识，掌握消防灭火器操作流程，做到警钟长鸣，遇到重大险情要及时通报保卫部门，以便及时排查险情。

7.发扬团结协作精神，完成馆领导交办的其他工作任务。

8.本岗位职责作为个人年度述职和岗位人员考核的基本内容。

二、档案管理制度

1.保存的档案资料，要按门类载体进行科学排列、编号，框架排列要科学有序。

2.档案保管必须设置专用箱、柜具，严禁在箱、柜内存放食品和寄存任何与档案无关的杂物，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

3.箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通风，是多节组合柜的要自上而下地编制柜具顺序号。

4.案卷排列要按自左至右、