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办公室5S管理制度

一、总则

1.1目的与意义

为进一步规范办公现场管理，提升工作效率与质量，营造整洁、有序、安全、高效的办公环境，培养员工良好的工作习惯与职业素养，塑造积极向上的企业形象，特制定本制度。本制度旨在通过系统性推行5S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），消除办公过程中的浪费，降低运营成本，保障信息安全，提升团队凝聚力与整体竞争力。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有办公区域，包括但不限于各部门办公室、公共办公区、会议室、接待区、档案室、文印室、仓库及其他附属办公空间。全体在职员工均需严格遵守本制度的各项规定。

1.3基本原则

推行办公室5S管理，应遵循以下基本原则：

*全员参与原则：5S管理不是个别部门或少数人的责任，需要全体员工的积极参与和共同维护。

*持续改进原则：5S管理是一个动态的过程，需定期检查、总结，不断优化和提升管理水平。

*实用有效原则：结合办公室实际情况，注重方法的实用性和实施效果，避免形式主义。

*责任明确原则：各项5S工作需落实到具体部门及个人，明确责任主体。

二、5S管理核心内容

2.1整理（SEIRI）——区分必需品与非必需品，清除多余物品

整理是5S管理的第一步，其核心在于“判断要与不要”，并对非必需品进行处理，以腾出空间，防止误用。

*判断标准：

*必需品：指当前工作中经常使用（如每日、每周使用）的文件、资料、办公用品、设备、工具等。

*非必需品：指不再需要或长时间不使用（如超过三个月未使用）的文件、资料、废旧物品、损坏设备、过时报刊杂志等。

*实施要点：

*定期（建议每月一次）对个人办公区域、文件柜、公共储物空间进行全面梳理。

*桌面及抽屉内只保留当日或近期工作必需的物品，其余物品分类存放于指定柜架。

*非必需品的处理：尚有使用价值但本部门暂不需用的，可在公司内部调剂或存放于指定备用区域；无使用价值的，按公司规定程序统一报废、回收或丢弃。

*私人物品应控制数量，且需放置于不影响公共环境及工作秩序的个人专属区域。

2.2整顿（SEITON）——科学布局，定置管理，快速取用

整顿是在整理的基础上，对必需品进行科学合理的规划、定位和标识，确保“物有其位，物在其位”，实现快速存取，提高工作效率。

*实施要点：

*定品：明确各区域、各位置应放置的物品种类。

*定位：为每类物品确定固定的存放位置。例如，办公用品集中存放于文具柜，文件资料按类别归档于文件柜，常用设备（如打印机、复印机）放置于公共方便区域。

*定量：规定各类物品的存放数量上限，避免过多积压。

*标识：对所有存放区域、柜架、抽屉及重要物品进行清晰、统一的标识，注明物品名称、编号、责任人等信息，做到“一目了然”。

*个人办公桌面物品摆放整齐有序，常用物品（如电话、水杯）放置于顺手位置，电线、网线等应加以整理，避免杂乱缠绕。

*文件资料应规范命名，及时归档。电子文件同样需要建立清晰的文件夹结构，便于检索。

2.3清扫（SEISO）——清除垃圾，保持清洁，点检维护

清扫是将办公环境及设备清扫干净，保持无垃圾、无灰尘、无油污的状态，并通过清扫过程及时发现设备异常或潜在问题。

*实施要点：

*责任到人：划分卫生责任区，明确各区域的清扫负责人及清扫频次（如每日班前/班后、每周、每月）。

*清扫内容：包括地面、桌面、柜面、门窗、设备表面、墙角、缝隙等易积尘区域的清扫；及时清除废纸篓、垃圾桶内的垃圾。

*设备保养：办公设备（电脑、打印机、空调等）在清扫的同时，应进行简单的检查和保养，发现异常及时报修。

*养成“随手清洁”的习惯，工作中产生的废纸、杂物应立即清理，避免堆积。

2.4清洁（SEIKETSU）——标准化，制度化，维持成果

清洁是将整理、整顿、清扫的成果制度化、标准化，并通过持续的检查与监督，确保办公环境始终保持在整洁、有序的状态。

*实施要点：

*制定《办公室5S清洁标准》，明确各区域的清洁项目、标准要求及检查方法。

*将5S管理要求纳入日常工作规范，形成长效管理机制。

*定期开展5S检查与评比活动，对发现的问题及时通报并督促整改，对表现优秀的部门或个人予以表彰。

*保持个人良好卫生习惯，衣着整洁得体，共同维护公共环境的清洁。

2.5素养（SHITSUKE）——养成习惯，提升素质，遵章守纪

素养是5S管理的核心与最终目标，旨在通过持续的5S活动，使员工养成良好的工作习惯、自律的工作态度和高度的责任心，自觉遵守公司规章制度，提升整体职业素养。

*实施要点：

*加强5S理念宣导与培训，使员工充分理解5S的意义和要求，变“要我做”为“我要做”