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办公室岗位责任制及工作制度

一、办公室主任岗位责任制

1.行政管理职责

-全面负责办公室的行政管理工作，制定办公室年度、月度工作计划，并组织实施。定期对计划执行情况进行检查和评估，及时调整工作计划以确保各项工作目标的实现。例如，每年年初制定详细的年度行政工作规划，包括文件管理、会议组织、车辆调度等方面的具体目标和任务安排。

-组织制定和完善办公室的各项规章制度，如考勤制度、办公用品管理制度、档案管理制度等，并监督制度的执行情况。对违反制度的行为及时进行纠正和处理，维护制度的严肃性。比如，严格执行考勤制度，对迟到、早退、旷工等行为按照规定进行相应的处罚。

-负责协调办公室与其他部门之间的工作关系，建立良好的沟通机制，确保信息的及时传递和工作的协同推进。定期组织召开跨部门协调会议，解决工作中出现的问题和矛盾。例如，在公司举办大型活动时，协调各部门之间的分工合作，确保活动的顺利进行。

2.文件与档案管理职责

-负责公司文件的收发、登记、传阅、归档等工作。对上级来文要及时登记，并根据文件内容和领导批示进行传阅和办理；对公司内部文件要进行审核、编号、印发，确保文件的规范管理。例如，每天安排专人负责文件的收发工作，对文件进行详细登记，注明文件的来源、日期、主题等信息。

-建立健全公司档案管理制度，对公司的各类档案进行分类整理、装订、保管和查阅。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。比如，按照档案的性质和时间顺序对档案进行分类，建立档案索引，方便查阅和管理。

-加强对文件和档案的保密工作，严格控制文件和档案的查阅范围，对涉及公司机密的文件和档案要采取特殊的保密措施。例如，对机密文件实行专人保管，设置密码和权限，限制查阅人员的范围。

3.会议组织与安排职责

-负责公司各类会议的组织和安排工作，包括会议通知的发布、会议场地的布置、会议资料的准备等。提前与相关部门和人员沟通协调，确保会议的顺利召开。例如，在召开重要会议前，提前三天发布会议通知，明确会议的时间、地点、参会人员和会议议程；提前一天布置好会议场地，准备好会议所需的资料和设备。

-做好会议记录工作，准确记录会议内容和决议事项，并及时整理会议纪要，经领导审核后印发给相关部门和人员。对会议决议的执行情况进行跟踪和督促，确保会议决议得到有效落实。比如，在会议结束后，当天整理好会议记录，形成会议纪要，并在第二天将会议纪要发送给参会人员和相关部门。

-负责公司重要活动的策划和组织工作，如年会、庆典、培训等。制定详细的活动方案，协调各方面的资源，确保活动的顺利进行。例如，在策划公司年会时，提前一个月制定活动方案，确定活动的主题、时间、地点、内容和预算；提前半个月与酒店、供应商等进行沟通协调，做好活动的各项准备工作。

4.后勤保障职责

-负责公司的后勤保障工作，包括办公用品的采购、发放和管理，车辆的调度和维护，员工食堂的管理等。制定合理的办公用品采购计划，确保办公用品的及时供应；定期对车辆进行检查和维护，确保车辆的安全行驶；加强对员工食堂的管理，提高食堂的服务质量和餐饮水平。例如，每月根据各部门的需求制定办公用品采购计划，及时采购所需的办公用品，并发放到各部门；每周对车辆进行一次检查和维护，确保车辆的性能良好。

-关心员工的生活和工作需求，为员工提供必要的支持和帮助。例如，为员工解决住宿、交通等方面的问题，组织开展员工文体活动，丰富员工的业余生活。

-负责公司的安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强对公司的安全防范和管理。定期组织安全检查，消除安全隐患，确保公司的财产和员工的生命安全。例如，每天安排专人对公司进行安全巡逻，检查门窗、电器等设备的安全情况；定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和应急处理能力。

5.对外联络职责

-负责公司的对外联络工作，与政府部门、合作伙伴、客户等保持良好的沟通和合作关系。及时了解相关政策法规的变化和行业动态，为公司的发展提供信息支持。例如，定期与政府部门进行沟通，了解相关政策法规的变化，为公司争取政策支持和优惠；与合作伙伴和客户保持密切联系，及时了解他们的需求和意见，提高公司的服务质量和市场竞争力。

-负责公司的接待工作，对来访的客人要热情接待，安排好客人的食宿和参观考察活动。了解客人的需求和意图，及时向领导汇报，并根据领导的指示进行相应的安排和处理。例如，在接待重要客人时，提前了解客人的身份、来访目的和行程安排，安排专人负责接待，并根据客人的需求安排好食宿和参观考察活动。

二、办公室文员岗位责任制

1.文件处理工作

-负责公司文件的打印、复印、传真等工作，确保文件的清晰、准确和及时。对