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文件分类与归档标准手册

一、手册说明与适用范围

本手册旨在规范组织内各类文件的管理流程，明确文件分类标准与归档要求，保证文件系统性、可追溯性及安全性，提升信息利用效率。适用于公司各部门、项目组及分支机构在文件、流转、归档全过程中的管理操作，涵盖行政、业务、人事、财务等各类型文件，适用于日常办公、项目运作、审计检查等多样化工作场景。

二、文件分类与归档操作流程

（一）文件收集与初步筛选

文件来源识别：明确文件渠道，包括但不限于内部流转文件（如会议纪要、工作报告）、外部收文（如客户函件、监管通知）、系统文件（如电子报表、合同扫描件）等。

完整性检查：核对文件要素是否齐全，如公文需包含标题、主送机关、发文机关、日期；合同需包含双方信息、标的、条款、签字盖章页等。缺失关键要素的文件需及时补充，无法补充的需标注原因并经部门负责人*某某签字确认。

价值初步判断：区分文件重要性，剔除重复、无效及临时性草稿（如非最终版本的会议记录、未经审批的申请单），保留具有长期参考、法律效力或业务价值的文件。

（二）文件分类标准

根据文件属性及管理需求，采用“一级分类+二级分类”方式进行划分，具体标准

一级分类

二级分类

说明

行政管理类

制度文件

公司章程、管理制度、流程规范等

会议文件

会议通知、议程、纪要、决议等

公文函件

请示、报告、批复、通知等

业务管理类

项目文件

项目立项书、可行性报告、合同、验收报告、项目总结等

客户管理文件

客户资料、沟通记录、合作协议、投诉处理记录等

产研文件

产品设计方案、技术文档、测试报告、专利申请材料等

人事管理类

招聘培训文件

招聘启事、简历、面试记录、培训计划、考核结果等

员工档案

劳动合同、入职离职材料、薪资调整记录、奖惩文件等

财务管理类

财务报告

月度/季度/年度财务报表、审计报告、税务申报表等

费用管理文件

预算表、费用报销单、付款凭证、合同发票等

其他类

声像电子文件

照片、音视频、数据库文件、备份文件等（需注明存储路径及格式）

注：二级分类可根据部门实际需求细化，如“业务管理类”可增设“销售文件”“采购文件”等三级分类。

（三）文件整理与编号

排序规则：

文件内页按“首页-目录–附件-审批页”顺序排列；多页文件需在左上角装订，左侧过宽的需加装胶管，避免遮挡内容。

同一类文件按“时间倒序”排列（最新文件在前），或按“文件编号”升序排列（如有固定编号）。

文件编号：采用“部门代码-分类代码-年份-流水号”格式，示例：

行政部2024年第3份制度文件：“XZ-ZD-2024-003”

销售部2024年第15份客户合同：“XS-HT-2024-015”

部门代码可自定义（如行政部“XZ”、人事部“RS”），需在部门内部统一。

（四）文件归档与存储

归档时间：

年度归档：每年12月31日前完成上一年度文件整理归档；

项目归档：项目结束后30个工作日内完成项目文件归档；

日常归档：月度重要文件（如报表、合同）需在次月10日前完成归档。

存储方式：

纸质文件：使用统一规格档案盒（长×宽×高=30cm×21cm×10cm），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-流水号-盒内份数”，如“行政管理类-会议文件-2024-001（共5份）”；档案盒内附《归档文件目录》（见模板示例1），按顺序存放于专用档案柜，标注区域编号（如“A区-01柜-02层”）。

电子文件：存储于指定服务器或云盘文件夹，路径格式为“服务器/部门/一级分类/二级分类/年份/文件名”，文件名需与纸质文件编号一致；重要电子文件需刻录光盘备份，标注相同编号及存储日期，一式两份（一份日常使用，一份异地备份）。

（五）文件借阅与更新

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅登记表》（见模板示例2），注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人*某某签字后提交档案管理员；

档案管理员核对文件信息，确认无误后出借，借阅期间不得涂改、转借、复制（需复制的须经部门负责人批准）；

归还时档案管理员检查文件完整性，确认无误后销记借阅记录。

文件更新：

如文件内容变更（如制度修订、合同补充），需新版本并注明“修订版（V1.1）”，原版本作废并标注“废止（2024年X月X日）”，作废文件单独存放，保存期限不少于2年；

电子文件更新后，需同步更新服务器及备份文件，删除旧版本前确认无借阅记录且无法律效力需求。

三、常用文件分类与归档模板示例

模板示例1：归档文件目录

文件编号

文件名称

页数

归档日期

保管期限

备注

XZ-ZD-2024-003

员工考勤管理制度修订版

8

2024-03-15

长期

含附件3份

XS-HT-2024-015

与公司销售合同

12

2024-05-20

长期

合同编号：HT202405

模板示例2：文件借阅登记表

借阅日期