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企业会议管理制度实施指引书

一、引言

为规范企业内部会议管理，提高会议效率与质量，保证会议目标有效达成，保障各项工作有序推进，特制定本指引书。本指引旨在为企业各部门、各层级会议的组织、召开及后续跟进提供标准化操作依据，促进会议资源的合理利用与信息传递的精准高效。

二、适用范围

本指引适用于企业内部各类会议的管理，包括但不限于：

常规会议：如周例会、月度工作会、季度总结会等；

专项会议：如项目启动会、问题研讨会、决策评审会等；

临时会议：如突发事项协调会、紧急任务部署会等。

企业各部门、各分支机构在组织或参与上述会议时，均需参照本指引执行。

三、实施流程与操作步骤

（一）会议筹备阶段

会议筹备是保证会议顺利召开的前提，需提前完成以下工作：

1.明确会议目标与必要性

发起人需根据工作需求，确认会议是否必要（可优先通过沟通、邮件等方式解决的问题，不召开会议）；

明确会议需达成的核心目标（如决策事项、讨论方向、信息同步等），并填写《会议申请表》（见模板一），说明会议主题、预期成果及召开理由。

2.确定会议基本信息

时间：选择多数参会人员方便的时间，避免与重要工作冲突；会议时长需提前规划，常规会议建议控制在1.5小时内，专项会议可根据议题适当调整；

地点：优先使用企业内部会议室，若需外部场地，需提前申请并确认设施设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）可用；线上会议需提前测试平台稳定性，并发送参会及操作指南；

参会人员：根据会议目标确定主持人、核心参会人、列席人员，避免无关人员参会；主持人需提前与关键参会人沟通，确认其出席可行性；

议程：发起人需制定详细会议议程，明确各议题的讨论顺序、负责人及预计时长，并提前至少1个工作日发送至所有参会人员。

3.准备会议材料

各议题负责人需提前准备相关材料（如数据报表、方案初稿、背景资料等），保证内容准确、简洁，重点突出；

材料需提前至少半天发送至参会人员，预留其阅读时间；涉及保密内容的，需标注密级并按保密规定传递。

4.发送会议通知

通过企业内部办公系统或邮件发送正式会议通知，内容需包括：会议主题、时间、地点（或）、参会人员、议程、会议材料及注意事项（如是否需携带纸质材料、是否需提前反馈意见等）；

对需提前确认参会的人员，通知中需明确“请于X月X日前反馈参会情况”，以便统计人数及调整场地。

（二）会议召开阶段

会议召开需围绕议程高效推进，保证目标达成：

1.会前准备

主持人需提前10分钟到达会场，检查设备（投影仪、麦克风、灯光等）是否正常，调试视频会议系统（若适用）；

工作人员负责签到（可通过纸质签到表或线上签到工具完成），分发会议材料（若未提前电子化），引导参会人员就座。

2.会议主持

主持人需准时宣布会议开始，明确会议目标及议程，提醒会议纪律（如手机静音、发言有序等）；

严格按照议程控制各议题时长，避免偏离主题；对讨论中出现的分歧，需及时引导聚焦，必要时休会协商；

鼓励参会人员积极发言，保证各方意见得到充分表达，重要观点需安排专人记录（见模板三《会议纪要模板》）。

3.决策与总结

对需决策的议题，主持人需组织参会人员充分讨论后，按“少数服从多数”或“负责人拍板”原则形成决议；

会议结束前，主持人需总结会议成果：明确已达成共识的事项、待解决问题及后续行动计划（包括负责人、完成时限），并再次确认所有参会人员对决议无异议。

4.会后收尾

工作人员负责整理会场，关闭设备，回收材料（若有保密材料需按规定销毁或归档）；

线上会议需及时结束会议，并保存会议录像（若需）。

（三）会议后续跟进阶段

会议成果的有效落实是会议管理的核心，需做好以下工作：

1.整理会议纪要

记录人需在会议结束后1个工作日内，根据会议记录整理《会议纪要》（见模板三），内容需包括：会议基本信息、议程要点、讨论情况、决议事项、行动计划（含负责人、完成时限）、待办事项等；

纪要需经主持人审核确认无误后，于会议结束后2个工作日内发送至所有参会人员及相关领导，并抄送存档部门。

2.跟进任务落实

各任务负责人需根据会议纪要中的行动计划，在规定时限内完成工作，并及时向主持人或发起人反馈进展；

会议发起人或指定人员（如行政助理）需通过《任务跟踪表》（见模板四）定期跟踪任务完成情况，对逾期未完成的需及时提醒并协调解决。

3.会议资料归档

所有会议资料（包括会议申请表、签到表、会议材料、会议纪要、任务跟踪表等）需由行政部或会议发起部门统一归档，保存期限不少于2年；

电子资料需存储于企业指定服务器，纸质资料需分类存档，保证查阅便捷。

四、相关模板表格

模板一：会议申请表

会议名称

会议类型（例会/专项/临时）

发起部门

发起人

会议时间

会议地点（/线上）

参会人员

列席人员

会议目标

议程及预计时长

1.议题一：（负责人）（X分钟）2