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企业人事档案整理及移交标准

一、总则

人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，是客观记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩情况等方面的综合性材料，对于企业识人用人、人力资源开发、维护员工合法权益及应对各类风险具有不可替代的作用。为规范企业人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、规范性和安全性，提高档案管理效能，特制定本标准。

本标准适用于企业内部所有员工人事档案的整理、保管、利用及移交等管理环节。各部门及档案管理人员均须严格遵照执行。

二、人事档案的整理

（一）整理原则

人事档案整理应遵循以下原则：

1.真实性原则：归档材料必须真实可靠，复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

2.完整性原则：确保员工在企业工作期间形成的各类重要材料均已收集归档，避免遗漏。

3.规范性原则：按照统一的分类、排序、编目、装订要求进行整理，做到条理清晰、便于查阅。

4.保密性原则：严格遵守档案管理保密规定，确保档案内容不外泄。

（二）材料收集与鉴别

1.收集范围：

*员工入职基础材料：入职登记表、履历表、应聘登记表及相关证明材料。

*身份与户籍材料：身份证复印件、户籍证明等（按实际管理需要）。

*学历、学位与专业技术职务材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书等。

*职业资格与培训材料：职业资格证书复印件、各类培训结业证书或证明材料。

*工作经历材料：劳动合同、岗位变动记录、离职证明（若有）、解除/终止劳动合同证明书等。

*考核与奖惩材料：各类考核登记表、奖惩决定及相关旁证材料。

*工资与社保材料：工资变动审批表、社会保险缴纳相关材料（按实际管理需要）。

*其他有参考价值的材料：如重要家庭成员及社会关系材料（按实际管理需要）等。

2.材料鉴别：

*审查材料的真实性、有效性和完整性，对存疑材料应及时向相关部门或本人核实。

*剔除重复、虚假、无效及与档案管理无关的材料。

*复印件须与原件核对无误，并由核对人签字或加盖核对章。

（三）材料分类与排序

1.分类：可参照国家或行业通行的人事档案分类方法，结合企业实际情况，将材料划分为若干类别，例如：

*第一类：履历材料

*第二类：考核考察、鉴定材料

*第三类：学历学位、专业技术职务、职业资格、培训材料

*第四类：政治历史情况审查材料（视企业性质和管理需要）

*第五类：党团材料（视企业性质和管理需要）

*第六类：奖励材料

*第七类：处分材料

*第八类：招录聘用、任免、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料

*第九类：其他有参考价值的材料

（注：企业可根据自身规模和档案管理复杂度，对分类进行简化或调整）

2.排序：

*同一类别的材料，按照材料形成时间的先后顺序排列，通常newer材料在后，older材料在前。

*对于成套的材料，应保持其完整性，如一份奖惩决定应与其相关的通知、旁证材料等一并归档。

（四）材料编目与装订

1.编目：

*为每份材料编写页码，页码应编写在材料右上角（背面在左上角），确保清晰、牢固。

*填写《卷内文件目录》，详细登记材料序号、材料名称、材料形成日期、页数、备注等信息。

*对于电子档案，应建立相应的电子目录和检索标识。

2.装订：

*档案应使用符合档案管理要求的卷夹或档案盒进行装订或存放。

*装订前应去除材料上的金属物，对破损、褪色的材料应进行修补或复制。

*材料应左侧对齐、下侧对齐，装订线一侧应留有适当空白。

*装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。

（五）档案封面填写

档案卷夹或档案盒封面应清晰填写以下信息：

*档案编号（企业内部统一编制）

*员工姓名

*所在部门（或最后所在部门）

*档案建立日期

*保管期限（如设定）

三、人事档案的移交

（一）移交情形

1.员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本单位，其人事档案需按规定转递至新的档案接收单位。

2.档案管理部门内部人员工作调整，需办理档案交接手续。

3.企业因合并、分立、破产等原因发生档案管理权变更，需按国家有关规定办理档案移交。

（二）移交要求

1.移交前准备：

*对拟移交的档案材料进行认真核对、清点，确保材料齐全、准确、无误。

*整理好《档案移交清单》，清单内容应包括：档案编号、员工姓名、材料份数、页数、移交原因、移交单位、接收单位、移交人、接收人、监交人（若有）、移交日期等。

*对于电子档案，应确保数据完整、准确，并采用安全的存储介质或传输方式。

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