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2026年见证业务规章制度

第一章总则

第一条为规范本单位见证业务（以下简称“见证业务”）开展，明确业务操作标准、岗位职责及风险管控要求，保障见证业务合法合规、客观公正，维护本单位、客户及相关方的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公证法》等相关法律法规及行业监管规定，结合本单位业务实际，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于本单位全体参与见证业务的人员（含业务负责人、见证专员、辅助人员等），覆盖见证业务承接、资料审核、现场见证、报告出具、档案管理等全流程工作事项。

第三条见证业务开展遵循“合法合规、客观公正、审慎严谨、风险可控”的核心原则，严格遵守法律法规及行业规范，确保见证过程真实、见证结果有效。

第四条本单位设立见证业务管理小组，由单位负责人担任组长，业务负责人担任副组长，成员包括资深见证专员、风控人员等，统筹负责见证业务规划、重大事项决策、风险防控及监督考核；日常见证业务管理工作由业务负责人牵头推进。

第二章组织架构与岗位职责

第五条组织架构：本单位见证业务相关岗位主要包括业务负责人、见证专员、风控专员、档案管理员及辅助人员，各岗位协同配合完成见证业务全流程工作。

第六条核心岗位职责：

业务负责人职责：统筹规划见证业务发展，制定业务工作计划及目标；负责见证业务承接的审批，审核重大复杂见证业务方案；监督见证业务全流程操作规范执行情况，管控业务风险；负责见证专员的业务培训、考核及团队建设；协调解决见证业务开展过程中的重大问题，向单位负责人汇报业务进展及风险情况。

见证专员职责：负责见证业务的前期对接，了解客户需求，核验客户资质及业务背景；协助客户准备见证所需资料，对资料的真实性、完整性、合法性进行初步审核；制定具体见证方案，报业务负责人审批后实施；按规定开展现场见证工作，客观记录见证过程，确保见证行为合法合规、真实有效；撰写见证报告，对见证内容的真实性、合法性负责；配合风控专员开展风险核查，协助档案管理员完成业务档案归档。

风控专员职责：负责见证业务全流程风险管控，对业务承接、资料审核、现场见证、报告出具等环节进行风险核查；识别潜在业务风险，提出风险防控建议及解决方案；监督见证业务操作规范的落实情况，对违规操作行为及时提出整改意见；参与重大复杂见证业务的方案审核及风险评估；定期开展见证业务风险排查，形成风险报告上报业务负责人及单位负责人。

档案管理员职责：负责见证业务档案的收集、整理、审核、归档及保管工作；建立健全档案管理台账，明确档案存放位置及借阅流程；确保业务档案的完整性、安全性及保密性；按规定保管档案资料，定期对档案进行检查、维护，防止档案损坏、丢失；协助相关人员查阅、调取业务档案，严格执行档案借阅登记制度。

辅助人员职责：协助见证专员完成客户对接、资料收集及整理工作；负责见证业务过程中的后勤保障，包括现场见证的物资准备、行程安排等；协助档案管理员进行档案资料的初步整理及录入；完成业务负责人及见证专员交办的其他辅助性工作。

第三章见证业务承接与资料审核

第七条业务承接规范：

客户提出见证业务需求时，见证专员须首先了解客户基本信息、业务背景、见证目的及具体见证事项，初步判断业务是否符合法律法规及本单位业务范围要求。

对符合承接条件的业务，见证专员须向客户告知见证业务流程、收费标准、双方权利义务及需提供的资料清单；对不符合承接条件的业务，须明确告知客户拒绝承接的原因。

重大复杂见证业务（如标的额较大、法律关系复杂的见证事项）须由见证专员提交业务承接申请，附相关业务背景资料，经业务负责人及风控专员审核、单位负责人审批同意后，方可承接；普通见证业务由业务负责人审批同意后承接。

业务承接后，须与客户签订正式《见证业务合同》，明确见证事项、服务范围、双方权利义务、收费金额、违约责任等核心内容，合同经双方签字盖章后生效。

第八条资料审核规范：

客户按资料清单提交相关资料后，见证专员须对资料进行全面审核，审核内容包括但不限于：资料是否完整、真实、合法；资料签章是否齐全、有效；相关主体资质是否符合要求；资料内容是否与见证事项相关等。

常见见证资料包括但不限于：客户身份证明文件（身份证、营业执照等）、相关合同协议、权属证明文件、授权委托书、决策文件及其他与见证事项相关的证明材料。

对资料不完整的，须一次性告知客户补充完善；对资料真实性存疑的，须通过核查原件、向相关单位核实等方式进行验证；对不符合要求的资料，须拒绝接收并说明理由。

资料审核完成后，见证专员须填写《资料审核记录表》，详细记录审核情况，经风控专员复核、业务负责人审批后，方可进入现场见证环节。

第四章现场见证操作规范

第九条见证准备：

现场见证前，见证专员须根据见证事项制定详细的《现场见证方案》，明确见证时间、地点、参与人员、见证