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合同审核及归档管理工具使用指南

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中涉及的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

业务合作场景：企业与合作方签订采购合同、销售合同、服务外包合同时需对合同条款合规性、商业条款合理性进行审核，并完成归档留存。

人力资源场景：企业与员工签订劳动合同时需审核合同条款是否符合劳动法规要求，归档后用于员工关系管理及劳动争议处理。

项目执行场景：企业内部项目组与外部供应商签订项目实施合同时需对项目范围、交付标准、付款节点等核心条款审核，归档后作为项目验收依据。

法务合规场景：企业法务部门对各部门提交的合同进行统一合规性审查，保证合同内容符合法律法规及公司内部制度要求，规避法律风险。

财务审计场景：财务部门依据归档合同进行付款审批、账务处理，审计部门通过归档合同核查业务真实性与合规性。

二、标准化操作流程

（一）合同信息录入与发起

发起准备：业务经办人（如采购专员、销售经理）与合作方完成合同谈判，确定合同核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等），获取合同初稿。

系统录入：登录合同管理系统，“合同发起”，填写以下基本信息：

合同编号：按规则自动（如“年份-部门简称-合同类型-序号”，例：2024-CG-WZ-001）或手动录入唯一编号；

合同名称：需明确体现合同主体及核心内容（例：“科技有限公司与商贸有限公司采购合同”）；

合同类型：选择采购、销售、服务、租赁、劳动等预设类型；

签约主体：甲方（公司自身）、乙方（合作方全称及统一社会信用代码）；

合同金额：大写与小写金额需一致，币种明确；

履行期限：起止日期、关键节点（如付款节点、交付日期）；

关联项目：如涉及具体项目，填写项目名称及编号；

经办部门及经办人：填写发起合同的业务部门及经办人姓名*。

附件：合同初稿、谈判记录、资质文件（如合作方法人营业执照、许可证）等支撑材料，保证附件完整清晰。

（二）多级审核流转

业务初审：经办部门负责人（如采购部经理*）对合同的业务合理性、金额准确性、附件完整性进行审核，确认无误后提交至下一环节；若需修改，填写修改意见并退回给经办人。

法务合规审核：法务专员*对合同条款的合法性、合规性、风险点（如违约责任、知识产权、争议解决方式）进行审核，重点检查：

是否存在违反法律法规的条款；

权利义务是否对等，是否存在单方面加重己方责任的条款；

争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否明确。

审核通过后提交至财务部门，不通过则附详细法律意见退回修改。

财务审核：财务经理*对合同的财务条款（如付款方式、金额、发票要求、税务处理）进行审核，确认：

付款节点与公司资金计划匹配；

金额是否符合预算审批流程；

发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具要求明确。

审核通过后提交至最终审批人，不通过则退回调整财务条款。

最终审批：根据合同金额及重要性，由授权审批人（如分管副总、总经理）对合同整体进行审批，重点把控战略合规性、成本效益等核心问题，审批通过后合同状态变更为“已生效”。

（三）合同归档分类

归档准备：合同生效后，经办人需在3个工作日内完成合同正本（如为纸质合同）或扫描件（如为电子合同）的整理，保证与系统内信息一致，无缺页、模糊等情况。

分类归档：按以下标准对合同进行分类：

按合同类型：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等；

按部门归属：采购部合同、销售部合同、人力资源部合同等；

按保管期限：短期（1-3年，如普通采购合同）、中期（3-5年，如服务合同）、长期（5年以上，如不动产租赁合同、劳动合同）。

系统登记：在合同管理系统中“归档登记”，填写：

归档编号：按“年份-合同类型-归档序号”规则（例：2024-FG-001）；

档案盒编号：若为纸质档案，填写实体档案盒编号（如“CZ-2024-001”）；

存放位置：明确档案柜、楼层、区域（如“一楼档案室-第三柜-第二层”）；

归档人：由行政专员*或指定归档人员操作；

保管期限：根据公司档案管理制度及法规要求设定。

（四）档案查询与统计

查询功能：支持多维度查询，包括：

按合同编号、名称、签约主体精准查询；

按合同类型、部门、生效时间、保管期限筛选查询；

按审核状态（待审核、审核中、已生效、已归档）实时跟踪合同进度。

统计功能：系统可自动统计报表，如：

月度/季度合同签订数量及金额统计；

各部门合同审核时效分析（平均审核时长、超期审核提醒）；

合同类型占比分析、合作方合作频次统计等，为管理层决策提供数据支持。

三、核心模板清单

（一）合同基本信息登记表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

系统自动或按规则手动录入

2024-CG-WZ-001

合同名称

明确主体及核心内容

科技有限公司与商贸有限公司采购合同

合同类型

选择预设类型（采购/销售/服务等