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公司物资采购管理制度

为规范公司物资采购行为，优化资源配置，保障采购物资质量与成本可控性，维护公司合法权益，结合实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司各部门、分支机构及下属单位（以下统称“各单位”）开展的所有物资采购活动，包括但不限于日常消耗品、生产原材料、办公设备、固定资产、工程物资、服务类采购（如外包服务涉及的物资采购）等。

一、采购计划管理

采购计划编制遵循“按需申报、合理预算、统筹安排”原则，以年度经营目标、实际需求为基础，结合库存动态、市场价格波动及历史采购数据编制，确保计划科学性与可执行性。

（一）计划分类与编制周期

1.年度采购计划：每年12月15日前，由各单位根据下一年度经营计划、固定资产投资计划、研发项目需求等，编制《年度物资采购计划表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、预计数量、预算金额、采购时间节点等信息，经部门负责人审核后提交至采购部。采购部汇总、分析各单位计划，结合公司年度财务预算，于12月31日前形成公司《年度采购计划总表》，报分管副总、总经理审批后执行。

2.月度采购计划：各单位每月20日前，根据年度计划分解的月度需求、临时增补需求（需附需求说明）及库存预警（库存低于安全存量时触发），编制《月度物资采购计划表》，经部门负责人、财务部门审核（重点审核预算执行情况）后提交采购部。采购部于每月25日前汇总、平衡月度计划，调整采购节奏，避免重复采购或资金闲置，形成《月度采购执行表》，报分管副总审批后实施。

3.紧急采购计划：因突发情况（如设备故障急需维修配件、临时项目启动等）需超计划采购的，由需求部门填写《紧急采购申请表》，注明物资名称、数量、需求原因、最迟到货时间，经部门负责人签字后，报分管副总审批（单次预算金额≤5万元）或总经理审批（单次预算金额＞5万元）。紧急采购计划需在3个工作日内完成审批，采购部优先处理。

（二）计划调整与变更

年度采购计划执行过程中，因经营目标调整、项目终止或新增等原因需调整的，需求部门应提交《采购计划调整申请》，说明调整原因、调整内容（增/减物资清单、预算变更），经采购部、财务部会签，报原审批人重新审批。月度计划原则上不调整，特殊情况需调整的，需提前5个工作日提交申请，经采购部确认无冲突后，报分管副总审批。

二、供应商管理

供应商管理实行“准入-考核-退出”全周期动态管理，确保供应商资质合规、服务稳定、性价比优，建立优质供应商资源库。

（一）供应商准入

1.基本条件：供应商需具备独立法人资格（个体工商户仅限采购零星小额物资），持有有效的营业执照、税务登记证（或“多证合一”证件）、行业资质证书（如生产许可证、质量认证体系证书等）；近3年无重大违法记录（以国家企业信用信息公示系统、裁判文书网查询结果为准）；具备与采购需求相匹配的生产/供应能力，包括产能、仓储、物流等；提供至少3家同类客户的合作案例及评价证明。

2.准入流程：

（1）信息收集：采购部通过行业展会、供应商推荐、公开招标平台等渠道收集潜在供应商信息，填写《供应商信息登记表》，附资质文件复印件（需加盖公章）。

（2）初步筛选：采购部联合技术部门（如涉及技术参数要求）对供应商基本条件进行审查，剔除不符合要求的对象，形成《候选供应商清单》。

（3）实地考察：对拟合作的关键物资（如单价＞1万元或年度采购额＞50万元的物资）供应商，由采购部、技术部、质量部组成考察小组，实地核查生产场地、设备状况、质量管理体系、仓储物流能力等，填写《供应商实地考察报告》，重点记录考察中发现的问题及改进建议。

（4）审批入库：考察通过的供应商，由采购部整理准入资料（含资质文件、考察报告、样品检测报告等），提交分管副总审批后，录入《合格供应商名录》。名录每季度更新一次，未入库供应商不得参与公司采购活动（紧急采购除外，但需事后补准入流程）。

（二）供应商考核与分级

1.考核指标：每季度末对供应商进行综合考核，指标包括：

-质量指标（权重40%）：物资合格率（合格数量/到货数量×100%）、质量问题处理及时率（24小时内响应并解决的问题数/总问题数×100%）；

-交付指标（权重30%）：交货准时率（按时交货批次/总交货批次×100%）、交货完整率（无缺件/少件的批次/总交货批次×100%）；

-服务指标（权重20%）：订单响应时间（从接单到确认的时间，≤24小时为合格）、售后响应时间（质量问题反馈后到达现场时间，≤48小时为合格）；

-成本指标（权重10%）：价格合理性（与市场均价对比，偏差≤±5%为合格）。

2.分级管理：根据考核得分（满分100分），将供应商分为A（90分以上