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企业档案管理制度

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企业档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保企业档案的真实、完整、安全和有效利用，为企业经营管理、决策支持及历史传承提供服务，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条定义与范围

本制度所称档案，是指企业在各项经营管理、生产研发、市场营销、人力资源、财务管理等活动中直接形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

本制度适用于企业各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。

第三条基本原则

企业档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：档案工作实行企业统一领导，指定专门部门负责统筹管理，各业务部门分工负责本部门档案的形成、收集、整理和移交。

（二）全程管理、前端控制：从文件材料的形成、流转、收集、整理到归档、保管、利用、鉴定、销毁，实行全过程管理，注重源头控制，确保档案质量。

（三）规范标准、安全保密：档案的形成、整理、归档、保管、利用等各环节均应符合规范要求，严格执行保密规定，保障档案安全。

（四）依法利用、服务发展：在遵守国家法律法规和企业保密制度的前提下，积极提供档案利用服务，满足企业各项工作对档案信息的需求，服务于企业发展。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

企业综合管理部门（或指定其他专门部门，以下统称“档案管理部门”）是企业档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全企业的档案管理工作。

第五条部门职责

档案管理部门主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理规章制度及工作细则。

（二）负责企业各类档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁的组织实施工作。

（三）指导和督促企业各部门、各分支机构做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。

（四）负责档案管理设施、设备的规划、配置与维护，改善档案保管条件。

（五）组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。

（六）组织开展档案信息化建设，推动档案管理现代化。

（七）负责对违反档案管理规定行为的调查与报告。

第六条部门与员工责任

企业各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成档案的初步收集、整理和定期向档案管理部门移交工作。全体员工在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均有义务及时、完整地交本部门兼职档案员或直接向档案管理部门归档，不得个人私自留存或销毁。

第七条档案人员要求

档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。

第三章档案的形成与收集

第八条文件材料的形成

各部门在业务活动中形成的文件材料，应符合国家及企业关于公文处理和档案管理的规范要求，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和规范性。字迹材料应耐久，不得使用易褪色的书写工具。

第九条档案的收集

档案收集工作应遵循“及时、完整、准确”的原则。

（一）各部门兼职档案员应定期（如每月、每季度或项目结束后）收集本部门形成的各类有价值的文件材料。

（二）对于重要会议、重大活动、重点项目等，档案管理部门应提前介入，指导和协助相关部门做好文件材料的收集工作。

（三）电子文件的收集应与纸质文件同步进行，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性，包括相应的元数据。

第十条归档范围

企业档案归档范围主要包括但不限于：

（一）行政管理类：企业设立、变更、注销等登记材料；企业章程、股东会/董事会决议、管理制度、工作计划、总结、会议纪要、请示、批复、通知、报告等。

（二）经营管理类：经营决策、发展规划、市场分析、营销方案、合同协议、客户资料、招投标文件、财务报告、审计报告等。

（三）生产技术类：产品设计、工艺文件、技术标准、研发项目材料、生产计划、质量控制记录、设备管理文件等。

（四）人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、奖惩、职称评定、劳动合同、离职等相关材料。

（五）财务会计类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按会计档案管理规定执行）。

（六）法律事务类：法律咨询、诉讼仲裁材料、法律意见书、知识产权文件等。

（七）声像实物类：重要活动照片、录音录像、荣誉证书、奖杯、印章印模等。

（八）其他具有保存价值的文件材料。

第四章档案的整理与归档

第十一条整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十二条分类与编号

档案管理部门应根据企业实际情况，制定科学合理的档案分类方案和编号规则，并保持相对稳定。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等