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2026年零星采购管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司零星采购管理工作，明确零星采购的范围、流程及责任分工，保障公司生产经营所需小额、紧急物资的及时供应，控制采购成本，防范采购风险，提升采购工作效率与资金使用效益，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各分支机构、各部门因生产经营、办公需求发生的零星采购活动。本制度所指零星采购，是指单次采购金额在[X]元（含）以下，且未纳入年度集中采购计划、采购频次不固定、具有紧急性或临时性的物资采购（具体金额标准可根据公司实际调整）。主要包括但不限于：办公耗材、小额维修配件、临时急需的生产辅料、零星服务类采购等。

第三条核心原则

1.按需采购原则：零星采购需严格基于实际工作需求，杜绝无需求采购、超需求采购，确保采购物资的实用性与必要性。

2.合规高效原则：简化采购流程的同时，严格遵守审批程序，确保采购活动规范、透明，兼顾效率与合规性。

3.成本控制原则：在保障物资质量与供应及时性的前提下，优先选择性价比高的供应商，合理控制采购成本。

4.责任追溯原则：明确各环节责任人，采购过程全程留痕，确保采购行为可监督、可追溯。

第二章组织架构与职责分工

第四条组织架构

公司零星采购管理工作由采购部牵头统筹，各需求部门配合实施，财务部负责费用审核与支付，审计部负责监督检查。各分支机构根据实际情况指定专人负责本单位零星采购的日常协调工作，接受公司采购部的统一指导。

第五条需求部门职责

1.提出零星采购申请，准确填写采购需求信息，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预算金额、急需程度等。

2.配合采购部开展供应商筛选、比价等工作，参与物资验收，对采购物资的质量与适用性负责。

3.按规定办理采购费用报销手续，确保报销凭证真实、完整、合规。

第六条采购部职责

1.牵头负责本制度的制定、修订与组织实施，统筹协调零星采购全流程管理工作。

2.审核零星采购申请的合理性、合规性，对符合条件的采购申请组织实施采购。

3.建立并维护零星采购合格供应商名录，负责供应商的筛选、评估与管理，确保供应商资质合法、信誉良好。

4.组织开展比价、议价等采购谈判工作，签订采购合同或协议（金额较大或有必要时），监督采购合同的履行。

5.建立零星采购管理台账，记录采购申请、供应商选择、采购金额、验收情况等信息，确保采购过程可追溯。

6.协助需求部门处理采购过程中出现的质量问题、交付延迟等纠纷。

第七条财务部职责

1.负责零星采购预算的审核，控制采购费用在预算范围内支出。

2.审核零星采购报销凭证的真实性、完整性、合规性，核对采购金额与审批金额的一致性，按规定办理支付手续。

3.对零星采购费用进行核算与账务处理，定期汇总分析零星采购支出情况，为成本控制提供数据支持。

第八条审计部职责

1.对零星采购管理制度的执行情况进行监督检查，排查采购过程中的违规风险。

2.不定期对零星采购业务进行抽查，核查采购流程的合规性、采购金额的真实性、供应商选择的合理性等。

3.对监督检查中发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况，追究相关责任人责任。

第三章采购申请与审批管理

第九条采购申请流程

1.需求部门因工作需要进行零星采购时，需由申请人填写《零星采购申请表》，详细注明采购物资名称、规格型号、数量、质量标准、用途、预算金额、急需程度、预计交付时间等信息，经部门负责人审核签字后提交采购部。

2.对于紧急零星采购（如生产设备突发故障急需配件、办公系统紧急维修所需物资等），需求部门可先通过口头或即时通讯方式向采购部及相关审批人报备，同时尽快补齐书面《零星采购申请表》及审批手续。

第十条审批权限与流程

1.《零星采购申请表》按以下权限逐级审批：

（1）单次采购金额在[X1]元（含）以下的：需求部门负责人审核→采购部负责人审批→财务部负责人审批；

（2）单次采购金额在[X1]元以上、[X]元（含）以下的：需求部门负责人审核→采购部负责人审核→分管领导审批→财务部负责人审批；

（3）特殊类型零星采购（如服务类采购、定制化物资采购等）：无论金额大小，均需增加分管领导审批环节。

2.审批人需对采购申请的合理性、必要性、预算准确性进行审核，对不符合要求的采购申请，需注明原因并退回需求部门修改完善后重新提交。

3.审批通过后，《零星采购申请表》由采购部留存一份，需求部门留存一份，提交财务部备案一份（如需预付款）。

第四章采购实施管理

第十一条供应商选择

1.采购部需从公司合格供应商名录中选择至少2家及以上供应商进行比价，优先选择报价合理、资质齐全、信誉良好、交付