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药品库存及销售数据管理操作规程

第一章总则

1.1目的

为规范药品库存及销售数据的管理流程，确保数据的真实性、准确性、完整性和及时性，保障药品经营活动的有序进行，满足监管要求及企业经营决策需要，特制定本规程。

1.2依据

本规程依据国家相关药品管理法律法规、质量管理规范及公司内部管理制度制定。

1.3适用范围

本规程适用于公司内部所有涉及药品库存数据录入、更新、维护、查询、分析及销售数据采集、记录、汇总、统计等相关活动及人员。

1.4基本原则

1.4.1数据真实：所有库存及销售数据必须来源于实际经营活动，严禁虚构、篡改。

1.4.2数据准确：数据录入及处理应严格遵循操作规范，确保信息无误。

1.4.3数据完整：数据记录应包含必要的要素，不得有遗漏。

1.4.4数据及时：数据的产生、录入、更新应在规定时限内完成，保障数据的时效性。

1.4.5安全保密：严格遵守数据安全管理规定，防止数据泄露、丢失或被不当使用。

第二章职责分工

2.1仓储部门

负责药品入库、出库、在库养护等环节的原始数据采集、核对与录入，确保库存数据与实物相符；定期进行库存盘点，并对盘点差异进行处理和上报。

2.2销售部门

负责销售订单信息的准确录入，确保销售数据（包括品名、规格、数量、价格、购货单位等）的真实与完整；配合财务部门进行销售数据的核对。

2.3财务部门

负责销售数据的账务处理，与销售部门、仓储部门进行数据对账，确保账实相符、账账相符；对库存及销售数据的真实性、合规性进行监督。

2.4信息管理部门（或指定人员）

负责数据管理系统的日常维护、技术支持及安全保障；确保系统稳定运行，数据备份与恢复机制有效；协助解决数据录入及处理过程中的技术问题。

2.5质量管理部门

负责对库存及销售数据管理流程的合规性进行监督检查；对数据异常情况进行调查，并提出处理意见。

第三章库存数据管理

3.1入库数据管理

3.1.1药品到货后，仓储人员应依据随货同行单（票）及药品实物，核对药品名称、规格、批号、有效期、生产厂商、数量等信息，确认无误后，在系统中准确录入入库数据，生成入库记录。

3.1.2入库数据录入应包含但不限于：药品基本信息、入库日期、批号、有效期至、供应商、入库数量、单位成本、货位信息等。

3.1.3系统录入完成后，应由指定人员对入库数据进行复核，确保录入信息与原始凭证一致。复核通过后，方可确认入库，系统库存数量相应增加。

3.2在库数据管理

3.2.1药品应按规定条件分区、分类、分库储存，并在系统中维护准确的货位信息，确保账货位相符。

3.2.2对在库药品进行养护、移库、报损、销毁等操作时，应在系统中及时记录相应的库存变动数据，并注明变动原因。

3.2.3对于近效期药品，应在系统中设置预警机制，并定期导出近效期药品清单，及时处理。

3.3出库数据管理

3.3.1药品出库时，仓储人员应依据销售订单或出库指令，准确拣选药品，核对药品信息与订单信息一致性。

3.3.2在系统中确认出库，录入或选择对应的出库订单号，系统自动扣减相应库存数量，生成出库记录。

3.3.3出库数据应包含：药品信息、出库日期、批号、有效期至、购货单位、出库数量、出库类型等。

3.3.4对拼箱、拆零出库的药品，应确保系统记录的批号、数量准确无误。

3.4库存盘点与差异处理

3.4.1应定期（如每月、每季度）对库存药品进行全面盘点，也可根据需要进行重点抽查或临时盘点。

3.4.2盘点时，应将实物数量与系统账面数量进行核对，对差异情况进行详细记录，形成盘点报告。

3.4.3对盘点发现的差异，应由仓储部门会同相关部门查明原因。属于正常损耗的，按规定程序报批后进行账务调整；属于人为差错或其他异常情况的，应追究相关人员责任，并采取纠正预防措施。

3.4.4盘点差异处理完毕后，应及时更新系统数据，确保账实相符。

第四章销售数据管理

4.1销售订单数据录入

4.1.1销售部门接到客户订单后，应在系统中准确录入订单信息，包括购货单位信息、药品名称、规格、数量、单价、金额、交货日期等。

4.1.2订单录入时，系统应能自动校验库存是否充足。对库存不足的，应及时反馈给销售部门，由其与客户协商或调整库存。

4.1.3订单信息录入后，需经指定人员审核确认，方可生成正式销售订单。

4.2销售数据确认

4.2.1药品出库后，系统应将出库信息与销售订单自动关联，形成销售记录。

4.2.2财务部门收到货款或确认应收后，应在系统中对销售数据进行最终确认，完成销售流程闭环。

4.2.3销售数据应包含：销售日期、订单编号、购货单位、药品信息、销售数量、单价、金额、收款状态、出库单号等。

4.3退换货数据管理

4.3.1发生药品退换货时，销售部门应